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构建e-HR下的集约化人力资源管理 首钢京唐公司e-HR系统应用纪实

阅读次数: 日期:2018-11-13

首钢京唐钢铁联合有限责任公司(以下简称“首钢京唐公司”)为了办好2008年北京奥运会,由国家发改委正式批复首钢实施搬迁、结构调整和环境治理方案,同意首钢在河北唐山曹妃甸建设一个现代化的大型钢铁企业,现有在职员工约8000人。

开拓创新,人力资源管理的集约化
  • 33个部门、8000多人的考勤核算在1天内即可完成;
  • 800余人劳动合同续订和入档工作通过续订流程仅用了1周时间;
  • 生育津贴申报流程由原来每笔业务需要半小时缩短到几分钟。
首钢京唐公司与传统的钢铁企业管理模式大不相同,采用的集约化管理模式以扁平化的管理极大地精简了人员,提高了工作效率。整个公司只设一个人力资源部,不分设二级人力资源管理部门,将相邻或相近部门整合为一个区域,由人力资源部派驻2-3名专业人员负责。目前首钢京唐公司人力资源部从部长到基层派驻人员总共只有43人,而他们所负责的京唐公司人力资源管理系统中正式员工8000余人,协作单位员工20000余人,工资账套7个,奖金账套3个,社保账套8个,各类自定义报表50余张,人力资源管理实现了系统全覆盖。
首钢京唐公司实现高效人力资源管理的诀窍就是按照“扁平化、集中一贯制”的管理要求系统梳理、优化和重组了人力资源管理流程,配合管理转型和流程建设建立起高效的e-HR系统,走出了一条人力资源管理信息化的新道路。 

 

首钢京唐公司人力资源信息化建设历程
高端站位,在“纲”字上定坐标
首钢京唐公司的发展,总是与时代同轨。时代,犹如一位严苛的考官,将难题与挑战摆在公司面前。自搬迁至曹妃甸,京唐公司就以实现“四个一流”为目标,担负起建设最具世界影响力钢铁厂的使命。在“四个一流”目标中,“管理一流”的战略任务给人力资源管理工作者提出了新要求。但由于规模宏大、人员结构多元、部门分散等因素,公司运行初期在掌握数据和资料上往往“心有余而力不足”。
 举旗定向,纲举目张。“要在人力资源管理领域培育新动能”成为京唐公司管理升级势在必行的共识。采用集中统一的管理模式,若没有先进的信息平台作为支撑,人力资源管理工作的效率、效果、效益将无法体现,更无法为公司经营起到有力的支撑作用。
经过公司领导层从战略发展、管理要素、专业能力三个维度的考虑,反复讨论研究后决定与北京宏景世纪软件股份有限公司合作开发应用e-HR系统。按照公司提出的“简洁高效、集中全面、灵活统一”的总体目标,团队以“边设计、边实施、边应用”为原则,设计开发了涵盖基础信息、组织机构、人员管理、考勤管理、薪酬管理、保险管理、报表管理、自助平台等在内的7类模块,以最终实现人力资源数据集中统一、业务流程优化、管理运作高效、全员参与应用、决策支持直观准确、信息协同共享等目的。
现在,用人力资源部领导的话来说就是:“我们人力资源部各专业都是18000的概念”,如1名专员仅在1天内完成8000多人的工资计算和发放。这句话被称为是对开发e-HR系统、构建集约式人力资源管理模式最形象、最有趣的解释。

克难求进,在“融”字上做文章
“欲事立,须是心立。”项目开始不久,在传统业务模式和系统管理模式之间,合作双方就产生了分歧,思想观念的不统一成为项目实施过程中的第一大难关。
在项目推进会上,人力资源部领导的三个“必须”掷地有声:“对面临的挑战和困难必须有信心,必须统一思想、转变观念,合作双方必须从‘相加’到‘相融’过渡!”
越是爬陡坡、过大坎,越需要凝聚最为广泛的思想共识。合作双方的理解与融合成为打开系统建设成功之锁最关键的钥匙。项目实施过程中,双方高层领导多次召开专题会议,讨论京唐公司管理模式与其他企业的差异,使合作方深入理解公司集约化管理模式,并以此为出发点有效进行系统配置和开发。实施顾问与首钢京唐在每一个业务问题、技术难题上都反复沟通、研究和分析,确定了可行的具体设计方案。渐渐的,双方的摩擦越来越少,共识越来越多。一位负责该项目的京唐公司人力资源部领导不无感触地说,正是因为合作方的逐渐融入,才为我们共同开发项目奠定了坚实基础。
至系统上线时,团队共开发使用指标集85项、指标1500多个、代码类390个……值得一提的是,双方在项目实施中共同整理出数据文档40份,约100万字,为后续顺利实现知识转移做好了准备。

