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强强联手 共同打造高校行业HR信息化平台

阅读次数: 日期:2018-11-20

一、中国石油大学(北京)简介
中国石油大学(北京)是一所特色鲜明、以工为主、多学科协调发展的教育部直属全国重点大学,是首批进入国家“211工程”建设高校之一,2006年,成为国家“优势学科创新平台”项目建设高校,2017年,学校进入国家一流学科建设高校行列,全面开启建设中国特色世界一流大学的新征程。
现有教职工1464人,其中教授239人,副教授374人,博士生导师286人,其中中国科学院院士2人,中国工程院院士2人,英国皇家学会院士、挪威国家科学院院士、加拿大皇家科学院院士1人,加拿大工程院院士1人。
二、长期合作,共同打造高校HR信息化平台
2012年,学校为了全面提升人力资源管理水平,开始携手北京宏景世纪软件股份有限公司(以下简称“宏景软件”)建设学校人力资源管理信息化平台。合作后,基于宏景e-HR系统较好的用户体验和优质的服务使得双方形成了长期战略合作机制,共同打造适合高校特点的人力资源信息化管理平台。
2016年,双方再度合作,在中国石油大学(北京)原有的招聘管理系统基础上,根据高校行业招聘管理特点,共同打造出适用于高校的招聘管理系统版本。经过详细的需求调研、系统开发、功能完善等工作,20176月完成了招聘系统的部署,201712月正式上线使用。
2017年,中国石油大学(北京)与宏景软件再度携手,采用基于宏景云的SaaS系统,在宏景云平台上搭建了“同行评议”功能,实现了“同行评议”的无纸化作业。通过云平台实现了上传材料、分配高校、分配专家、专家评议全过程的可视化和可追溯,保证了送审学校对同行评议的全程把控。
2017年,根据校领导在工作中的实际需求,学校与宏景软件共同搭建了符合高校特点的领导驾驶舱。基于详尽的指标代码体系及完善的数据信息,实时地将学校人力资源的整体情况以形象化、直观化、具体化的形式展现给领导,得到了领导对人力资源工作的肯定。
三、宏景助力,实现HR信息的一站式管理
 2012年,学校与宏景软件展开合作,在双方的共同努力下,用了近两年的时间,实现了学校人力资源信息的一站式管理,取得了非常显著的效果。主要实现的价值有:
一站式平台:通过建立中国石油大学(北京)统一的人事基础信息平台,总部数据大集中,各单位分层管理,分层应用,有效兼顾了集中与个性的管理需求。在系统内不仅能够完整记录了当前的人员信息,而且对历史信息也有很好的留存。人事工作的核心之一是对数据的准确把握与充分应用,一站式平台的建立,为提高学校人力资源管理水平打下了坚实的基础。
支撑业务:通过人事制度的流程化、表单化、信息化,实现了对人事管理业务的全方位支持,通过灵活开放的平台,既能够满足当前的管理需要,又能够适应未来发展的要求。人事部门可以快速处理工资管理、统计报表、人事审批、干部任免等人事业务,在保证信息实时更新的同时,对人事业务流程也进行了有效规范。因此系统的上线实施,也是对学校人事工作的一次梳理与优化过程。
人员预警:通过系统的预警平台,及时提醒业务人员办理相关业务,例如自动提示未来一年将要退休的人员、合同即将到期的人员、本月过生日的人员等等,转变了以往被动的工作状态,系统成为了人事部门的“小秘书”。
提升效率:通过系统实现人事管理全部领域的电子化。基于系统高效率的计算能力以及业务间的关联运作,比如各种报表的自动取数、各种数据的多维统计分析、工资调整的自动计算等等,大幅度提升各层级人事部门的管理效率,同时也提高了各项人事管理业务的准确度。
