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首发集团:人力资源管理系统应用案例

阅读次数: 日期:2018-12-19

一、集团简介
北京市首都公路发展集团有限公司(简称“首发集团”)于1999412日注册成立,1999916日正式揭牌运营,是北京市国有大型企业,致力于首都高速公路、城市道路及配套设施投融资、建设、运营管理。
新的历史发展时期,首发集团将坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想和基本方略为指引,聚焦北京城市总体规划,以资本战略、人才战略、创新战略、文化战略作为打造“百年首发”的有力支撑,立足首都协同津冀,紧密围绕道路交通、交通枢纽、静态交通、设施经营、交通科技五大主业板块,努力打造国内一流的道路交通及配套设施投融资、建设和运营管理的现代企业集团。

二、建设背景
从公司成立至2006年以前,公司是没有人力资源信息化系统的,人力资源的相关信息、各种员工数据都是放在员工的档案里,即使放在电脑上也是在不同的Word文件和Excel文件里,谈不上信息化。
1.人力资源信息化起步阶段
2006年,随着公司的发展,人员越来越多,此时传统的方式已经不能再满足管理的要求,一方面主要是由于公司自身发展的需要,另一方面是国企日常的人力资源工作受到外部一些环境因素的驱使,要求我们必须提高效率及准确度,比如一些相关报表、相关委办局的要求,还有对外的一些其他事情,等等。
当时我们选择了一款软件,认为选择的厂商知名度较高,规模较大,甚至是上市企业,应该没有问题。结果系统上线后,大家反馈系统不灵活、不好用,导致在起步阶段几乎就没有走起来,让我们浪费了两年的时间。2.人力资源信息化走路阶段
2008年,我们放弃了原来的软件,准备选用新的信息系统。这次选型我们比之前慎重了很多,对于市场上所有的软件进行了调研,发动人力资源部利用各种渠道对软件进行评估,比如将一些软件装在电脑上进行试用,考察其是否适合我们的需求,我们认为适合的才是最正确的,因此我们选择了宏景软件。
经过多年的应用,该系统已积累了大量的人力资源信息,并成为首发集团所属各单位人力资源工作者的日常工具,对人力资源各项工作的完成起到了促进作用。
3.人力资源信息化跑步阶段
由于当时我们没有专人负责此事,另外在硬件及信息化规划方面都还不到位,因此我们的应用在很长一段时间都处在上一个阶段。
2016年,我们搭上了顺风车。在国家“十三五”规划期间,国资委对国有重要骨干企业提出了新的管理要求,要求各集团企业组织开展人力资源信息化建设,以进一步提升国有企业的市场竞争力。根据首发集团信息化规划,为进一步拓宽人力资源信息系统的应用范围,与其他相关信息系统实现互联互通,为集团公司各项工作提供支持和服务,需进行全新的人力资源信息系统建设。2016年经过立项、公开招标等程序,宏景软件再次成为新的人力资源管理信息系统建设合作单位。
下面的介绍,也是针对此阶段展开的。

三、建设目标
《首发集团信息化规划》对人力资源管理信息系统提出的目标是,通过信息化技术与人力资源管理的深度融合,进一步改进工作方式,提高工作效率,提升工作质量,让人力资源工作者尽快从繁重的事务性工作中解脱出来,逐步向高附加值的规划性、前瞻性、策略性工作转变,以满足各方对人力资源管理水平、服务能力日益提高的需求,为集团整体信息化规划的实现和各项工作的完成提供服务。

四、建设历程
20169月,项目组组建,正式进场进行前期沟通,制定实施计划。
201610月上半月,进行需求调研、整理、审核,进行数据整理迁移、数据库转换(SQL数据库转换成Oracle数据库)。
201610月下半月到11月下旬进行系统实施配置、测试及用户培训。
20161128日系统上线试运行,上线后进行了一系列的调整、优化及进一步用户培训。
20176月,系统通过终验,正式投产运行。

 

五、建设成果
1.组织机构
以现有组织机构体系为基础,结合北京公联公司2017年纳入首发集团管理,集团重新梳理调整了组织架构层级,目前整体上是1个总部、2个中心(培训中心,服务中心)、4家分公司、12家子公司、11家公联公司,共40多家企业都在系统里管理起来。
 
2.员工管理
目前纳入系统管理的在职人员1.6万余人、退休人员290余人、离职人员1.5万余人,并已经将全集团人员照片导入系统,使系统展现得更加饱满。
通过系统能够对各类人员(在职、退休、离职共3万余人)的各类信息进行任意组合的查询、统计,以及制作花名册、输出登记表、业务预警等日常业务,方便线上信息与线下工作结合使用。

 

