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中国水利水电第八工程局有限公司:信息化助力人力资源生态链建设

阅读次数: 日期:2018-11-13

中国水利水电第八工程局有限公司是集设计、施工、科研、制造、安装为一体,具有对外经济贸易权的水利水电工程施工承包特级资质的国有大型企业。目前公司有正式职工一万一千多人,派遣劳务两千多人,离退休人员八千多人,人员主要分布在20多个国家,80多个项目上。

一、企业人力资源面临的挑战和转型
建筑行业有着鲜明的行业特点:员工多、人员流动性大、用工形式复杂、队伍不稳定。作为以项目为主的企业,我们的人才队伍建设应该以项目为主,而项目具有特殊的周期性和流动性,一个项目做完了,马上要转战新的地区,甚至新的国家,这样的流动性会给人才队伍建设带来较大的挑战。
另外,作为一个传统的老牌国企,有着较为沉重的历史包袱,很多老员工学历比较低,文化程度不高,又难以对他们进行淘汰和置换。此外,还有不少离退休人员,也需要我们提供管理和服务。
然而,我们的人力资源团队人员有限,专职人员不到70人,加上兼职才150人左右,需要负责分布于20多个国家和国内很多地域,包括离退休和劳务派遣人员在内的所有人力资源管理工作。那么如何减轻繁杂的日常事务性工作,提升企业人力资源的管理水平和效能,是我们长期以来面临的严重挑战。
“树欲静而风不止”,虽然我们的人力资源管理人员人少事多,但是随着市场竞争的加剧,企业面临着越来越多的挑战,为了适应市场和企业的要求,我们开始了人力资源管理的转型之旅。人力资源的管理定位,需要从原来的管理和控制型角色,转变为提供增值服务的战略伙伴,人力资源的所有服务活动要为企业和员工创造价值,全面提升人力资源管理水平。为此,我们开始打造全方位的人力资源管理生态链,从选、育、用、留等诸方面进行全方位改革。通过招聘、调配、培训、考核、奖惩、薪酬福利等一系列管理活动,来激励各类人员的积极性和创造性,从而达到人适其事、人尽其才、开发潜能、奖勤罚懒的目的。
但转型所带来的巨大工作量,以及我们公司员工多、人员构成复杂、地域广、流动性高、人力资源管理人员少等实际问题,均制约着管理转型的有效实施。为此,我们选择通过信息化作为解决难题、实现转型的突破口。

二、信息化助力转型,全面提升
HR管理效能
为了有效提升人力资源管理的效率,早在2002年,我们就开展了人力资源管理信息化的尝试,但当时选择的供应商和系统并不符合我们的管理需要,特别是在启动人力资源管理转型之后,存在的问题就更加凸显出来,人力资源信息化成为了我们的短板,是妨碍人力资源转型的主要障碍之一。痛定思痛,2012年我们决定重新选择人力资源管理软件供应商,希望选取一套成熟的、口碑良好的、且符合公司业务需求的e-HR系统解决方案,作为我公司的人力资源全方位管理平台。
在选型过程中,宏景软件以其良好的口碑、优秀的服务、稳定的质量、丰富的经验及全面的功能在多家供应商中脱颖而出,最终我们携手成功,建立了长期的合作关系。
我们的人力资源信息化建设聚焦于人力资源生态链,秉承以终为始的原则,建设过程一步一个脚印。在成功实施了在职人员管理的基础上,不断拓展应用,逐步提升了人力资源的管理水平。为了解决较为复杂、耗时较多的离退休人员社保管理,我们于2013年实施了离退休人员的社保管理应用;为了有效辅助企业管理人员进行数字化决策,2014年又实施了领导决策支持系统;为了提升各级管理人员和员工的应用体验,2015年我们全面采用了宏景的手机APP;为了有效提升民主测评工作效率、降低工作量、节约管理成本,2017年我们开始测试并使用了宏景云平台。一路走来,宏景软件的专业人员深刻理解了我们企业的特点和需求,对我公司人力资源管理体系的建立及转型发展起到了关键性辅助作用。
20127月开始,通过宏景e-HR系统建设了组织机构管理、员工基础信息管理、人事异动、合同管理、报表管理、保险管理、工资管理、人资分析、培训管理、招聘管理、绩效管理、员工自助查询及与门户管理集成等业务,全面提升了水电八局人力资源的管理效能。 

 

图一、项目初期范围
我们公司的组织管理比较复杂,包括职能部门、事业部、板块公司、专业公司、后线单位、子公司、区域公司、直管项目等多种形式。全公司共管辖了400多个单位,1700多个项目/部门。在项目的实施过程中,首先通过系统对组织进行了统一的数字化管理,有效保证了组织数据的及时性和规范性,为全公司数据的统一标准、统一口径提供了有效保证。 

