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腾笼换鸟:宣武医院人力资源管理转型

阅读次数: 日期:2018-11-30

 

 

医院简介:
首都医科大学宣武医院创建于1958年,是一所以神经科学和老年医学为重点,以治疗心脑血管疾患为主要特色,承担着医疗、教育、科研、预防、保健和康复任务的大型三级甲等综合医院。宣武医院开放床位1200张,扩建后将增加600张,年门急诊量达290余万人次,年出院病人5万余人次。现有职工3769人,其中高级专业技术人员300余人,包括中科院院士、长江学者和享有政府特贴的突出贡献专家。
在事业单位分类改革和人事制度改革的大背景下,医院的人事管理和人才队伍建设,迎来了良好的发展机遇,同时也面临着巨大的挑战。
 
一、宣武医院面临的人力资源管理挑战
(一)传统人事管理亟待向现代人力资源管理转型。人事处传统的管理模式与医院未来对人事处的要求存在着差距,过去人事处工作就是上级让我们干什么我们就干什么,人事管理的重点是事务性工作,而随着医院的快速发展,特别是近年来医药卫生体制改革的不断深入,职工的社会属性越来越重要,单位属性越来越弱化。因此,传统人事管理亟待转型。
(二)绩效评估体系有待完善和健全。以前的绩效考核形式复杂、考核指标缺乏科学的数据作为支撑,绩效考核流于形式,定性、经验性的考核很难做到公平、公正。随着事业单位分类改革的深入推进,公立医院既要保持公益性,同时还得完成医管局等上级部门下发的各项任务和指标,指标没有一项是创收性的,与以前大不相同,如何激发职工更好地完成各项任务和指标,这就需要建立科学的绩效评估体系。
(三)薪酬分配需要提升公平性和竞争性。传统的大锅饭、论资排辈的方式制约了职工的积极性和创造性,在新的形势下,必须推动薪酬分配朝着更加公平、更有竞争力的方向调整。
(四)医院的人才建设、流动机制需要进一步完善。随着医院间人才竞争的日益激烈,人才的流动越来越迅速;而随着医院规模的扩张,医院人员总数已经大大突破了核定编制,编外人员的流动量更大。这就需要进一步完善人才流动机制,保证医院发展所需的人才队伍。同时,宣武医院作为高水平研究型医院,需要我们人事部门深入思考高水平研究型人才队伍应该如何建设?研究型医院人才应该具备什么样的素质?这些素质应该产生哪些业绩?我们用哪些指标去衡量它?一系列的问题都要思考清楚。
 
二、人力资源转型的“腾笼换鸟”思维
为了更好地适应医药卫生体制改革和医院发展对人力资源管理提出的新要求,宣武医院提出了“腾笼换鸟”的思维。
所谓“笼”,指的就是人事管理,这个笼子里原来装的是事务性工作,占用了人事工作者的大量时间,而没有精力去考虑如何能够为医院未来的生存、发展做出贡献。
所谓“腾笼”,就是通过信息化手段,把这些日常繁杂、琐碎的事务性工作尽量地流程化、标准化,在信息系统内实现高效处理,让原本占80%的事务性工作时间减少占比,降到20%以下。
这样就实现了换鸟,人力资源部门就可以把腾出的80%时间重点转移到岗位管理,建立以岗位为核心的现代人力资源管理体系,实现人力资源的高效智能管理。
 
三、“腾笼”:信息化建设见成效
信息准确
首先从人员基础信息库入手,根据宣武医院不同的用工形式、不同类别的人员管理需求,分别建立了正式员工、合同制员工和劳务外派人员库;考虑到国家对卫生人员管理以及医院自身人力资源管理的需要,设定了个性化的职工信息子集124个和对应的信息指标1716项。人员信息经过仔细核对后全部入库,其后职工可以登录自助平台,对个人变化信息进行维护,经人事部门审核后便可正式生效,这样就初步解决了人员信息准确性的问题。
其次,系统能够根据人员异动的流程自动更新信息,比如一个职工从一个科室调动到另一个科室,系统会自动更新该职工信息,并留下其工作调动的记录。薪酬、绩效等业务结果出来时,也会自动归档到人员信息相对应的薪酬、绩效子集中。通过系统的运作机制,保证了信息更新的及时性和准确性。
另外,为了使信息数据更加完整,避免人力资源系统成为“信息孤岛”,我们采取了以流程贯穿、以接口促集成的对策,实现与医院OA的对接;以定制信息子集、拓展管理视野的策略,实现了与各个职能部门定制子集共建、换取共享;并且把原有历史信息录入系统中,进行信息共享,各部门都可以运用这些历史数据,实现了历史数据的应用价值。
现在,人事处如果有新同事入职,只需要登录系统,就可以了解到工作对象的全部信息,其他科室管理人员进入系统也可以看到他所关注的信息。这些完整、准确、实时更新的信息为人力资源工作奠定了扎实的基础,管理人员能够将精力聚焦到如何提升职工的工作效率和如何激发职工的工作积极性上去。
 
效率提升
信息化系统从人事处到各部门科室、再到全体职工,从点、线、面三个层次提升效率,实现了全员的高效率。
1.人事部门效率提升,人员信息准确、完整、全面,规范报送统计报表。报表统计一直是人事部门比较头疼的工作,不仅要对外提交多个口径的报表,如市医管局、卫健委、首医大、教委、人事局、稽查大队等单位,而且还有医院内部不同样式的报表200多张;现在不管什么报表,在系统内都可以很方便地自动生成。
另外,工资变动不仅工作量大,而且容易出错,为了避免出错,还需要增加人员复核。现在这些工作都由系统自动生成,既提高了效率,也提升了准确率。
职称工作是人事部门的重要工作之一,也是提高职工工作积极性,稳定专业人才队伍的重要手段。但职称申报流程十分繁琐,审核也极其复杂,不论是对申报人员还是对人事部门的工作人员而言,均需耗费大量精力。自2014年起我院启用了职称申报系统,经过多次改进,目前已经实现线上申报与审核、科室考核系统评价、专业组答辩线上评审打分、中评会线上评审等。另外,以e-HR系统的信息为基础,自动填充职称申报表的内容,无需本人重复填写,在省力的同时确保了信息填写的真实性和规范性。信息系统的使用不仅节省了工作时间,降低了不必要的人力、物力投入,同时也大大缩短了每次评审工作的周期,加速了在线申报、在线评审的进程。

