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苏州高新区人民医院:人事信息化建设在医院人力资源管理中的积极作用

阅读次数: 日期:2019-05-20

苏州高新区人民医院始建于1952年,贯彻“科教兴院、质量建院、人才强院、勤俭办院”的理念,经过几代人的努力,苏州高新区人民医院从几十张床位的一级街道卫生院,成长为一所设计床位1050张,员工1000余人的集医疗、教学、科研、预防、康复、急救等于一体的公立二级甲等综合性医院。
 
在医药卫生体制改革的大背景下,我国的医疗卫生人才队伍建设迎来了重大发展机遇及挑战,预计2020年将初步形成公立医疗机构和民营机构有序竞争,保基本和做特需的相互补充、竞相发展的局面。近几年政府对公立医院的改革步伐明显加快,从允许医生多点执业、推行基本药物制度、取消“以药补医”、限制公立医院负债扩张建设、逐步取消公立医院事业编制、分级诊疗制度的出台表明:我国公立医院迎来从体制到经营、从服务对象到内部人事全方位的大变革和大洗牌。随之而来的是公立医院相较民营医院人力资源管理观念落后、人力资源信息化水平较低、管理体制僵化功能单一、分配制度落后保守、薪酬管理精细化程度不高等弊端日益凸显。人才流动加快,人力资源数字化管理、信息化建设的重要性愈发明显。
苏州高新区人民医院作为一家跨越式发展的区级公立医院,之前传统的管理手段已然不能适应当前环境的发展要求,医院人力资源部门在2016年中独立成科,这是我院人力资源管理工作提升的一个里程碑。但由于原有的人力资源管理基础相对薄弱,人力资源基础数据及相关管理制度都有待进一步完善和优化,而且随着医院的快速发展,带来的人员配置动态调整、频繁招聘、制度更新、日常考勤、薪资计算、开具各种证明以及各种统计报表等工作都呈井喷式增长,内忧外患之下迫切需要利用信息化的手段来强化、规范人力资源管理各项业务。
经过深思熟虑后,我院决定引入人力资源管理系统。2016年通过多方介绍,辗转联系到宏景软件,希望其专业的业务水平和丰富的项目经验能够在医院人力资源信息化建设过程中提供完善、安全、迅速的技术支持。在与宏景软件项目负责人员多次接洽后,双方最终建立了合作关系。宏景项目经理迅速与医院分管领导沟通了意向模块,与人事部门分析了操作需求,并到各科室走访调研了具体的业务需求,因地制宜地给出了专业的建议和个性化方案。系统建设围绕组织机构、员工管理、人事异动、薪资管理、考勤上报、统计报表六个模块迅速展开。建设过程中我们克服重重困难,最终于2018年1月实现了人力资源的数据电子化、流程电子化、管理电子化三个层次的建设,有效提升了整体工作效率,加强管控能力,为医院的管理和战略决策提供支持。
e-HR系统的引入为医院的人力资源管理带来了以下几方面的改变:
一、着力提高人力资源管理工作效率
在日常的人事工作中,组织机构管理、行政事务管理、薪酬管理,这几项都占据了工作人员大量的时间,e-HR系统通过对医院各项信息进行整合,促进了整体工作效率的提升。
1.保障人事基础信息全面性、动态性,打好信息化建设基础
传统的人力资源管理以纸和笔为主要工具,后期运用简单的办公软件记录,不仅效率低、规范性差,而且记录很难完善、检索也不方便。同时医院的行业性特征也决定了医院人员的基础信息(职称、学历、进修、学术任职等)经常会更新,人力资源数据分散,缺乏有效的整合,管理者不能快速准确地找到自己所需的员工信息。
由于人员信息的不完善与不规范,使得人力资源信息采集工作较为繁琐,在实际系统建设过程中,管理人员及工程师花费大量时间结合纸质档案、电子档案、电话核实等方式汇总了数据信息,通过加强对管理人员的技能培训、对原有员工信息查漏补缺以及规范新进员工提交材料目录等做了大量统计汇总工作。
现在,利用信息系统记录人事数据有效规避了原有传统人力资源管理存在的一些问题。系统将人员划分为在编、合同、返聘等不同的子集,并根据医院现状和日常需求,设立个性化指标,规范数据格式,建立业务模板,做到了数据即时录入、汇总、更新,并在人员调配、职称晋升等操作过程中留下历史记录,以便以后查询,保障了基础信息的全面性与动态性,实现了管理者全面掌握所属员工各类信息,从而进行有效、及时控制的需要。
2.生成各项常用数据报表,将管理人员从日常事务性工作中解脱出来
目前医改进入深水期,医院又面临快速扩张的局面。国家、省、市级主管部门为实时掌握公立医院人员情况,针对医院的人员变动、编制情况、人员收入分配、五险一金的缴纳方案等情况,设计了一系列月报、季报、年报。医院其他部门及自身业务需求也需要即时填写很多人力资源数据。各类统计数据呈井喷式爆发,时间紧、任务重,传统的统计方式不仅浪费时间而且容易出错。
通过e-HR系统,在员工管理模块可以个性化设置各类医院常用查询、常用统计、常用花名册,使用时只需要简单导出就能完成,避免了繁琐的筛选、更改格式等操作。如:生育需要提供的生育联系单,需要提取员工的医保账号、身份证号、户口信息;买房需要提供的收入证明,需要提取员工的身份证号、年度收入等信息,都可以一键生成表单;还有医院的新进人员奖金比例设置,是根据员工的职称、学历等背景设定的,比较繁琐,e-HR系统可自动匹配员工信息,计算出奖金发放方案,生成每月奖金比例表。在此基础上也增加了各类自定义查询、统计功能,设置区分度,提高了办事效率。在其他业务部门和上级主管部门需要填报人事数据时,能快速满足各类需求,不再依托于Excel表、纸质材料翻阅和检索。