规范流程:通过流程设计器,学校可以灵活制定各种人事业务流程,实现流程的自动流转及规范处理。目前基于系统已经实现了人事审批、工资福利、报表管理、干部任免和调配等的全部应用,确保人事管理制度在各层级、各单位或部门得到规范执行。比如学校每年的职称评审工作,首先是由师资办进行职工评审信息的维护,之后系统会自动通知到人事科对职工的岗位信息进行变更,之后系统会再自动通知劳资科对职工的薪资进行变更。基于系统的流转将各个科室的工作进行了一个串联,不仅有效避免了工作过程中的一些人为遗忘或失误,而且通过系统记录下了人员信息的流转过程,既丰富了人员信息,也为后期的回溯提供了依据。另外,系统还能够全面监控流程的审批过程,领导可随时掌握人事业务的处理进度。
支撑决策:院、校领导能够及时获得准确的人员编制、人员结构、工资福利成本与发放情况等方面的数据,并通过信息统计和动态报表功能,准确掌握本单位的人力资源情况,做出科学合理的决策,使得人事部门变成领导决策的参谋和得力助手。
全员参与:职工能在线查询个人相关信息(人员信息、工资、培训、绩效考核结果等)、在线申请人事业务、查询相关政策及流程,享受信息共享带来的便利,提高了职工满意度。
另外,职工自助打印终端也在调试中,近期会开通应用。通过自助打印终端,职工可以在设备上自助打印一些相关的人事证明或表格,有效避免了职工为一个证明来回跑人事处的麻烦。而且人事部门还可以通过后台监控每台打印设备中各项证明的应用频率及剩余纸张等。相信自助打印终端的应用会进一步提高职工的满意度。
信息集成:人事系统可以为其他业务部门提供准确的人员基础数据,同时其他业务部门的数据也可传递给人事系统,形成集成化的应用,不仅提高了各业务部门间的配合效率,同时也能够更加丰富人事基础数据,为后续相关工作的开展起到了积极作用。
四、宏景系统的特色应用
(一)拥抱云端,破解高校职称评审困局
职称评审事关学校事业发展、教师队伍建设、教师个人职业发展,历来受到各级主管部门、高校及教师的极大关注。高校职称评审工作涉及人员类别众多、设置程序一环扣一环,工作过程要求精益求精,不容有任何工作闪失。以我校职称评审工作为例,评审工作涉及人员包括教师岗及其他专业技术职务岗,对于教师岗又细分为教学科研岗、教学岗、科研岗、科研成果转化岗及思想政治工作岗,对于其他专业技术职务岗又细分为工程实验岗、图书资料岗、编辑出版岗、信息技术岗、医疗卫生岗、技术推广岗、会计审计岗。评审程序包括同行专家评议、名单审查公示、单位评审排序、学校审查公示、学科组会议评审、高评委会议评审等环节。
为了实现职称评审工作的规范化、便捷化,我校联合宏景软件就同行专家评议及评议投票环节进行了密切合作,形成了基于宏景云平台的职称评审解决方案。
职称评审中同行专家评议是整个流程的第一个节点,也是职称评审工作中历时最长的流程。我校平均每年有80余人进行同行专家评议,需联系30余所高校的人事部门,经过300余位专家评议后完成收集评审材料、汇总评审结果。往年工作中学校采用传统纸质材料进行评议费时费力,仅该项工作就需要历时一个月的时间,而且学校在整个过程中难以了解和掌握进展,因此同行评议是整个职称评审过程中急需改进的关键环节。
宏景云平台同行评议功能以简单的电脑操作替代纸质材料的邮寄和领取,大大缩短评议所用时间。而且还能通过系统实现评审费用的网上发放、专家扫码领取,这就极大地方便了送审学校及评审学校。
值得一提的是,在系统中进行上传材料、分配高校、分配专家、专家评议等所有环节的全过程均是可视化的,便于送审学校对全过程的把控,整个评审过程实现了无纸化办公。(参见图1

 

