客户CUSTOMER

您当前位置: 首页 > 客户 > 成功案例

北京大学第三医院:基于“互联网+”的医院人力资源管理创新

阅读次数: 日期:2018-11-13

 

 

医院简介
北京大学第三医院(简称“北医三院”)始建于1958年,是国家卫生健康委委管的集医疗、教学、科研和预防保健为一体的现代化综合性三级甲等医院。现有在岗职工5169人,开放床位1755张,医院设有36个临床科室、10个医技科室。拥有27个博士点、1个临床博士后流动站。在岗博士生导师57人,中国科学院院士1人,中国工程院院士1人,国家自然科学基金杰出青年基金获得者3人,科技部“973”首席科学家1人,教育部“长江学者特聘教授”2人,1人入选国家级“新世纪百千万人才工程”,国家卫生健康委突出贡献专家10人。在几代人的共同努力下,北医三院已发展成为国内高水平的大型综合性医院,拥有国内最强的脊柱外科和目前世界规模最大、治疗方法最全面的生殖医学中心之一,中国大陆首例试管婴儿在此诞生。

一、背景:医改推动下的集团化发展亟待人力资源信息整合
医院高效运作需要强大信息系统的支撑。北医三院已经建成了面向患者、临床、医技、运营及系统保障的几十个信息系统,而这些信息系统都会使用到基础的人员信息。2016年以前,北医三院曾经上线过一套人事信息系统,但是由于当时的技术和安全问题,该系统未能和医院的其他信息系统连接,是相对独立的信息“孤岛”。打破信息“孤岛”,在各个系统之间实现基础人员信息共享,已经成为一个非常紧迫的问题。
同时随着医院人员规模的不断增大,人力资源管理的工作量持续增长,工作压力不断加大,亟待通过信息技术提高管理效率、提升管理水平。
在医药卫生体制改革的大背景下,北医三院集团化发展趋势日益明显,医院信息化必须着眼于服务医院集团化发展,逐步建立以区域信息交换为核心的区域医疗资源平台,实现集团型组织内医疗信息数据共享。

二、建设:目标驱动下的转型升级
为解决以上问题,2015年底,北医三院与宏景软件合作,对医院人力资源管理信息系统进行转型升级。
信息系统升级建设目标:一是要基于消息模式与集成平台对接,规范人事数据和组织机构数据源,实现各业务系统基础人事信息共享。二是要通过集成应用发挥HR的最大价值,推进协同办公,切实提升人力资源管理效率。
经过双方的共同努力,20164月系统上线应用,目前,系统运行平稳,对人力资源管理的高效运行提供了有效支撑。

三、成果:人力资源信息系统综合应用

共享的人事数据平台
原人力资源信息系统运行过程中,由于标准不统一、职责不清晰、操作不规范等原因,无法为全院提供准确及时的人员信息,造成院内各业务系统自行建立标准、维护数据。不仅增加了工作量,还出现了不同系统中信息矛盾的现象。在新的人力资源信息系统建设时,分三步建设了全院共享的人事数据平台,实现了全院人事信息的一致性和唯一性。 

 

第一步:统一规范人事数据标准。制定了组织机构编码;明确了组织机构管理层级;编制了涵盖各类人员全职业周期的信息体系,共1800余项。
第二步:平滑迁移历史数据,实现历史数据应用价值。通过智能的数据迁移工具,按照数据分析、数据比对、数据整理、数据导入、数据校验、数据确认的步骤,项目组历时一个月完成了组织机构、岗位以及各类人员近百万条历史数据的完整迁移。
第三步:基于消息模式实现了与院级主数据集成平台的对接。与医院的OA系统、外联招聘系统、AD域验证平台以及卫健委上报系统,实现了接口集成,下一步我们将继续完善数据,优化流程,并与HIS系统进行出诊信息、医疗教学、科研工作量等内容的对接,以便于量化考核工作。 

 