转变思维,在“变”字上求高效
探索的过程总是伴随着思维的转变。只有与时俱进,坚持创新,才能适应发展,促进发展。
201041日,考勤管理模块率先上线运行,而“网上签到”方式立刻受到了一致称赞。由于公司占地面积大,如果采用当时常见的考勤机来管理员工签到,就会出现不少员工从工作地点到考勤机刷卡路程较远、时间较长的现象。为此,一种简便快捷又能满足管理需求的考勤方式——“网上签到”便在京唐公司诞生了。在厂区内,任何有网络的地方都可完成签到操作。此法不仅节省了大量的考勤设备采购费用,同时也消除了考勤硬件设备的日常维护。为避免集中时间签到带来的系统压力过大,团队还从硬件、程序、环境、应用等多方面进行了优化,保证了系统顺畅运行。目前考勤核算实现了日清周结、月底核算的方式,目前全公司32个部门、8000多人的考勤结算均可在一天内完成。这种实时在线网上考勤模式相对于过去层层上报考勤表或者手工上传考勤机数据再进行处理的管理方式,不仅大大缩短了时间,提高了效率,而且人力资源部门可以随时查看出勤率,了解员工出勤情况。近期公司又计划通过应用系统提供的手机签到功能,通过VPN网络和手机客户端,对参加公司早调会人员实现手机签到,进一步提高工作效率,解决打卡和开会的矛盾。
随后,薪酬管理、保险管理、报表管理等模块也陆续上线。从系统设计开始,团队就一直坚持“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化、信息智能化”的理念,利用流程产生数据,减少人工干预,减轻业务人员工作量的同时,杜绝了因人的误操作因素造成的数据不准确。通过e-HR系统的流程表单,项目在上线时完成了45个流程的配置,保证了各项业务的流程规范、数据准确。随着系统应用范围扩大,京唐公司在原有系统业务基础上自行配置了劳动合同一键式续订、生育津贴一键式申报及发放等多个流程。系统和业务的完美结合极大地提高了工作效率,减轻了业务人员工作压力。同时,业务人员还可以根据管理需要非常便捷的调整或增加新的业务流程,保证系统与业务同步,流程根据业务需要更新。 

 

系统与业务完美结合之效果
目前,人力资源管理基础业务全部实现流程化,人力资源各业务之间相互关联,真正实现了人力资源管理的全部业务集成在一个信息平台中。这与过去企业中劳资是劳资,人事是人事,党务是党务,三大块业务相互分割,职能壁垒造成企业管理效率低下的模式完全不同。现在将几块业务全部通过信息化流程集中到e-HR系统中,管理人员分角色、分权限控制并完成业务处理,减少了基础信息录入的工作量,业务集成度增强的同时提高了效率。
绩效管理平台的建设有效促进和规范了专业技术人员的岗位履责工作,该平台由计划管理、日志管理和员工评价三部分组成,计划管理模块是实现“全员绩效管理”的第一步,由公司办公室将重点工作分解到各部门,通过系统发布给对应的牵头单位和责任单位。各项任务的牵头部门按照公司办公室要求的时间期限,完成所牵头任务的阶段工作情况分析,并通过系统进行反馈。工作日志是分析各岗位工作流程的有效手段,是记录分析个人工作内容的简单途径,通过信息系统实现了工作日志的填写与分析,目前已经成为提高岗位工作效率的有效手段。员工评价模块包括月度评价与年度综合评价,通过员工自评与各考核单元负责人结合员工工作实际和业绩表现,完成对员工的评价工作,系统可根据相关的权重和计算规则自动完成结果的计算,并能够将结果反馈给员工,帮助员工更加清晰地了解工作内容及能力提升、业绩提高的方向。通过绩效考核模块的应用切实促进了首钢京唐公司标准化管理工作的推进。