1 项目进行情况监控
同行评议模块的送审工作分为起草阶段、上传阶段、准备送审、评审阶段、统计分析五个过程(参见图2),整个过程逻辑清晰,易于配置,每个环节均可实现定制化设置,基本上不需要专业技术人员的参与,学校人力资源处的同事就可以方便快捷地进行测试和实施。

 

2 同行评议部分系统截图
不仅如此,利用宏景云平台的民主推荐功能,通过手机扫码投票,实现了学院推荐申报人,学科组、评议组、学校高评委等环节实现对申报人的差额与等额推荐,并可以进行多轮投票,自动生成投票情况报告、排名情况以及多轮投票的汇总信息。因此,通过宏景云平台切实提升了学校的评审工作效率和服务质量,获得了教职工及评审专家的一致好评。
(二)聚焦高校,打造适合高校的一站式招聘平台
近年来,各高校越来越重视高层次人才在高校建设中的关键作用,高效的人才引进和招聘已经成为高校发展的重要战略之一。而高校人才的引进(特别是教学和科研人才)需要按照学科来进行规划,只有工作在一线的教学和科研人才才最了解本学科的发展趋势、人才布局和专业的水平。同时,高校人才招聘流程又充满了差异性,对管理岗、教师岗、科研岗和其它岗,根据岗位的特点均有着不同的需求。
我校以前使用的是另外一套招聘系统,但不能满足我校的招聘需求,为了保证学校人才招聘工作的高效开展,通过与宏景软件的合作,于201712月正式上线了学校的招聘管理系统。
1.可调整的前台展示界面
高校人才招聘主要面向高层次的研究和教学人才,一个重要特点是利用招聘窗口宣传高校品牌价值、人才发展空间以及专业团队介绍,并以此来吸引人才。因此,灵活的、用户可自行修改的前台页面和应聘者入口就显得尤为重要。
目前,系统的界面设置较为灵活,学校可根据自己的需求来设置或调整招聘外网界面(包括增减页面栏目、调整栏目内容等),不仅提高了工作效率,还改变了过去调整和修改界面必须由专业公司顾问协助的局面,极大地节省了沟通及费用成本。(参见图3)。

 

