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北京卫星制造厂有限公司:宏景HCM系统助力航天企业人力资源管理创新变革

阅读次数: 日期:2018-11-13

宁省卫计委将于2018年起实施新一轮改善医疗服务行动计划,普及三甲医院预约精确到1小时,医疗机构要建立预
北京卫星制造厂有限公司成立于1958年,隶属于中国航天科技集团公司第五研究院,是从事空间飞行器制造的国家高新技术企业,员工近2000人。

一、企业人力资源管理创新变革的挑战
近年来伴随着国有企业军民融合转型发展步伐的加快和内外部环境的变化,我司在航天技术应用领域不断实现跨越式发展,宇航任务量呈井喷式增长。企业的快速发展使传统管理方式的弊端日益凸显,因此迫切需要进行人力资源管理体系的变革和创新。为了甄别、激励和保留骨干员工,我司开展了基于胜任素质模型的任职资格体系建设,形成了一套能根据技术部门、制造中心需要而进行灵活调整的岗位任职资格要求与评价标准,合理规划了员工职业发展路线。
但我司这套基于胜任素质模型的任职资格体系建设及其落地给企业的人力资源管理带来了巨大的挑战,特别是体系的建设过程中会有大量的评估工作,同时会产生大量的评估信息,如何有效的维护与管理评估过程中带来的大量数据,保证大量评估信息的完整性和一致性,提高整个体系建立、处理、维护和传递的工作效率,以及后续及时完成对评估数据的分析、评估结果沟通和充分反馈等工作,通过传统的人工管理数据方法几乎不可能实现。同时,由于企业严格控制人员的增长,为了应对人力资源人员变动和精简,降低传统Excel计算工资所带来的各种风险,以及整体提升人力资源服务的质量和效率,解决各种报表带来的困恼等因素,我司决定采用人力资源信息化的手段来帮助解决人力资源业务的需要,实现人力资源管理的提质增效,并最终决定与宏景软件合作。借助宏景e-HR人力资源管理系统,有效的解决了人力资源管理变革工作中的难点与障碍,使人力资源管理过程中的不同角色和业务场景得到了有效地整合和再现,为组织、岗位、人员信息以及人事流程、考勤、薪酬、保险、劳动合同等人力资源业务提供了信息化支撑,实现了精细化、专业化、流程化的调配、考核、培训、薪酬等工作的业务协同和高效管理,促进人力资源专业化管理水平不断提升,满足了公司人力资源管理改革创新的需要。

二、人力资源管理变革中
e-HR系统的建设和应用
打造平台,助推任职资格标准的建立
为了配合和适应企业快速发展的战略要求,在人员规模严格控制在“零增长”的要求下,激活人才存量活力,优化人才结构,建立符合航天制造企业特点的评价与激励机制成为人力资源管理实现企业战略的重要手段。任职资格标准的建立不仅可以帮助企业识别员工能力短板,有针对性地提升员工的个人能力和组织能力,也可以帮助员工对自己的职业发展能力做出检查、评估和总结,助其了解企业对个人能力提升的需求,明确发展方向,有效提升员工个人能力,加快队伍成长速度。目前,公司已形成了由核心素质、通用素质、专业素质组成的素质库,并在此基础上形成任职资格模型。通用素质、核心素质满足了岗位基本能力需要,专业素质以研制生产为核心,针对研制样品、产品、商品的不同特性进行精准化匹配,保证了研发生产过程的连贯、高效。
任职资格体系的建立不仅为员工建立起了职业发展通道,也实现了企业对员工能力的评估。部门领导和班组长通过能力素质测评,指出员工能力短板,制定培养计划,给予培训支持;员工也可在这个过程中通过测评和各级领导的反馈,清醒地认识到自己的缺陷和差距,对自己的职业发展和能力提升做出客观的安排。宏景e-HR系统的建立大大减少了数据维护与管理的工作量,提高了评估、信息传递和处理以及后续对评估数据分析、评估结果反馈的效率。通过将能力素质指标、评价标度、素质体系、素质分析写入宏景e-HR系统(如图1、图2所示),以及对管理权限的分解、工作流的引入使得各级管理者和员工可以随时随地登录系统进行浏览和操作,系统分担了更多事务性工作和数据处理工作,员工、部门经理和人力资源管理者能够迅速对评估结果进行反馈,并通过规范的流程进行申诉或者驳回处理。 

