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云南省交通规划设计研究院:从传统科研院所向知识型企业的转型

阅读次数: 日期:2019-03-13

云南省交通规划设计研究院(简称“云交设计院”)成立于19561月,作为国有全资的咨询企业,具有工程勘察综合类、工程测绘、工程设计、工程咨询、工程监理、公路水运工程试验检测等甲级资质,水土保持、市政给排水、环保污染治理、风景园林等乙级资质,以及特种工程专业承包、涉外承包工程资格等。能从事国内外公路、市政道路、桥梁、隧道、交通工程、建筑、机场道路、环境工程、检测、加固、养护和监理等各阶段咨询业务,具有完成基本建设投资400亿元以上项目的设计能力,2016年通过了质量、环境、职业健康安全管理体系认证,本着立足云南、面向全国、走向世界经营方针,业务遍及全国十多个省份和非洲、南亚、东南亚多个国家。
2001年云交设计院由事业单位企业化管理转变为具有企业法人实体和市场主体的科技型企业。在激烈的市场竞争中云交设计院取得了丰硕的发展成果,同时也锻炼了一支高素质的人才队伍。全院700多名在职职工,中高级工程师200人,高中职人员占职工总数的70%,获得国家注册类工程师资格近70余人次,并且多人享受政府特殊津贴。从这个意义上来看,云交设计院是一家充分参与市场竞争的知识密集型企业。
一、e-HR系统建设的源起
在快速发展过程中,云交设计院深刻认识到人才是企业发展、赢得竞争的关键。对人员能力素质的评估与提升,已成为云交设计院关注的核心,这是关乎企业发展与项目质量的保障。如何有针对性地发现人才短板并辅以科学培训与培养,是我们管理人员一直在探索的课题。随着云交设计院的快速发展,高端人才规模不断扩大,在这种情况下人员管理的工作量及复杂度也在不断加大,单纯依靠传统的管理手段,严重制约着云交设计院的管理提升。
作为勘察设计单位,对人员信息的准确性要求很高,比如在各类招标中都会对有资质的人员数量提出要求。但由于人员分散到各个二级处室,这就增加了人员信息集中管理和实时更新的难度。而且各个处室经常需要根据各类项目投标要求,查阅全院有资质人员信息,所以对人员信息共享也提出了较高的要求。在传统作业方式下,人力资源部被各种繁杂的事务性工作包围,很难腾出精力再做人才培养、能力提升等管理工作。另外,在人员基础信息都需要手工维护的状态下,即使有了成熟的能力素质模型也难以真正落地实施。
正是在这些现实问题下,经过多方考察论证,云交设计院于2013年对人力资源信息化建设正式立项,引进了宏景e-HR系统。在系统建设之初,云交设计院制定了总体规划、分步实施的计划,将项目划分为两期进行逐步建设:
在一期建设过程中,利用e-HR系统建立起全院共享的人力资源基础信息平台,一是将全院人员信息整合起来,在一个数据平台下对全院人员实现统一管理;二是通过业务关联和授权维护,人力资源部门可以根据员工各类信息变动情况,自动维护动态子集记录等,从而保证信息的实时准确;三是建立起全员共享和便捷的信息查询机制,可以很方便地进行人员信息查询,导出相关信息。
项目二期:基于一期建设成果,预期将会对工作效率有所提升,并能够逐步积累完善人员基础信息,这样就有精力和能力开展二期建设,主要包括绩效管理、培训管理、在线学习、在线考试、能力素质管理,实现人才管理方面的提升。目前,已经通过e-HR系统落实能力素质模型的应用,通过系统进行人员各项指标的采集与评价,发现人才的短板,并有针对性地进行培养培训计划。
二、系统建设带来的变化
1.整合的人力资源信息平台
经过双方项目组近一年的努力,充分调研了原来的管理模式,整合了400多个信息指标,建立了20多个信息子集,搭建起云交设计院的人员信息管理平台,这个平台的搭建为后续开展各项人力资源业务打下了坚实基础。
首先,在平台内对全院人员信息进行了比较全面的采集,并为各个部门进行了相关权限的分配,也预置了各部门常用的查询方式和常用报表,这样各部门在平台上可随时获取所需信息,真正实现了信息的有效共享,提高了整体配合效率。 

 