3灵活、用户可调整的界面
2.灵活的招聘批次和流程设置
学校人事处根据需要在招聘系统内设定招聘批次,通过招聘批次设定岗位招聘流程、招聘时间和报名时间等,随后给用人单位下达进人计划。用人单位再通过二级部门账号在系统中填报招聘岗位信息,人事处统一审核发布招聘岗位信息,并在人才招聘网(前台页面,应聘者入口)发布招聘公告。
值得称赞的是系统中灵活的招聘流程设置功能,可以满足学校对不同岗位采用不同招聘流程的需求,如非教师岗位设置了用人单位筛选、笔试、集中面试、部门面试、试用和公示等环节,而教师岗仅设置了筛选、试讲和公示环节。
3、可控的特殊信息管理
针对不同的招聘岗位(如教师岗、非教师岗),往往需要应聘人员填写不同的信息项,例如博士访学经历、科研成果、专利、论文、专著、获奖、科研项目等,这些信息往往在教学和科研岗的招聘过程中扮演着重要角色。因此,可灵活设置应聘人员填写不同的信息项及其附加说明,也是高校招聘系统的一个重要特色。
4.便捷的应聘人才筛选
高校人才招聘的另外一个特点是不同的专业领域、不同的岗位往往有不同的招聘需求重点。在系统内用户可自行设置较为复杂的筛选条件,系统会据此判断每一位应聘者是否符合筛选条件,并给出标识,这就极大地提高了人才筛选的效率及准确度,避免因人为因素而错失人才。
5.方便高效的拟录用人员公示
高校人才招聘往往需要公示。对于拟录用人员,可直接将其应聘时填写的人事信息导入到人事系统内,人事处无需再次手工录入。经过材料审核后就可以公示拟录用人员,大大提高了工作效率。公示目前支持单独公示和集中发布公示通知两种方式,对特定的岗位(如学科带头人等),可以根据需要设置公示的信息项。
招聘管理系统有效地实现了从职位发布到简历收集、筛选、笔试、面试、试用等一系列招聘过程的管理,给学校招聘提供了极大的便利。通过前期测试及中国石油大学(北京)实际运行经验,该系统主要具有以下优点:
自动化:海量的简历及招聘过程中的大量沟通,为传统的线下招聘方式带来了繁琐的工作程序和极大的任务量,且容易出现差错。招聘管理系统的使用,使简历筛选、阶段流转、发送通知等招聘过程全面自动化,节省了大量的人力物力。
集成化:招聘系统自动保存每位应聘者的简历信息以及二级部门、人事处在每个阶段进行的相关操作,并可随时查看每一环节的人员流转情况,保证了招聘过程的公开、公正。
此外,还建立了学校人才库,招聘过程中的任一环节都可以将应聘者转入人才库,实现对人力资源的分类存储和管理,便于后期有针对性地招聘人才。
灵活性:招聘系统最大的特点是其高度的灵活性,管理员可自定义招聘流程,也可以根据需要对前端应聘界面、后台管理参数进行调整,实现了学校招聘的各种个性化需求。
(三)工资福利应用,高效便捷
高校的薪酬工作具有较强的政策性,各种调资、核算、统计分析等工作较为复杂,特别是涉及到每个职工的切身利益,不容有误,因此通过系统进行高效、精准的工资处理是学校比较关注的需求。
1.基于政策的工资基础设置
国家对工资标准有比较明确的要求,而且学校自己也有一些相关的工资标准,因此在系统内我们做了比较多的工资标准表,比如岗位工资标准、提租补贴标准、物业供暖标准等,这些标准是后续工资调整、工资核算等工作的基础之一。
系统的核算机制是基于人员身份类别及相关基础信息而来的,并且通过工资调整及核算后的结果会自动归档到人员的工资子集下,因此我们在系统内预置了很多相关的工资子集,这些子集即可以用于日常的工资作业,同时也为各类报表分析等工作提供数据基础。
2.灵活的调资设置
调资是人事部门的基础工作之一,并且可能涉及到多个科室的协同作业。利用系统灵活的配置工具,可以根据相关政策制度灵活配置各种调资模板,目前已经在系统内预置了入职起薪、岗位变动、薪级调整、特殊变动、调整标准、退休处理、减员处理等多个调资业务,并且有些调资业务又需要按照不同类别的人员分为不同的调资方案,这些情况通过系统都可以进行很好的处理。
基于设置好的工资变动模板可以快速处理调资工作,并能够进行相关的流程审批操作,比如年度薪级调整,只要进入调资模板,系统首先会根据筛选条件自动选择出符合本年度晋级要求的人员,点击计算后系统就会自动计算出每个人的晋级标准,并且可以批量报送给相关领导审批,经过审批后就可以生成调资表及汇总表,变动数据也会自动同步归档,整个过程非常流畅。(参见图4

 

4工资调整模板
3.工资数据分析及报表应用
每年学校都需要对主管单位上报多套工资报表,而且学校内部管理也需要各类统计分析报表。每次做报表都需要收集整理各类数据,占用了大量的时间精力,因此报表工作是人事部门比较头疼的一项工作。而利用人事系统灵活的报表工具,基于准确的工资数据,便能够自动生成各类薪资分析与统计报表,极大地提高了工作效率和准确性。(参见图5

5 教育部年度工资发放统计及领导班子薪酬情况统计
利用信息系统开展工作是时代的要求,是大环境的要求,但系统的上线是一个循序渐进的过程,不可能一蹴而就,需要校领导的大力支持,更需要我们脚踏实地的投入,目前系统取得的较好效果是我们多年来不断磨合的成果,管理无止境,未来还需要我们不断完善、不断创新。