 

能力素质模型 

 

能力素质标度
资格认证过程中,认证委员会、部门领导、班组长依据任职资格模型、任职资格管理办法有针对性地指出员工能力长短板,指导员工参加培训及相关锻炼。为了规避主观性因素带来的偏差,借助宏景e-HR系统实现了360度的全方位素质评估,有效规避了个体因素和主观性因素带来的偏差,评估结果不会因少数人的因素而影响公平性。通过线上打分、线上分析、线上反馈,极大地提高了工作效率(参见图3)。员工能力素质雷达图(参见图4)以雷达图的形式展现了企业对员工全方位能力素质指标的要求和期望,同时也展现了该员工的实际能力,长处与短板一目了然,分析全面,完整、清晰且直观。员工也可以清晰地看到自己与近期、中期、长期的发展方向及每个阶段的具体发展要求存在的差距,积极做好专业技能的积累,参与的积极性和主动性大幅提高。 

 

员工能力素质线上评估 

 

员工能力素质雷达图
三、管理系统化,有效提升企业人力资源管理效能

1.
数据详实,流程触发,助力薪酬福利计算自动化
由于历史的因素,我们企业的薪酬福利体系非常复杂,首先员工的薪酬项目比较多,而且很多薪酬项又由比较多的因素共同来决定。图5所示就是我们众多项目中的一个薪资项——基本工资的决定因素,其中一个三级影响因子:岗位责任分数就需要由岗位系数、岗位等级和岗位档次三个因素来决定。在采用宏景系统前,我们用Excel文件来处理,只要一个因素变了,整个Excel表都需要更新,不仅工作量大,而且极易出错。 

 

基本工资的构成
我司部门较多,为遵守公司薪酬保密制度,每月下发各部门薪酬总额时,在采用宏景e-HR系统前,需手动建立多个薪酬文件,并通过内网逐个发送,不仅效率较低,而且容易发生薪酬错漏的情况。同时,因公司的薪酬体系非常庞大、异常复杂,核算数据较多,每年在年初和年中入职人员较多时,花费较长时间进行核定,使入职员工当月薪酬不能及时兑现,并且通过纸质材料将员工入离职信息传递给薪酬岗位易出现处理周期过长的现象,容易耽误薪酬的及时增减等。
在宏景e-HR系统的实施过程中,我们与宏景的实施顾问一起,花费了大量的时间和精力,对我们复杂庞大的薪资体系进行了梳理、提炼和整合,通过宏景系统的公式设置,将所有的薪资项目全部配置到了系统中,实现了自动化计算。宏景e-HR系统上线使用后,将详实准确的数据以规范统一的标准输入到宏景e-HR系统中,并借助业务流程实现了数据的及时、准确以及全面的维护更新,避免线下数据传递、汇总、录入的时间周期过长、易出现误差的弊端。目前,人力资源信息基本处于实时更新的状态,每天都有大量的数据进行维护更新,数据基础达到了支撑企业薪酬管理的需要,通过建立部门薪酬账户,及时了解本部门薪酬额度变化情况,便于部门统筹规划,极大地提高了工作效率和准确性。各部门领导可随时登录系统,自行查看本部门薪酬总额及当前发放情况,也便于对部门的薪酬进行统筹策划,实现了薪酬实时动态的监测和管理。
借助员工入离职、调转、退休等异动审批流程与薪酬系统接轨,审批完成后自动触发,使薪酬核算和发放工作更加准确及时。以员工入职为例,在宏景e-HR系统中录入个人信息,经过员工管理岗位核准后,会自动通过系统提醒给薪酬管理岗位,并借助系统自动寻找与薪酬相关的人员信息,进行核算,确保新员工薪酬及时发放,有效地避免了以前手动操作时常会发生的错误。同时每一次薪酬情况发生变动,包括核定、提交、审核等等动作,都可以将薪资异动信息自动存档,保留历史记录。
在使用宏景e-HR系统前,为了避免由于保险、年金的漏缴、多缴和错缴给公司及员工带来损失,公司每个月都要对所有人员的社会保险、企业年金信息进行一一更新维护,常常要维护5个以上的文件信息,不仅繁琐,还容易出错。目前,借助宏景e-HR系统,实现了保险、年金的每个月核算确认,并与社保机构、银行的缴费信息进行对比确认,确保了保险年金月度缴费信息的准确性,有效避免了漏缴、多缴等问题的出现,以维护单位及员工的权益。
为进一步提升业务协同水平,宏景e-HR系统纳入考勤月报填报审批功能,先由部门办事员每月在系统中生成月度考勤表,然后自动触发给部门领导,并在其工作台面上出现业务代办提醒,部门领导点击即可处理业务。为确保考勤数据的准确性,系统设置了自动控制机制,规避了误批、漏报、多报的风险,既提高了员工满意度,也大大提高了业务办理的及时性和准确性。