其次,在准确信息的基础上,项目组为我们配置了各种预警条件,比如证书到期提醒、员工生日提醒、合同到期提醒等,摆脱了依靠传统小软件、便利贴等操作,智能准确,基本不会再出现人事业务被遗忘的情况。
2.规范高效的人力资源流程
人员入职、转正、调岗、调薪、离职等是所有组织人力资源管理的基础内容,这类工作的基本导向是规范高效协同,即需要利用最少的成本实现规范准确的操作。这类工作与人员规模密切相关,人员规模越大则基础性工作量越大,于是人力资源部门要投入大量人力和时间应付这些繁琐的事务性工作。更为严重的是,人力资源部门往往由于陷入这些事务性工作而没有时间和精力从事管理性、规划性工作。换句话说这类工作的完成只能让员工没有不满意,但却无法让员工真正满意。企业竞争力的提升和人才开发培养必须依靠企业人力资源管理水平的整体提升。
宏景e-HR在这个方面发挥了非常大的作用。通过e-HR系统将基础管理流程信息化,越是大量的重复性基础工作,信息化流程就越有优势,边际成本将会迅速降低。云交设计院利用信息化手段,借助宏景e-HR可视化的工作流引擎,同时与各类表单相结合,目前已经在系统内建立了员工入职、转正、变动、调薪、出国、职称晋升、职务晋升、离职、离退休等十余个业务流程,实现了员工从入职、转正、调岗、调薪直到离职的全职业生涯周期管理,保证了基础业务的规范执行。
更值得重视的是,在业务流程中实现的各类业务处理结果都会同步变更员工信息,e-HR系统可以在业务流程结束后将变动信息自动归档,这样就保证了员工信息的实时更新,并且留下所有业务操作过程的电子痕迹,实现了管理的可追溯,为各类劳动关系纠纷的解决预先留下了全面的证据链。
3.实时准确的人力资源报表
人力资源报表是人力资源部门非常重要的一项工作内容,每到季末或年底人力资源部门都会专门拿出一段时间,来进行各类人力资源数据统计分析,制作各类报表呈递高层。而一旦企业高层临时提出一个需求或者提出一个非常规的需求,人力资源部门就会花费很多时间专门进行数据统计、分析,还往往无法保证数据的准确性与及时性。虽然采用了Excel方式进行数据管理,较纸质管理方式有了很大进步,但是在数据汇总、分析、共享应用等方面仍存在巨大局限性。
在前述建立起整合的人力资源信息平台基础上,并结合数据更新机制,云交设计院利用宏景e-HR系统中的表格工具,轻松将企业高层所需的各类报表以及向政府有关部门报送的各类报表样式内置到系统中,可以随时取数,瞬间自动生成报表。即使领导临时提出非常规要求,人力资源部利用表格工具可以快速完成报表样式的制作,报表即可自动生成数据。
目前,云交设计院已经将《人员结构分析表》、《劳动报酬分析表》以及社保、年金等多类内部报表和政府及上级主管部门劳动统计中期末人数、平均人数、劳动报酬、工资构成、学历构成、人员变动、增加人员、减少人员等各类统计报表自动生成,既提高了工作效率,还确保了数据准确,更好地支撑了企业人力资源管理决策。
4.灵活便捷的薪酬保险管理
薪酬保险管理与每个员工息息相关,包括日常的薪酬发放、社保缴纳、薪酬调整等在内的大量工作,需要绝对准确,而且是一项工作量极大的工作。云交设计院目前在薪酬上采取了院级统筹、绩效工资二级分配的管理体制,将员工薪酬分配的权利下放到各个二级处室,从而大大有利于激发员工的积极性。但由此带来的问题是,由于各个二级处室并没有人力资源管理人员,从而造成了薪酬管理以及与此相关的社保等各项管理更加复杂。
利用e-HR系统,云交设计院人力资源部首先利用薪酬总额管理功能,对各二级处室的薪酬总额进行分配,然后各处室根据员工完成的项目工作量以及考核结果进行员工具体薪酬分配,并将分配结果导入系统。系统即可根据员工分配,完成养老、医疗等各项社保以及公积金的计算和缴纳。e-HR让复杂的薪酬管理工作自动化、简单化和高效化。
5.确保制度落地的绩效管理
绩效管理是所有企业人力资源管理的重点,但是大多数企业都面临着非常严重的绩效管理落地难题。产生这一问题的原因是多方面的,从执行角度来说主要是如下几个典型原因:绩效管理本身的复杂性带来了巨大的管理成本;绩效管理缺乏执行力;打分过程中的趋中趋势、手松手紧等影响了绩效管理的公正性;直线经理和员工对绩效管理的参与度和配合度有限等。云交设计院也在绩效管理中遇到了这些典型问题。
云交设计院对e-HR系统的引入寄予了很大的期望,当然信息化也不负众望,大大地支撑了云交设计院的绩效考核。云交设计院实行月度、季度、年度考核,每月进行360度评价,这种考核方法需要进行多主体多维度的复杂打分,虽然能够较好地评价反馈员工能力特征,但是却存在工作量大、多维度打分趋中趋势明显的问题。利用e-HR系统,只需要将考核关系配置到系统中,评价任务就会自动推送到员工的自助平台上,点击进入即可进行考核。同时e-HR对考核打分做了细致的参数设置,比如对同一考核者对多个考评对象评价为优秀的比例进行限制,还可设定对员工评价为优秀或较差的需要提交说明,这些参数设置能够在很大程度上避免打分趋中以及手松手紧的问题。打分后系统即可自动完成结果计算,避免了收集考核表和汇总计算的麻烦。员工登录自助平台即可查看个人考核结果,直线经理随后即可进行绩效反馈。可以说,e-HR系统切实推动了绩效管理的落地执行。 