3.查询统计
设置了部分常用的查询、统计条件,方便业务人员查询符合条件的人员,另外也能够以图表形式展示系统统计结果,对工作分析起到了比较好的作用。

 

4.统计报表
原来我们的统计报表是一层一层的上报,很麻烦,基本是使用QQ或者其他方式来传递。使用系统以后,根据实际业务情况设置了三级填报单位进行逐级线上上报。根据我们的需求,系统里设置了4套报表,可以实现报表数据的一键生成。各单位进行报表归档,方便查看每个月的报表数据情况。集团进行报表汇总,并利用生成综合表的功能进行数据分析,不仅提高了办事效率,还有个好处是可以很直观地看到报表的每一项数据。
使用报表的初衷是希望通过报表来带动基础信息的维护,特别是涉及到同一个人在不同单位发薪的情况,利用工资子集中的发薪单位进行取数分析,利用严格的表内、表间校验条件来排查数据的完整性。在使用过程中确实起到了数据串联分析的效果。

 

5.合同管理
通过系统完成劳动合同的签订、续签、终止和解除等工作,并设置了劳动合同管理中的预警条件,如劳动合同到期、试用到期等,并且能灵活设计和打印各类合同花名册、台帐,进行各类合同的统计分析。
应用此模块的感触是可以通过维护少部分信息带动其他子集乃至主集信息的维护,节省了大量时间。
 
6.人事异动
根据我们的需求利用系统中人事异动功能,规范了集团内部单位之间、部门之间、部门内的调配流程,人员信息等于插上了翅膀动了起来。原来不同的人员变动时,从A部门变动到B部门,从A单位调到B单位,我们要被动地去维护他的信息;应用异动流程之后,只要流程走完,他的信息就会自动完善,同时信息也是准确无误的。
在沟通各单位需求时,发现有的单位有分管领导、有的单位没有,所以流程中不能直接定为所有单位都经过单位分管领导,在充分考虑系统功能及实际需求后,在表单中加入了“最终审批人”的选项,实际起到了决定控制的作用。
首发集团的分子公司相对特殊,例如后纳入的公联公司、上市的云星宇公司,根据他们的不同需要,流程也不一致,又不希望将流程拆分,最终设计出了相对复杂的流程定义,十分满意。
 
7.薪酬管理
集团设置了包括五险二金、实习费、劳务费等10个公用账套,各单位均可调取应用。
首发集团最开始只有分公司用e-HR系统核算工资,但是之前系统因服务器等原因速度相对较慢,这次升级后速度提升5倍!领导要求每家单位能够独立设置账套公式,这样既能带动基本信息的维护,同时又能提升下级单位劳资员能力,成为每家单位的系统管理员。现如今每家分公司、子公司均单独一个账套,各家劳资员均可独立设置计算公式、工资条、数据明细、汇总表(报表输出)、工资标准、薪资发放界面样式(栏目设置)。
集团统一发布各分子公司的工资、实习费年度总额计划,各分子公司工资与实习费需严格按照计划进行发放。
 
8.考勤上报
分公司通过考勤账套进行各所及大队的考勤数据上报,由单位薪资管理员审批。通过灵活设置审批关系,实现了考勤数据线上填报、审核,解决了考勤数据收集困难的问题。
原来我们做工资时,薪酬管理员很辛苦,做10天工资,基本上67天都在整理考勤,而且原来考勤报送的线很长,比如一个分公司三千多人,他的管理范围非常大,手工报考勤的时间就会拉的很长。用了系统之后就可以把考勤这个任务分到各个部门,各个部门在线填报考勤数据,劳资人员就省去了这份工作量。
 
9.招聘管理
根据实际招聘业务,设置招聘简历、职位发布的指标,并设置各个业务流程的邮件模板,这样在招聘过程中系统会自动发送邮件及短信进行面试通知。
外网门户挂载在首发集团官网上,实现全集团招聘职位的统一发布、应聘简历的收集与筛选、发送通知、人员录用等。
 
10.问卷调查
线上设计及发布调查问卷,发布问卷后可以通过链接、二维码等形式,分享给内部员工进行填写,一定时间后进行问卷回收及结果分析。

 

11.系统集成
人力资源管理信息系统与企业OA办公平台、统一待办、企业财务系统、企业预算系统等集成应用,人力资源系统作为主数据源,实现信息共享和统一的用户访问机制,实现企业信息化的整合和共享。