 

 
3. 加强薪资、绩效数据智能化管理,提升人力成本管控能力
医院员工队伍的迅速壮大带来的薪资、绩效数据计算量大增。原有的薪资、绩效标准以Excel记录的方式保存,规范性不够,且根据事业单位工资管理规定,医院的所有在职人员工资计算必须按照事业单位工资标准计算,每年度根据职称、工龄、学历的变化及时调整相应的岗位工资、薪级工资、岗位津贴、护龄津贴等。此外,按照不同人员性质的划分,薪资管理也需要建立不同的薪资账套。加上目前正处于全国在编人员养老保险改革的深水期,在编人员2014年10月以后的各项工资、保险缴纳需要根据不断落实的新政策进行计算汇总。在编人员与合同制人员的保险缴纳比例、类目也稍有不同,薪资计算难度、工作强度可想而知。而薪资涉及到各位员工的切身利益,故计算需要格外谨慎,稍有不慎就容易产生错漏。
宏景软件发挥出长期与事业单位合作项目的优势,积累了大量的项目经验。e-HR系统通过录入最新的事业单位工资标准及薪级、岗位等级定级、晋升调整等计算公式,特定时间点启动相关业务,系统可根据已设定的条件对人员薪资进行调整,并在每月调整工资的人员信息中生成历史数据,做到有迹可循,避免了工资调整的错误。通过系统计算,还可将原来1个月的工作量压缩到非常短的时间内完成,同时增强了数据的精确性。系统中的薪资、绩效数据可实时汇总,生成当月科室成本数据,以便人力资源部门对全院人力资源成本有良好的把控。
二、规范人力资源业务流程
随着医院的快速发展,人事管理制度日益完善。各项基础业务及审批工作也成倍增加,如何在有限的时间完成规范性的人事管理是我们一直关注的事情。 e-HR系统能够将相关的工作职能划分清晰,将优化后的流程体现在系统中,方便操作,完善管理。
1. 加强业务流程规范化管理,改善人力资源部门服务
我院原有人力资源管理工作主要依赖于手工形式,尤其是职工入职、离职、调配以及各项审批事项,均以员工提供纸质报表到各部门审批的形式来完成。因各业务部门负责人及领导需要经常到病区检查巡视,故签字难、流程慢总为员工对人力资源部门所诟病,而且纸质签字的可靠性较差,各环节所花费的时间也难以把控。
然而,通过e-HR系统可以直接在系统中录入各类业务操作流程,各部门负责人在手机或电脑上通过批量操作即可完成审批,节约审批时间,同时提升了员工的满意度。此外,e-HR系统的预警功能对合同到期时间、员工生日、退休到龄时间、进修到期时间等各种工作中可能遇到的提醒进行了提前设置,对后续续签合同、生日慰问等工作开展起到了信息保障作用,让以往很多依靠人力发现和被动应付的工作,转变为系统自动控制、技术主动处理。既可减轻管理人员的工作强度,又可避免错过日期给单位造成的损失,以及给员工带来的不满情绪,实现了很多复杂业务的步骤化、流程化、规范化,提高了各业务操作过程的可控性。
2.提供员工自助服务,提高工作的高效性和数据共享性
人力资源部作为职能科室,为一线员工提供良好的服务是部门的基础工作。但是,无处不在的服务也无形中增加了服务成本。信息化建设为员工提供了良好的服务平台,员工经过授权可以在医院内部网实时访问人力资源制度等信息,还可参与到人力资源部分管理过程中,允许员工在线查看个人相关信息、个人当月薪资、个人考勤休假情况、个人职称及学历更新情况等。员工也可以通过平台和人力资源部门进行业务沟通,例如提交请假、进修等申请,更新个人信息等,然后由院内管理员审核原件后通过,这样既减少了人力资源部门管理人员的工作量,又有效保证了数据的准确性和共享性,也为员工提供了线上办理业务的便利,提升了员工对医院人力资源管理服务的满意度。
三、促进战略性人力资源开发
在医院内外部环境不断变化的今天,医院要想取得可持续发展的竞争优势,就不能仅仅依靠传统的管理方式,还必须靠人力资源优势来维持和培育行业内的竞争力。这种变化促进了人力资源管理的战略性定位研究,包括医院对人力资源的定位、人力资源成本控制、战略决策、以及与各科室的协同管理等。e-HR系统通过各类便捷服务,使人力资源部门能够及时有效地配合医院各项管理需求,逐步赢得领导更多的重视,促进医院实现战略性人力资源开发。
 
