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哈药集团:数字化人力资源管理应用场景纪实

阅读次数: 日期:2019-01-14

哈药集团有限公司为国有控股的中外合资企业,旗下拥有两家上市公司、十家工业企业以及商业流通企业和研究院,在职员工总数超过2万人。
一、e-HR项目实施过程
哈药e-HR项目于201311月开始实施,整个项目实施在宏景专业顾问的支持和配合下,采用项目管理的方法,分三个阶段有条不紊的推进,经过双方大约一年的共同努力,全部模块(包括组织机构、岗位管理、人员管理、合同管理、薪酬福利、绩效管理、培训管理、招聘管理、考勤管理等模块)于2014年底顺利上线。整个项目的历程如图1所示: 

 

1 哈药e-HR项目实施历程
我们认为系统平稳上线并非就万事大吉了,一个系统要想取得最大的效果,更好地符合企业特点,还需要不断磨合,并在磨合过程中持续优化。自系统上线验收至今,我们一直在宏景专业顾问的支持下,对e-HR系统进行持续优化并得到了逐步完善:
1.开发完善了总裁桌面后续主题,并进行了界面优化,新增了月看板(集团人数、单位人数、在岗人数、不在岗人数和人工成本、人员变动情况、月薪酬TOP50、工段/专管经理人数和月人工成本)及年看板(各年度人数、薪酬总额同期比较、人均利润比较、企业人均劳效比较、年薪酬TOP50、工段/专管经理人数和年人工成本)。
2.在磨合和使用中进一步优化和完善了培训管理模块、招聘管理模块功能。
3.完成与财务系统、OA系统的对接及联调工作。
目前,哈药集团e-HR系统运行稳定,实施工作达到了预期效果,符合哈药与宏景软件双方约定的服务标准和要求。
二、e-HR系统应用价值
通过e-HR系统的应用,实现了人力资源业务从基于Excel的手工劳动到电子化处理的转变,从人脑人眼审核转变到自动的机器审核,大大减轻了人力资源部门的工作量,提高了工作效率。同时,为实现管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化,实现人力资源的精细化管理,提高企业人力资源管理质量奠定了坚实基础。从我们哈药集团采用e-HR系统的应用情况来看,价值主要体现在以下八个方面:
1
全面提升工作效率
通过宏景系统实现了人员入、转、调、离、考勤、培训、绩效以及薪资福利等全方位工作的管理,不仅提高了公司内人力资源信息的规范性、一致性和完整性,而且提升了工作的规范性和便捷性,提高了信息传递的速度和效率,特别是全方位的采用人力资源管理模块,实现了各模块之间的共享与协作,从而极大地降低了以往基于Excel手动劳动所引发的数据孤立、口径不一、重复劳动、效率低下等问题。
2
数据更加规范完整
e-HR系统对数据进行严格定义的基础上,我们对数据的质量也提出了严格要求。通过系统管理数据,方便快捷又易于检查,使得人力资源的相关数据更加规范和全面。
3
促进业务流程的标准化、规范化
在实施e-HR系统的过程中,对整个人力资源管理体系及流程进行了梳理与优化。在系统上线后,通过系统来保证人力资源业务的标准化和规范化,全面提升了企业人力资源管理水平。
4
化繁为简、化难为易
以前人力资源有不少繁杂、难以管理和实现的工作(如各种定制报表、各种到期提醒等),通过e-HR系统,这些问题迎刃而解,不仅提高了工作效率高,而且保证了工作质量。
5
工作更加智能
通过系统的信息推送、智能提醒、流程驱动,使得人力资源相关工作更加智能,协作更加顺畅。
6
细化管理颗粒度
借助e-HR系统,我们的管理对象从以前的总量控制到现在的精确到人,实现了人力资源管理的“一看到底”,管理的颗粒度得到了有效的提升和细化。
7
信息更加实时
以前人力资源信息的采集基本上是通过Excel来上报和管理,不仅数据的准确性难以控制,时效性也无法保证。每当管理层需要实时数据的时候,必须大动干戈,需要各级人力资源管理相关人员加班加点来完成。现在管理层不仅可以自己直接在系统中随时查询实时信息,还可以一键生成分析报告。
8
决策更加科学
e-HR系统的支持下,数据更加完整、准确、全面和及时,相关数据的查询和系统报表非常方便,使得企业关于人力资源的相关决策逐渐过渡到以数据为基础的分析应用,提升了决策的科学性。
 
三、我们的典型应用场景
应用场景1:构建员工大数据信息,实现人员精准画像
我们所处的大数据时代拥有强大的数据搜集和数据处理能力,由其是e-HR系统的应用,实现了将大量的、多样化的企业员工信息固化到人力资源信息库中。基于宏景e-HR系统,哈药集团建立起员工大数据画像,并能够快速、灵活地分析和处理这些信息,系统内有信息集50个,信息项560个,员工总数2万余人,组织机构共4000个,岗位1.4万个。2015年、2016年全集团薪酬发放数据超过110万人次。通过对员工基本情况、工作经历、学历、职称信息、考勤信息、薪酬信息、职业资格、档案信息、奖惩信息等数十个子集、上百个信息项、数十万条大数据的分析,可以从用工形式、员工类别、职务层级、岗位分类、岗位序列等维度清晰地对员工进行划分。从而准确地掌握各类员工的工作业绩,精准地评估员工的工作能力,为制定员工绩效指标、有针对性地开展上岗前及岗中培训、考核评价提供数据支持。同时利用工作经历、项目履历、考勤信息、绩效管理等子集,固化了每位员工的工作历程和业绩。e-HR系统规范了人事流程,提升了管理水平,提高了工作效率,减少了重复劳动,同时加强了人才管理,助推企业发展。

 