全面推进,在“深”字上见实效
先进的技术手段和现代化的管理理念从来都是相辅相成的,缺一不可。系统的价值在于使用,使用的前提是系统功能的完善。自e-HR系统上线运行以来,京唐公司人力资源部始终把系统和业务作为“车之两轮”,充分利用系统良好的扩展性和灵活的配置功能,持续改进和完善。近几年已经突破了人力资源专业领域,开发了通勤车管理等非人力资源专业管理流程,在应用广度和深度上不断加强。
基于e-HR信息化流程,业务管理人员能够对各项业务实时监控。例如:某一流程运行到某个节点,系统就会对相关岗位人员发出提醒,该人员登录系统或通过邮件即可点击链接,完成相关业务审批。e-HR系统还可将相关业务推送到智能手机、平板电脑等移动终端,业务人员可以方便快捷的进行业务处理,同时,相关主管领导也能通过移动设备接收信息,监督业务执行情况。
充分利用宏景系统具有的强大报表功能,根据工作需要,设计并实现了各种报表,所有报表通过自动取数、一键完成报表生成,还允许业务人员根据工作需要进行个性化的报表设计,效率提升了上百倍。
同时,通过开放自助平台提升了企业内部的沟通与交流,员工不仅可以通过自助平台便捷地查看各类管理制度、个人基础信息、出勤情况、各月薪酬、个税统计、在线提交日报、考核评价与考核结果查询等,还可以通过自助平台的意见箱给人力资源部门提意见,与人力资源部门互动。首钢京唐公司员工学历水平较高,因此自我管理意识较强,e-HR意见箱里经常看到这样那样的建议和问题,e-HR系统管理员每天都要查看员工意见,然后定期发送给相关管理部门和直接业务人员,不仅有利于提高企业管理效率,还能够调动员工的热情,增强员工凝聚力和忠诚度。
近期,公司还准备对系统进行版本升级,增加员工自助打印各类证明功能。升级后系统的移动应用功能将有很大提升,员工可以通过手机直接登录系统进行相关查询等操作。

与时俱进,在“云”字上寻突破
首钢京唐公司根据规定,每年开展基层领导班子及成员年度述职民主测评和党建工作民主测评工作,以前都采用纸质机读卡,计算机扫描读取数据的统计分析方式进行。每年除耗用大量纸张等办公用品外,后期数据扫描读取工作需要专人专项进行1~2周才能完成数据的汇集分析。工作量繁重、效率低一直困扰着人力资源部。在2016年度民主测评中,应用宏景云平台民主测评系统,约2000名员工对500多名领导人员进行了测评打分。整个测评过程顺畅便捷,将以往组织部门耗时3个月时间完成的工作缩短到1周左右完成,有效解决了以往民主测评工作耗时耗力的问题,测评结果即时生成,效率显著提升。
应用宏景云平台操作便捷,安全可靠,具有不受时间、地点约束的特性,组织者可以随时随地进行在线测评工作。参与民主测评者只要“扫一扫”、“点一点”,便可轻松在手机上实现人员评价。利用系统强大的数据实时自动归集分析功能,基于对测评指标数据的分析,有针对性地提出指导意见,既有助于为团队建设提供依据,又有助于自我认识提升及发展,更有助于管理者的工作开展。在2016年成功应用的基础上,2017年再度应用宏景云平台做领导干部测评,效果更加明显,仅花费2个工作日就完成了领导干部的测评。
宏景云民主测评系统突破以往模式,创新民主测评手段,提升效率,民主测评结果更真实更有效。

同舟共济,
HR信息化建设经验
我们认为人力资源信息化是一项复杂的系统工程,无论是在项目的实施过程中,还是在后续的维护升级过程中,客户和供应商都必须要同舟共济,通力合作,才能保证人力资源系统能够发挥到:
1.信息化建设要以各级人员思想的统一为基础。信息化建设需要得到业务人员的理解、各级领导的支持,而且项目甲乙双方也可能存在分歧和争执,因此达成思想统一非常重要。思想统一就是要改变传统思维方式,就是要沟通、交流,打破思维定势。
2.系统建设要根据业务现状和需求制定有效的解决方案。在需求调查阶段,项目建设各方都有非常高的需求,但一旦落到现实要进一步明确项目需求、项目边界。因此,首钢京唐公司一开始就明确了一期项目目标:满足现有业务需求,构建人力资源业务流程体系,提升人力资源管理效率。
3.双方理解与合作是系统建设成功的关键。因为首钢京唐公司的管理模式与其他企业差异很大,如果不能深入理解首钢京唐集约化的管理模式,那么就不能有效完成系统配置和开发。实施顾问必须融入进来,理解客户的每一个业务细节。宏景软件的顾问在与首钢京唐公司的合作过程中,不仅学习和理解了京唐公司人力资源管理模式,而且对所有细节都进行了深入沟通,在充分理解的基础上提出可行的具体实施方案。我们认为宏景软件的实施顾问在这方面做得非常好,是人力资源系统供应商的楷模。