1.实现人力资源与其他业务系统的有效衔接,促进医院整体信息化建设
人力资源信息化系统是医院整体信息化系统的重要组成部分,也是国家医疗卫生行业管理信息化的必然要求,目前医院已经建成了面向患者、临床、医技、运营及系统保障的几十个信息系统,而这些信息系统都会使用到基础机构及人员信息,人力资源系统能否和大系统连接至关重要。
相对于其他业务系统,如HIS系统、 成本管理系统、区市省卫生人力资源系统等而言,宏景e-HR系统可以通过预设置的需求模板,将导出的数据导入到上述系统中,以提供数据支持。同时,也可以通过技术支持与部分系统衔接,获得可供参考的数据,实现信息流的双向导入,整合数据资源,既可以支持人力资源工作,又可以为其他业务部门提供指导性的帮助。通过打破信息孤岛,降低医院人力资源管理成本,在各个系统之间实现基础信息共享,保障全院人事信息的一致性和唯一性,提高各部门之间的协同性,促进医院的整体信息化建设。
2.强化核心业务,提高人力资源管理层次
e-HR系统使人力资源部门能够借助系统进行人事考勤管理、人员信息采集和管理、薪酬管理、合同管理、培训管理等,并且可以生成基础的统计报表及数据分析。不仅加强了医院内部沟通,还让人力资源管理人员从繁琐的行政事务工作中逐渐解脱出来,提升了部门的工作效率和准确性,从而可以将工作的重心转移到为医护人员服务上来,为员工进行职业生涯规划,为医院动态发展建立实时人力资源配置方案,实现人力资源角色转换,对医院的人力资源进行优化和重新组合,从而促进医院人力资源战略管理的实施,最终实现健康、快速的发展。

 




通过e-HR系统的建立,苏州高新区人民医院人力资源管理信息化建设卓有成效,几乎是从无到有到精,切实解决了医院实际存在的人力资源管理难题,促进了日常管理的标准化、制度化、规范化、系统化、数据化。在后期运用中,医院也将联合宏景软件陆续拓展其他业务模块的应用,充分发挥信息化优势以推动医院战略管理,提高人力资源对医院业务部门的重要性,为医院的发展奠定良好的基石,在医改的机遇和挑战背景下,走出一条适合自己的人力资源管理信息化革新之路。