 
规范的业务应用
信息的集成共享对人力资源信息系统提出了更高的要求,因此需要通过规范的业务应用来驱动数据的动态更新。北医三院在系统建设和应用阶段,采取如下措施来保证信息的及时性、有效性以及完整性。
首先,明确信息来源。不同类型职工,进入来源不同,信息要求也不相同,因此要求系统采集档案信息的方式也不同。对于选录的毕业生,为降低其重复录入的工作量,保证招聘前后信息的一致性,系统通过一键式导入功能实现简历库与信息库的完美对接。对于调入职工和合同制人员,根据信息要求设置不同的业务模板,明确填写规范,规定必填项目,业务人员可通过录入或导入的方式完成档案信息的首次采集。
其次,分工协作。以管理职责为依据,按照条线结合的方式,授权不同的业务人员维护不同的信息。人事处维护在职职工信息、教育处维护学生信息、医务处维护医生处方权限信息、纪委专家维护专家相关信息等。
再次,业务联动信息。系统中设置了入离调转、出国出境、合同续签等共计20余个业务流程。每个业务流程结束后,系统都会自动更新相关信息。
最后,智能预警提醒,实现了与业务联动,使工作变被动为主动。根据业务需要设置了预警条件,随时监控系统内的所有数据,一旦出现相关情况即触发预警,相关人员即可启动业务处理,比如:合同管理中在编人员、派遣制员工的合同续签,出国人员归国后各项工作的提醒(如恢复工资发放)等。这就让以往很多依靠人工发现和被动应付的工作转变为系统自动控制、及时主动处理。

便捷的考勤月报填报审批
考勤管理作为医院人力资源管理的一项基本内容,不仅反映了医院职工在本职岗位上的工作状态,也是实现医院福利政策及奖惩制度的手段之一。由于其统计结果在内部晋升、工资、奖金、考核等业务中得到应用,所以是一项政策性、专业性、敏感性很强的工作。
以往,在没有信息系统支撑的情况下,该项工作需要将近十天才能完成。其考勤数据由科室考勤员手工记录统计,科室领导签字认可后报人事处,人事处最后进行汇总应用。这种模式下,一方面各科室考勤员手工统计的工作量大,再加上科室轮转、出国待扣等情况难免出错。当错误被职工申诉指出时,会造成职工对考勤管理工作的怀疑。另外一方面,纸质数据难以实现考勤管理结果的公开透明,当个人考勤结果应用于晋升时,部分职工会对考勤结果产生疑问。
基于如上现状,人力资源信息系统通过信息化的手段,进行了医院考勤管理的流程梳理,在系统内完成考勤数据上报、审批、审核、汇总,实现了在职职工、研究生等对象的月度考勤管理。
首先,科室考勤员每月在系统中生成月度考勤表时,系统都会自动确定本科室需要填报的人员,避免漏报多报的情况;同时,系统设置了自动控制机制,保证填报数据的准确性。比如,不同职工在不同情况下的休假天数需要进行大量的数据计算,而在填报时,即存在着对超过实际可休假天数而误报的风险。在系统中,由于已经设置好相应的计算和控制机制,这种误批风险就被排除掉了;另外系统支持补报遗漏数据、修正错报,以提高职工的满意度。
其次,科室考勤员填报后,系统自动向科室主任发出业务待办提醒,科室主任点击即可处理业务。从而在保证业务处理及时性的前提下,也提升了业务协同水平。
最后,人事处可以随时监控各个科室的上报情况,及时催办业务,时效性得到了很好的控制,避免延期。同时,各科室完成填报审批后,系统自动汇总全院考勤数据生成相应的汇总表和明细表。

智能的薪资调整
手工操作条件下,少数关键业务耗费了人事处大量的时间和精力,事业单位工资核定、调整就属于这类“硬骨头”。对于公立医院,需要严格按照事业单位工资制度完成不同情况下各类人员的工资核定、调整,此项工作政策性极强,且关系到每个员工的切身利益,因此对工作的精准性要求也非常高。同时,这些工作都具有非常高的时效性要求,必须在规定的时间内完成,否则就会带来工资补发的问题,甚至引发职工的不满。
宏景软件依托长期以来对事业单位工资管理业务的理解和丰富的实施经验,对医院各类工资核定、调整业务进行了梳理,共梳理了毕业生工资核定、转正定级、各类岗位调整、年度薪级工资晋升等各类工资调整流程20余个,并将这些工作都设置到系统中。一旦相关业务启动,系统即可根据各种工资调整的条件自动对所有人员进行筛选,将筛选出的人员提交审核,审核通过后,系统即对相关人员信息进行更新。
以往,这些工资审核、调整工作是繁重的工作,特别是到年底集中进行薪级工资晋升的时候,数千人的数据核对、筛选,工作人员需要在短时间内完成,压力很大。现在,系统仅需要几分钟的时间就可以完成筛选与核算,而且绝对准确。 

