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北京市政集团 通过e-HR实现降负提效,助力科学决策之术

阅读次数: 日期:2018-10-30

北京市政建设集团有限责任公司(简称“北京市政集团”)是一家面向全国性的市政建设企业,年产值200亿元左右,下属有17家单位,员工6000余人,退休人员11000多人。
 
 
一、   北京市政集团人力资源信息化历程
 
北京市政集团的人力资源信息化工作,先后经历了“数据电子化——业务平台化——应用云端化、移动化”三个不同时期的演化过程。
数据电子化阶段(2010-2012年)
2010年,北京市政集团在集团公司法人范围内统一推行了人力资源信息化。当时我们采购了一个单机版的软件,但是由于该系统不能交互处理数据业务,业务和信息化系统不能有机结合,造成了两张皮的现象,导致数据不能及时维护、更新等问题。2011年,我们针对单机版存在的问题进行了反思,并对集团人力资源信息化的需求和特点进行了深入探讨,比如我们作业量大、业务人员少、人员素质参差不齐,还有人员信息分散、查询统计费时费力等等现象;因此明确了人力资源信息化项目的第一目标:打造“三级化业务操作平台”,满足集团、公司、项目三个层面的需求,让业务与信息化有机统一,实现降负提效。通过招投标,宏景软件从众多的系统供应商中脱颖而出,双方签订战略合作协议,共同推进北京市政集团人力资源管理信息化工作。 
业务平台化阶段(2012年底 – 2016年)
20127月至2013年年底,经过1年零3个月的时间,实现了系统建设的主要目标。实施上线了组织机构、员工信息、统计报表、绩效考核、员工自助、教育培训、薪酬管理、社会保险、劳动合同、考勤休假、异动管理、招聘管理、领导决策等业务模块。 

 

图一、北京市政集团人力资源信息化项目计划

经过几年的应用和实践,有效实现了“三级化业务平台”的管理目标,使北京市政集团人力资源工作迈上了一个新台阶。
应用云端化、移动化阶段(2016年开始):
我们早在20164月就启动了云应用,通过使用宏景云评估,对集团公司总部一般管理人员进行领导力评估,取得了较好效果。因此在20183月,集团正式使用宏景云测评对7家下属单位开展了2017年度企业负责人民主测评,并取得了令人满意的结果。
移动应用可以不受时间和地点的制约,应用方便高效,能较好地提升员工体验。在采用云端应用的同时,我们的e-HR系统移动应用也正式上线。经过短短几个月,集团6000余名员工中,已有5000人使用了移动应用。
 
二、   HR信息化效果:降负提效、管理水平提升


(一)流程统一,提升业务质量
 
北京市政集团从事人力资源管理的业务人员大部分在基层一线,一人多岗现象非常普遍,更有许多系统操作人员需要跨专业、跨系统从事相关业务处理。另外,各单位业务处理流程不一样,部室职责分工也存在差异。在实施信息系统之前,一些业务工作处理周期长,还经常因为质量不符合要求而返工,造成人力的浪费。通过信息系统的上线运行,对原有的人员调配、入离职、劳动合同、社会保险、培训管理、资格证书管理和用印管理等工作流程进行了统一和规范。通过系统的任务提醒功能,大部分业务都能顺利完成,有效地避免了以往由于工作繁忙和个人疏忽而造成工作不到位的现象。现在每天进入e-HR系统,通过系统办理人力资源的各项业务,已经成为人力资源从业者的工作习惯。
信息系统的持续应用,大幅度降低对人力资源从业人员经验的要求。现在人力资源部门新入职的人员通过简单的入职培训,以系统为指引,就可以完成以前需要多年工作经验的人员才能完成的业务处理,整体效率大幅度提升,工作质量也大幅度提高。  

 