 

 北京市事业单位管理人才、专业技术人才资源统计报表
2.各部门科室效率提升。人事信息应用于医院的各个科室,比如医务处、护理部、教育处、科研处、党办等。以前人事处专门有同事负责接待这些部门的人事信息应用需求,信息提供慢了还会被批评没有服务精神。现在人事信息系统对各科室开放自助账号,各科室直接登录系统查看需要的人事信息,并且可以根据权限完善自己负责的信息,比如护士注册、医师注册、党员信息、工会信息、发表文章信息、教学信息等。通过人力信息共建、共享,保障了管理的及时到位;通过人才信息综合统计,保障了人才评价的科学严谨;通过信息的融通,提升了人事管理的效率。同时考核、考勤等工作也都实现了信息化,提高了效率,减少了出错,并避免了造假。

 

考勤审核与管理
3.全员效率提升。通过职工自助平台,职工可以在线查看个人信息、个人当月薪资及薪资历史情况、个人福利累计情况、个人考勤休假情况,提交内部培训申请等自助操作,还可以进行职位申报、高级职称申报等,提高了全员的工作效率和职工满意度。

 

职工职称评审线上申报、评审
支撑决策
医院人事管理的核心是院领导意志的体现,我们必须把技术性工作先做好,在完善的人事基础信息和各项业务信息化的基础上,医院领导可以实时获得准确的组织机构、岗位与人员信息、岗位编制、人事异动、工资发放等各方面数据。这些数据通过不同的统计维度,以直观的动态报表、图形等方式展现出来,让领导充分掌握医院人力资源情况,做出科学合理的决策。
比如,医院领导关心的职工离职率情况,就是通过系统里年度人员离职统计表,对各个科室、部门的人员离职率进行深入对比分析,为医院的人员招聘与配置工作安排做参考。

 

年度人员离职统计表
四、“换鸟”:人力资源管理稳健转型
“腾笼”完成后,宣武医院开始着手“换鸟”。人事处充分利用信息化成果,着力建设以岗位为核心的人力资源管理体系,重新梳理完成定岗定编、人才评价、招聘管理、绩效管理、薪酬分析和薪酬设计等一系列人力资源工作,稳健推进了人力资源管理的转型:
定岗定编以前是靠科室自己上报需求,现在则是基于床日数/医生数、门急诊/医生数等数据进行分析,同时根据相关政策指南、编制管理办法,运用标杆法、成本法、行业回归法等方法,科学合理设置岗位和编制。
人才评价进行量化指标、考核评价,主要包含医、教、研各方面能力,评价各指标的工作量及效率,采取对重点人群进行排序打分,评价结果作为人才培养、人才激励等工作的依据。依托人力资源信息化,将医院各个部门资源进行了共享,并且持续改进、持续应用,结合医院的发展方向,培养出一支高素质、高水平的医疗人才队伍。
招聘管理,由于医疗卫生人才市场不是一个完全开放的市场,具有一定的局限性,所以基于岗位分析、招聘来源与职工表现之间的关系进行分析,之后联系相应学校定点培养,毕业前一年到院实习,实行双向选择,毕业后实习人员既熟悉岗位,又符合医院文化的要求,可快速上岗工作。同时基于医院招聘的流程,结合上级部门要求,除了笔试、面试环节(由于上级要求需要现场录像),其他流程环节都进行了信息标准化,通过系统与招聘官网的关联集成,进行线上作业操作,节省了大量招聘工作前后期的工作量,提高了招聘工作的灵活性及效率。
绩效管理,原来只进行到科室层面,现在则细化到个人。宣武医院主要从工作量、质量、效率、效益几个方面对人员进行考核,不仅可以掌握科室的人员效率,还可以掌握到科室里面每一个人的工作量,同时把人员的绩效考核结果运用到人才评价体系里面去。
薪酬管理,医院用工形式存在多样性,不同类别职工有不同的工资计算方法,通过系统针对不同用工形式,利用系统内汉化公式计算出不同类别人员的工资账套,生成工资发放汇总表,进行系统化的薪酬发放及管理。同时对医院的工资确定、工资变动等各项调资工作,在系统里进行了标准化、流程化的梳理,这样原来吃大锅饭、论资排辈的问题得到改善,再通过对不同岗位的薪酬进行分析,对二次分配里不符合多劳多得、优劳优酬原则的分配方式进行监管和指导。
考勤管理,考勤工作是计算工资的一项关键信息来源,因此它的及时性、准确性就非常重要。各科室的考勤员通过自助账户及其权限可以在系统里进行考勤上报,根据系统里预置的筛选条件,可以把有问题的考勤数据自动筛选出来进行具体核对,避免了考勤数据误报的问题。通过考勤上报功能,既提高了效率,又为薪酬工作夯实了基础。
经过几年的不断努力,宣武医院的人力资源管理取得了明显成效。获批的人才项目质量、数量、经费逐年上升,各科室医师和护理人员离职率逐年下降。20132017年,宣武医院在北京市市属22家市级医院中的绩效排名稳步提升,在2014年、2016年分别为北京市第四名、第二名,2015年、2017年均为全市第一!