 


精准的核心人才管理
对医院而言,社会职责的履行、战略目标的实现都需要依托其医疗、教学、科研等核心人才。为辅助核心人才的管理,系统提供了人才盘点功能,建立了后备人才库,依托系统强大的图表功能,实时体现人才的结构、现状以及变化趋势,为人才规划提供了科学的依据。 

 

另外,基于系统内完善的专家信息,实现了专家信息的抽取业务。根据招标项目的人数及专业要求,可以在系统内设计随机抽取规则,例如需要抽取的专业、人数等等,系统可根据规则随机抽取专家,保证了项目信息的公开、专家抽取的公正以及历史记录的便捷追溯。

友好的自助服务
随着信息技术的普及,服务的自主性、及时性要求不断增强,人事职能中很大一部分是服务,为广大职工提供便捷的服务在一定程度上能提升职工的满意度。但是,任何服务总是有成本的,无处不在的服务却会让服务成本大增。信息化手段可以突破这个瓶颈。
一方面,通过人力资源信息系统的自助服务平台,职工随时可以在平台中浏览查阅本人的各类人事信息,还可以查看消息通知(工作流程通知、预警提醒)等。
另一方面,系统定制了一些服务于职工的便捷业务。以开具收入证明一项业务为例,职工买房、买车、出国等情况都需要开具收入证明,面对全院5000多名职工,此项工作就让人事处应接不暇。因此,在人力资源信息系统上,专门设置了收入证明业务,职工需要开证明时,系统就会自动根据职工基本信息、收入数据等生成收入证明,直接从系统中打印后用印即可。这样一个业务一方面减少了职工为此付出的时间,更大大减少了人事部门的核对、填写时间,实现了成本降低与效率提升的双赢。
再以医院职称考试报名、成绩查询两项业务为例,现在院里每年400~500人的职称考试报名工作,职工可以通过自助服务端在网上直接报名,既不容易出错、遗漏,也有利于人事部门统计,一周时间内即可完成所有报名。同时系统自动统计出都有哪些人员报名,分别都报考的什么类别。而且职称考试完成之后,职工可以通过系统的自助服务功能随时、随地查询自己的考试成绩,包括往年的考试成绩。通过该业务体现出了人事部门服务全员的功能属性,大大提高了全院职工的满意度。

四、价值:基于“互联网
+”的人力资源管理创新
基于医院集团化发展要求,依托人力资源管理信息化等技术手段,针对医院当前高级职称人员管理及医药卫生复合型高级人才培养两方面进行了管理创新:
人才考评方面:为了对高级卫生专业技术人员进行科学、合理的考核评价,做到有利于调动其工作的积极性、主动性和创造性,有利于推动学术带头人和学术骨干服务医教研工作第一线,有利于激励教学科研人员承担重大科研项目,促进医院学科建设和发展。医院经过调研、讨论研究后,制定了教授(正/副)考核评价实施办法,针对医院二~四级专业技术岗人员、五~七级医教研岗位人员(管理岗位人员除外),每两年考核一次,坚持客观公正、民主公开、注重实绩的原则,主要从医疗、教学、科研及社会工作四个方面按不同的工作权重比例及方案分别进行考核。
人才培养方面:医院间竞争最重要的是人才竞争,为了造就一批强有力的学科梯队后备力量,实现医院各学科持续发展,加强优秀中青年人才的培养,每个学科分别设1~4名后备人选和青年学术骨干人选,进行科学考评、动态管理,每四年为一周期,每两年进行一次考评,在临床培训、科研等方面实行一定的政策倾斜。同时,为培养在医疗、教学、科研等方面全面发展的高层次复合型临床医学人才,制定了医院青年临床人才培养计划(临床型博士后)实施方案,希望通过3~4年培养出综合性、复合型医学人才,为打造支撑医学发展的高水平临床医生、医学领导人才奠定基础。
拥有几十年历史的北医三院,积淀历久弥新的医院文化,充满朝气与活力。今年迎来了北医三院成立60年甲子周年庆,也恰逢宏景软件公司成立20周年,愿弱冠之年的宏景软件继续助力耳顺之年的北医三院,为建设“国家级医疗中心、高水平的疑难重症诊治中心、临床医学研究中心和医学人才培养基地”而努力奋斗!