2 人员大数据画像
应用场景2:通过人员分类管理,实现培训、绩效和激励的精准匹配
基于e-HR系统构建的员工大数据画像,公司可以精准地对企业人员进行分类管理,公司各类人员分布图(见图3)就是综合上述各种维度,对公司员工进行合理划分并分类管理,有助于针对不同类型人员采用不同的岗位培训、绩效考核及薪酬激励方式。

3 公司各类人员分布图
根据对人员的聚类分析,哈药集团将员工划分为业务层(直接生产及园区配套、市场营销、技术研发)、职能支持层(管理人员)及后勤保障层(后勤保障)三大类。
业务层面具体分为生产一线人员、营销类人员和研发类人员,生产一线工人需要从提高生产操作技能方面开展培训,采用计件工资制,通过精益生产管理,完成生产指标、利润指标,实现创效增值;销售人员需要从提高业务能力、产品知识、医药政策等方面开展培训,通过销售业绩提成、股权激励等方式进行激励;研发类人员以研发团队为单位,与研发项目成果转化进行绑定,收益分享。
职能支持层面主要由人力、财务、信息等职能部门构成,为业务部门提供专业化服务,需要从专业水平、服务能力等方面进行培训,可以由业务部门根据服务质量、效率等进行考评,并以此确定职能支持类人员的薪酬。
后勤保障层面主要由生产辅助部门以及后勤服务部门构成,此类人员需要提高生产配套支持能力,提供完善的后勤保障服务。可以根据提供支持服务内容及完成情况进行考评和结算。
应用场景3:构建总裁桌面看板,助力科学决策
总裁桌面看板包含人员结构、人工成本及投资回报、运营分析、综合分析、重点人群等方面内容,支持各种图形显示,支持多级数据相互无障碍组合及穿透,支持转化表格。2017年初根据哈药集团新增要求,宏景定制开发了以下新增功能:
1)月看板:集团人数、单位人数、在岗人数、不在岗人数和人工成本、人员变动情况、月薪酬TOP50、工段/专管经理人数和月人工成本。公司可以动态掌握生产工段/专管经理等一线创效人员投入产出、各岗位类别人员增减情况、不在岗人员清理情况,为公司领导的相关决策提供数据支持。
2)年看板:各年度人数、薪酬总额同期比较、人均利润比较、企业人均劳效(百元利润率、人均人工成本等)比较、年薪酬TOP50、工段/专管经理人数和年人工成本。对于人均劳效偏低的企业,通过优化岗位设置及人员编制、有针对性的开展培训提高工作技能、推进精益生产、促进集团内人才合理流动等方式提高人均劳效。

4 总裁桌面——年看板
综上,总裁桌面看板能够将公司领导关注的各项人力资源指标,以图表方式直观地呈现出来,数据实时更新,精准、高效地为公司领导决策提供人资大数据支持,推动了人力资源管理向战略伙伴、业务伙伴、变革推动者角色定位的转型。
应用场景4:量化人才甄选模型,实现人才精准选拔
高质量的人才创造高质量的产品。公司依托e-HR系统,创新人才管理机制,采用场景化竞聘、多棱镜选拔等方式构建人力资源管理的新机制。
场景化竞聘采用“培训即考核”的以训代考方式,将训练作为竞聘的“进行时”,模拟未来工作场景和工作流程进行测试,同时参考人员项目履历子集信息,真实地评测出竞聘人员实际能力,在训练过程中完成人员的考察培养与优胜劣汰,使竞聘后的人岗匹配度高度提升。
多棱镜选拔运用人才选拔沙漏、建立动态档案、既往业绩考核等方式找到合适的人才;通过业务技能实战大比拼的方式进行“赛马”选拔;通过微信工作群对企业鲜活案例、实际问题进行分析,对工作过程及结果进行即时展现,考核人才的管理水平和领导能力。多棱镜的选拔方式实现了人才的持续考察和有效发掘,有效激活了人才存量。

 

 

 

5 四级人才沙漏选拔工具
应用场景5:强化异动管理,做好离职分析
使用e-HR系统,公司可实现员工入职、转正、单位间调动、单位内调动、离职、辞职、退休等人事管理,并且生成各流程节点审批表单及人员增减变动汇总统计表。通过总裁桌面展示的离职人员情况图表,实现对离职员工年龄、学历、工龄、毕业院校、岗位、离职原因、离职时间等指标的分析,从而发现问题,找到员工离职规律与趋势,提前做好各类政策性预防及补充计划。
应用场景6:建立薪酬多维度分析,实现薪酬总额跟踪与监控
e-HR系统可实现薪酬总额及福利发放计划额与实发额等情况的信息统计及图形、图表展示。通过与企业财务系统对接,使工资、奖金以及其他与薪酬福利相关的项目和财务系统的联动,保持了人力与财务在薪酬上数据统一。通过薪酬结构的自定义、薪酬总额预算管理,实现工资汇总、对比、环比等报表分析;另外,系统能够根据薪酬等级调整、岗位变动、绩效考核结果应用等情况,进行调薪提示、薪酬标准调整等。
同时,总裁桌面可以实现人均人工成本展示、人均工资同期比较、薪酬总额跟踪等功能,公司可以对下属企业工资总额预算执行情况进行跟踪、监督和控制。

 

6 薪酬总额跟踪计划
案例7:植入能力素质模型,有效提升人才开发效率
e-HR系统设置领导、中层、基层员工共80项能力素质指标,市场营销类、科研开发类、直接生产类、辅助生产(运营)类、质量类、职能支持类、后勤保障类岗位序列50余项能力素质模型。系统可根据岗位素质要求和人员能力测评的匹配情况,提出能力提升建议,并对各级人才岗位技能要求的不同实施分类培训,采用在线学习功能,对公司全员开展日常培训,显著提升了培训效率与效果。