六、价值总结
首发集团e-HR系统的应用是十分全面的,通过业务模块带动基础信息的维护更新。同时,基础信息越发全面,查询、统计、分析更加准确,又会带动系统的积极应用。所以在进行系统升级建设时,要对人员子集指标、代码进行全面地考虑,从而保障数据的完整性,为高层领导进行科学决策提供保障。
使用薪资管理模块后,使分子公司业务人员对系统理解更加全面,提高了使用深度,更加保证了系统薪资管理的完整性及基础数据的准确性。
报表功能也极大地提高了工作效率,由最初的线下审核到现在的线上填报审核,问题可以得到最直观、高效的反馈。
系统的功能权限按角色划分,使不同岗位的人力资源管理业务人员能在系统中进行日常管理应用,利用e-HR系统能迅速地响应各种日常人事业务。人力资源日常业务的信息化处理,使人力资源部的工作人员摆脱了繁琐的日常事务性工作的困扰,做到了节省时间、减少差错、提高效率,从而腾出更多的时间和精力从事战略性的人力资源工作。
借助e-HR系统对人员、薪资和合同的规范管理以及对繁杂业务的优化,同时伴随着问卷、招聘等各个模块的不断深入应用,首发集团的人力资源管理正在向精细化、系统化的管理迈进。

七、建设经验
第一,高度重视,广泛认同。系统建设之初,对上要争取领导支持,同时我们还要取得下属单位的认可与配合。
第二,适宜为本,慎选系统。系统没有最好,也没有最次,只有适合不适合,我们一定要选择适合自己企业应用的软件。既不要低估人力资源管理的复杂度,也不要高估市场上大多数人力资源系统。在选择软件的时候不要过分的相信PPT,真的要把实际的功能看看,可以让厂商演示一下,比如说某一个具体的功能看他是怎么操作的,方便不方便。
第三,统筹规划,分步实施。就是在实施的时候要有一个统筹的规划,要做好顶层设计。系统建设的初期要尽量考虑得多一些,细一些,因为我们在系统建设初期如果考虑不全,后面会很麻烦。
第四,注重沟通,加强协作。在实施的过程当中,我们还要注重沟通,包括至少两个方面,一个是与工程师的沟通,把企业的需求准确的跟工程师做交流。另外就是跟集团内部各个单位和各个部门进行沟通。
第五,抓住重点,以点带面。我们在实施的时候,要抓住重点,不能眉毛胡子一把抓,这样顾不过来,效果可能也不太好。主要是在系统建设初期,要选择一个或者几个重点的模块,做出效果之后再逐个上线使用。
首发集团在使用这个系统过程当中,我们有一条线,首先和所有的企业一样,先上的是基础信息,等基础信息基本到位后,在我们选择模块时也考虑了很久,到底该以哪一个模块为主,我们达成了共识,决定以薪酬管理模块作为切入点,来拉动整个系统应用。后来我们用了报表模块、招聘模块和人事异动模块等等。可以说系统能够满足我们的需求,能查各种信息、能做各种分析,同时数据是可靠的、可以使用的、有价值的,薪酬管理模块的先期应用起到了非常重要的作用,主要是靠这个模块拉动了我们所有模块的应用。
那么,以薪酬模块作为切入点的优点是什么?首先若要使用系统来发放工资,那么里面保存的人员信息必须是完善的,这就需要确保每个人都在系统里面。如果要保证工资发放正确,劳资人员、财务、员工都不希望出错,因此各方会有一个监督。
为什么说薪酬发放能够带动基础信息的完善呢?比如说我们做工资时会有一些工资项目,如工龄工资、绩效奖金,还有集团设置了一些学历、学位的奖励,鼓励员工进步,鼓励员工学习,还有一些职称的奖励。在设置工资账套的时候,我们在计算这些工资项目时,在公式里已经设定好了,例如要想把工龄工资计算正确,那么他的工作日期肯定要维护准确。包括绩效奖金是与岗位等级、岗位类别挂钩的,如果岗位的信息维护不准确,工资肯定是错的。所以我们通过薪酬模块的拉动,把基本信息给带动起来。信息是软件的核心,如果没有信息做基础支撑,系统提供的各种查询、统计将没有价值,因为分析的数据不准确,没法用。我们就是靠薪酬模块把包括离职人员在内的一共三万多人信息给拉动起来的。
第六,专人负责,把握进度。专人负责组织、协调、推进项目的建设和应用,明确各方需求,及时跟进有关问题,把控进度,保障整体效果。
第七,注重应用,融入管理。系统建成以后,要注重应用,不断推动应用,把我们的应用融入到管理业务当中。

八、面向未来
目前正在准备开展二期的建设。
首先,我们考虑到公联公司是在我们一期实施过程中刚刚并入首发集团的,在一期有些业务没有跟上来,在下一步要把他们的业务建设上来。
其次,就是要充分挖掘各模块的功能,主要是在深度和广度上,深度就是我们已经用的模块要继续来深度开发,充分发挥其功能。另外对于没有实施的模块,我们要继续把其他模块应用起来,比如移动服务平台。