 

图二、组织机构管理一瞥
在组织管理规范化、系统化的基础上,我们建立了390多个人员指标和20多个单位指标的人力资源管理指标体系,包含了员工的基本信息、学历信息、职务信息、工作经历、合同信息等基础数据,形成了比较全面的人员画像。实现了对一万多在职员工,以及大量劳务、离退休人员和离职员工信息的查询、统计分析、花名册及各类员工登记表的输出,实现了HR信息化的一站式管理。 

 

图三、人力资源管理指标体系
规范的信息体系使我们的人力资源信息化管理有了统一的标准和共同的语言,保证了数据的一致性和全面性,为下一步人力资源管理的分析提供了一个比较好的基础。同时针对企业员工分布广、流动性大的特点,我们在系统中上传了员工的照片,通过“照片墙”可以看相识人”,有效地拉近了员工之间的距离,避免了由于长期不在一起工作,见面时可能认不清人、叫不出姓名或者似曾相识带来的尴尬。 

图四、通过照片墙,看相识人”
宏景软件还根据国企的特点和需求,为我们做了很多针对国企的配置应用,如与中组部编辑器3.0干部任免业务的接口等,这些应用进一步协助我们企业降低了劳动强度,提升了工作效率。 

 

图五、干部任免管理
为了规范人力资源管理行为,提高工作效率,我们还实现了员工入、转、调、离、劳动合同的签订和续签,以及薪资福利的系统化和流程化处理。通过表单化的流程管理,规范了人力资源管理的主要环节,且所有的操作均在系统中有记录,减少了不规范的行为,降低了企业运营的风险。 

 

图六、表单化的流程管理
人力资源生态链建设当然离不开招聘、培训和绩效管理。通过这些模块的实施和使用,我们实现了从招聘开始,到员工进入公司后的整个职业生涯管理。将员工的个人信息、工作经历、教育背景和个人在企业里的发展、绩效表现有效的关联起来,全方位的展示了员工能力、表现及需要提升的短板等,为个人及团队能力的提升打下了较好基础。 

 

图七、招聘管理
员工自助、经理自助和手机APP的广泛使用,使得经理和员工可以更方便地参与到人力资源管理中来,在授权范围内查看企业规章制度、组织结构、个人当月及历史薪资情况、个人考勤休假情况、内部培训课程等,同时能够在线完成请假/休假业务的申请与审批,在线完成绩效评估与反馈等工作。不仅提升了经理和员工的满意度,同时也大幅度降低了人力资源管理人员的工作负荷,使得我们在人员非常缺乏的条件下,也能为企业和员工提供比以往更优质的服务,顺利地推进了人力资源管理的转型和人力资源生态链的建设。 

 

图八、培训管理
依托人力资源信息系统搭建起的人力资源主数据平台,我们还建立了企业的数据总线,将数据下发到需要用到组织架构和人员信息的其他系统,通过技术手段,自动实现不同系统之间的数据交换,不仅大大降低了不同系统分别录入数据所带来的巨大工作量,更有价值的是保证了整个公司人力资源数据的一致性和规范性,有效解决了原来由不同部门和不同条线产生的数据和报表,由于口径不一、数据不一致所带来的数据误差原因的查找、手工调整和匹配数据、以及相关部门的质疑等问题,效果非常显著。 

图九、数据同步接口
系统的建设不仅是为了实现人力资源信息的管理,更重要的是通过规范、完整的信息链为领导进行决策时提供科学的依据,为此,我们建立了领导决策支持系统。基于人员的类别、团队和分公司等多个维度,对人员结构、人员信息、领导班子、关键人才、离职情况等进行分类和综合分析。目前,领导决策支持系统已经向三级班子开放,三级班子成员可以通过系统查看和分析本部门人力资源的详细数据。同时,我们也准备开放给部门经理,可以让部门经理看到自己团队人员的情况,并做出必要的分析,以帮助他们提升整个团队的能力。后面还考虑逐步把绩效考核和培训等功能进一步开放给直线经理,真正地把直线经理纳入到整个管理体系中。 

 

图十、领导决策支持系统
我们现在已经开始基于宏景e-HR系统做两级共享服务中心的建设,准备将人力资源的所有业务都放在两级共享服务中心完成。对于建立人力资源共享服务中心而言,信息系统是必备且非常有效的工具。根据目前的分析和理解,我们认为宏景e-HR系统应该能较好地支撑起共享服务中心的建设和运营。