2.
数据共享,有效提升工作效率和员工满意度
我司的业务特点是科研兼制造加工,各类用工近2000人,采用宏景e-HR系统前,人力资源处经常人头攒动,员工需要查询和办理个人业务:如医保定点医院变更、开具收入证明和银行卡变更、人事用章申请等个人业务的申请和查询均需要员工到人力资源处现场来进行,造成了时间的浪费。(参见图6 

 

员工自助业务申请线上化
信息化系统在处理日常重复性劳动方面更具有明显的优势,这些工作占据了日常大量的工作时间,通过把这些简单、重复、工作量大的工作利用e-HR系统进行处理,员工自助申请、领导线上审批,实现了“不见面审批”,提高效率、方便职工,既减少了工作量,又提高了工作效率,得到员工的一致好评,大大地提高了员工满意度。

3.
流程设计,协同管理,提升人力资源管理效率
通过宏景e-HR系统的实施,规范优化了人力资源管理体系的业务流程,将涉及到员工的入职、离职、调转、借调、合同的签订、续签、因私出国(境)审批、定密、变更密级和脱密等业务流程写入e-HR系统,实现业务联动,每个流程结束,系统会自动更新信息,并触发给相关业务管理岗位做相应处理,并将相关审批流程存档入库,以备需要时打印输出。宏景e-HR系统以管理职责为依据,按照条线结合的方式,授权不同部门负责维护不同的信息,比如,党务办公室负责政治面貌以及党政职务信息维护,保密处负责涉密等级信息维护,教育培训岗位负责教育学历信息的维护,形成了高效的人力资源管理体系。例如图7为部门间的调转流程,我们把部门的调转和密级的变更融合在一起,通过一个流程,实现了多部门工作的协同管理和配合,提升了企业整个管理的效率。宏景系统的后台报表、表单输出、打印也给我们的工作带来了很大的便利。对于像因私出入境管理等流程,一般会附带很多其它的表单。各级领导在审批前台只会看到审批表单,根据领导需要再查阅后边附带的其它表单,大大提升了领导的体验感和审批效率。 

 

7 部门间调转流程
通过宏景e-HR系统的流程监控功能,我们人力资源管理人员可以及时管理和监控所有业务流程的执行情况,而员工对自己发起的流程也可以通过自助平台及时了解到流程的进展,并根据需要采取相应的措施。 

 

8 流程监控平台

4.
任务提醒,确保工作万无一失
人力资源管理工作需要严格遵守国家政策,规避用工风险。加之公司属于涉密单位,需要对员工出境进行严格管理。因此,宏景e-HR系统根据业务需要设置了大量的预警条件。(参见图9 

 

预警提示界面
人力资源处可随时监控系统内的所有数据,一旦出现相关情况触发预警,相关业务人员即可根据预警提示进行处理,比如,实现了对劳动合同到期预警提示、员工兼职借调以及返聘到期预警提示和员工因私出国管理等。系统的上线使用,改变了工作人员以及员工的工作模式,将以往需要人为发现或被动应对的工作转变为依靠技术实现主动处理的模式,大大提高了工作效率,让人力资源管理人员能够摆脱日常琐碎的事务性工作,将更多的精力投入到更有成效的战略性工作中。