 

6.实现全员应用的自助平台
从知识型员工的特点来说,员工参与管理对于提升员工积极性和创造性是必要的,对于企业管理水平的提升也具有很大意义。因此,云交设计院高度重视基于e-HR系统自助平台的建设和使用。
在这个平台上,员工可以按照授权查看自己的各项信息,包括个人基本信息及工资、绩效结果、培训班等信息,这种自助查看的方式提高了员工的知情权。员工还可以参与各类业务管理,比如参与绩效打分、在线学习、在线考试、业务申请等,当然员工还可以通过意见箱、咨询台等线上渠道向人力资源部提出意见和建议。反过来,人力资源部也可以根据当前管理的关键问题制定调查问卷,由员工在线填写后系统自动汇总分析,帮助企业了解和掌握员工对各项管理工作的态度和意见。
自助平台的应用极大地方便了员工了解企业信息、参与日常管理,改善了企业人力资源管理服务的提供方式和效率,对于提高员工满意度、调动员工积极性起到了极大的作用。
7.建立培训体系,提高人才胜任力和组织竞争力
知识技能资本是指企业花费在教育、培训等人才综合素质再提高方面的成本。它比一般的人力投入(如:短期激励)会带来更长期的收益。企业如何进行人才开发呢?如何使广大员工的素质不断得以强化和提高呢?最现实和根本的途径是建立企业职位素质模型和员工职业规划,进行有针对性的培训、轮岗等有效的人力资本投资。
云交设计院通过建立全面的培训资源管理,对课程体系、教材、讲师、培训机构、场所和设备等培训资源进行全面的管理,建立从培训需求、培训计划到培训实施与培训评估的完整过程。
云交设计院通过搭建在线学习平台,员工可随时随地学习,扩大培训覆盖面,使每个员工都能得到学习的机会,帮助企业全面提高员工的素质。高效快捷的多媒体课程随时更新,保证员工学到最新、最有效的内容。
根据岗位要求、日常考核、能力素质评估结果有针对性地向员工推送课件,推送的课程员工必须要进行在线学习并且考试,必学部分参与考核。员工也可以通过自助平台进行课件选择,这部分属于选学,结果通过积分管理体系进行激励,对学习过程进行控制,比如没有学习完是没有办法考试的。
创建和累计考试题库,分手工、自由两种组卷方式进行组卷,创建单选、多选、是非、填空、问答、计算题等题型,制定考试计划,如:考试开始时间、时长等,启动考试计划时,向需要考试的人员发送邮件进行通知。 

 

构建完善的培训体系可以助力企业打造全方位的培训环境,掌握未来人力技能需求的变化,提升员工素质,改善工作效率,增加员工贡献度及企业整体生产力,并达到企业与员工共赢之目的。
8.能力素质模型的应用
人才的能力提升是我们人力资源管理永远的话题,但系统的建设需要有个循序渐进的过程,只有建立起基础的人力资源信息平台,夯实了基础管理能力,才能有能力、有精力进行更加专业的人才能力提升应用,在前期建设平稳运行后,我们启动了能力素质模型的应用。
云交设计院能力素质模型是通过对员工能力进行全面分析后建立的模型,这个模型不仅仅能作为培训培养的依据,同时,也可作为绩效考核指标制定的主要依据和职业发展的评价标准,最终以薪酬形式体现。能力素质模型只有有效支撑、协同人力资源其他管理工作,其建立、维护工作才有意义,作用才能发挥出来。云交设计院能力素质模型着重帮助领导干部和员工找出技能短板,针对性地提出培训和培养计划,解决培训、培养工作针对性不强和有效性不高的问题。
云交设计院能力素质模型指标分为三部分,一是核心素质,为企业文化建设需具备的能力,是对员工行为的要求,共设务实担当、爱岗敬业、诚信服务、开拓进取四个指标;二是通用能力,是实现云交设计院战略发展目标应具备的能力,体现员工工作方法的能力,共设目标管理、执行实施、沟通协调、系统思考四个指标;三是专业能力,是员工从事本职工作要求的专业技能,体现员工业务水平的能力,设置了专业技能一个指标。模型中的各项指标进行了量化,分5个等级,其中13级偏重执行,适用于员工;35级偏重管理,适用于领导干部。
我们在系统内预置了各个模型的量化指标,采用全员评估的方式,对每个人的实际工作情况进行评估,系统会将评估结果自动与模型进行比对,自动生成相关的分析图表,落实到每个人的能力素质子集中,这样就为后续的针对性培训提供了有效的依据,同时也为薪酬发放提供了数据基础。通过能力素质模型的配置应用,打通了我院从能力评估、针对性培养、绩效改进、再进行能力评估的闭合循环,真正为人才的循环提升做出了贡献。 

 

云交设计院的管理还会不断进步,也会进一步建设和完善人力资源管理信息系统,更好地支撑起企业人力资源管理变革与提升、推动企业战略实现和快速发展。