三、干部民主测评入
云端
干部民主测评是国有企业从严管理干部、有效实施干部监督机制的一项常态工作。目的是推进领导班子和干部队伍建设,客观、公正地评价干部的政治业务素质、领导能力和履行职责情况。为了加强对干部的管理与监督、激励与约束,每年2-3月份,水电八局党委要对500多名直管干部进行来自上级、平级、下级的多维度(360)评价。
水电八局民主测评方式经历了纸质手工汇总、专用设备电脑汇总、纸质扫描电脑汇总、无纸化云计算四个阶段。在纸质手工汇总阶段,每年要打印成千上万份测评表,还要组织上百人参与具体指标的汇总工作;在专用设备电脑汇总阶段,专用设备是几十个半块砖头大小的接收器,看似实现了无纸化测评,但需要在测评现场为每一位参评者发放一个专用接收器,于是工作人员要提着两个30寸的拖箱转战各个测评现场,特别是在外地的单位,工作人员得拖着三四个行李奔波;在纸质扫描电脑汇总阶段,仍然需要打印成千上万份测评表,唯一的好处是通过价格不菲的高速扫描仪,经电脑识别扫描文件后汇总,但当参评者并未按要求填涂时,电脑便识别不出来,很多时候不得不进行大量的人工识别。前面三个阶段,工作繁琐而重复,可谓不堪回首,想想不是累,而是“泪”。
为了有效的解决前三个阶段的问题,提升民主测评工作的效率,降低工作量和成本,我们采用了基于宏景云的云测评工具。在2018年水电八局工作会上,参会代表们发现,以前手上厚厚一沓的测评表简化成了一个“二维码”,用微信“扫一扫”功能,测评任务就能全程在手机上操作完成,真正意义上实现了“纸上”到“指尖上”的测评方式转变。通过宏景云平台,测评结果由系统自动汇总生成,省去繁琐复杂的人工数据汇总,缩短了工作时间,提高了工作效率。
大数据、云计算乃大势所趋,时代洪流。采用云平台测评,不仅是顺应科技发展,更是响应十九大的绿色发展理念,创新民主测评的形式。同时,测评结果和参评率可控。以往做测评总有人走极端,会出现个别恶意的测评打分,云平台提供了去掉最高分、最低分的功能,同时设计了控制不认真作答功能,可以在评价前就避免“应付式评分”、“一勾到底”等现象,测评结果更加客观公正。而且,采用云平台测评可以有效监控和保证投票率,系统能随时提供各单位部门的投票情况,保证了100%的投票率。
对于采用云平台有顾虑的公司而言,安全性是一个重要的考虑因素,宏景云平台实现了真正意义上的无记名投票。宏景云平台不采集、不跟踪任何个人信息,并且二维码随机生成、随机发放,评价设备为代表的手机,评价人无从追溯。而且评价人在系统中输入意见与建议,没有手工书写的笔迹留痕,可以更加放心地表达意见。相对以往纸质的方式,收集到的代表意见更多、更有针对性。
宏景云平台是一个开放的平台,用户可以根据自己的需求设计测评的指标、权重、分值及测评对象、测评主体,不需要软件公司介入,就如Excel一般应用自如。水电八局民主测评任务有领导班子和领导人员测评、选人用人和新提拔干部(一报告两评议)民主评议、直管干部考核等多项任务,本来要形成多个“二维码”,后来将测评主体调整一致后,一个二维码就集中了五项测评任务,在测评会上,代表们手上只有一页纸的操作说明及一个二维码。 

图十一、民主测评项目一览
水电八局在2018年的民主测评中还只是应用于一小部分员工,由于这种方法方便、易于管理和操作、有效保证了投票人员的匿名性,受到基层职工群众的普遍欢迎,提高了参与度,改变了以往二级单位与项目存在的时空距离所导致难以开展考核测评工作的困局,目前人力资源部正准备将这种方法全面推广到二级单位。
 
四、小结
我们认为信息化为人力资源管理工作的转型带来了很高的价值,不仅大大提高了工作效率,更有效提升了人力资源管理效能。通过员工自助,改善了员工的体验,提升了工作的透明度和向员工反馈的及时性,提高了员工的满意度;通过人力资源生态链的建设,全方位管理员工在企业内的职业生涯信息,无论对于企业管理人员,还是员工本人都提供了基于事实的依据,明确了改进的方向;同时由于有了统一的平台和相对齐全、规范的数据,给公司和各级领导提供了人力资源分析的基础,通过图表的展现和数据的分析,使得管理人员能够直观形象的从结构、数量、质量的变化以及各类人员的分布情况等多个维度进行综合分析,提升了企业领导做人事决策的科学性;基于云的干部民主测评,保证了参评员工的匿名性,让员工更敢讲真话、实话,提升了干部民主测评的有效性,同时又大幅度提升了工作效率和正确性,起到了事半功倍的效果。