图二、北京市政集团e-HR系统应用概览
(二)准确数据为基础,提升企业决策水平
 
有了比较准确和实时的数据基础,就能实现快速和高效的企业决策。以薪酬调整为例:信息系统上线之前,需要将方案分发给各单位,各单位套标测算后再报上来,对于一些特殊情况很不容易掌握,如果测算数据不理想,还需要再次重复测算。如此往复,消耗大量的人力、物力和时间,准确性还不理想。系统上线后,直接将方案通过信息系统套标,人均增幅、整体增幅、不同人群增长情况,工资总额、最高增幅和最低增幅、上年同期对比以及上月环比增长,各类数据一应俱全。既提高了准确性,也提高了效率,同时还避免了以往进行各种方案测算时引起相关人员的思想波动问题。
再如企业人力资源配置及教育培训工作的决策部署。以前,系统上线之前,主要依靠层层上报人员需求,最后汇总形成集团公司总体人员需求。由于每个单位只表达自己理想需求数量,结果导致统计需求数量大大超出实际需要。另外,也存在专业不均衡、人员素质要求偏低等现象,与集团公司整体业务拓展、专业人才均衡布局、人才储备要求以及企业长期稳定发展等方面都存在较大差距。系统上线以后,现有人员状况、岗位分布情况等一目了然。整体需求通过与系统进行对比和分析,就能明确知道哪些专业人才需要引进,哪些专业人才需要培养,哪些专业人才需要提前储备。能够高效且较为合理的确定年度招聘计划和人才培养、培训计划,使得人员供给较为平稳,为生产经营工作更加顺畅提供了支持。这方面,北京市政集团在适度配置小专业技术人员、加大建造师、职称晋升等方面,有的放矢,精准发力,在提升工作效果方面发挥了很大的作用。
 
(三)借助系统报表,破解人力资源工作痛点
 
作为国有企业,统计报表工作较为繁重,比如对统计局是一套表格,对人力资源和社会保障局是一套表格,对企业内部管理又是另外一套表格。报表需统计的数据有些需要包含离退休员工,有些只需要在职员工,从内容上,有人员流动的、有薪酬统计及抽样调查的、有培训的、有人员现状的,关键是各个表格之间还有纷繁复杂的对应关系。系统上线前,人力资源从业人员需要手工维护一大堆台账和表格,用于辅助做这些表格。要是没有几年工作经验,很多指标都弄不清楚,更何况对应的关联关系。因此,当时做统计报表的人员不仅要能力强、逻辑清晰,还要工作仔细又特别踏实可靠,所以做各种统计报表就成了一项高技术含量的活,没有多年的经验积累很难胜任。即使这样,也经常会出现同一个部门报出去的同一时点数据不一致的现象。统计报表的准确性和及时性要求,一直是人力资源统计工作非常头疼的问题。在系统实施初期,我们认为如果能拿出这样一款工具,降低下属单位报表的填报难度,让他们感受到信息系统的优势,那么未来在信息化的推广上,阻力会变得小很多。另外,报表模块和人员信息库息息相关,也会反向带动下属单位从业人员积极维护人力资源信息数据。
采用宏景e-HR系统,信息系统中的数据可以顺利实现各类数据的统一,而且是实时动态统一。整个数据可以满足对统计局、人事局、街道、交通委的各种企业统计报表工作需要,只要把常规的表格按照要求嵌入到系统中,每次需要做的就是一键实现提取和上报即可。现在系统中共设计和使用的日常表格有30多张,包括了劳动月报、102年报、人社局人才年报、劳动合同季报和年报、培训报表等等。还有工资总额的清算和预算表也可以通过e-HR报表管理功能来实现上报与汇总。图三就是我们的102年报,和报给统计局的数据指标代码、顺序完全相同,表中设置了校验公式,如果校验不成功,就不能上报。 

 

 

图三、内设数据校验功能的102年报


目前我们下属各单位的操作流程非常简单,基层单位就是报表取数、报表编辑、报表校验,然后上报就可以了,总部在采集到下属单位的报表之后,直接汇总,进行报表编辑,再上报归档就完成了。
公司内部需要的相应登记表功能,通过图四可以看到,左侧这一列,我们在系统中将很多常用的表单,比如干部履历表、任免审批表、职工信息登记表、工资台账、劳动合同书等,都做出了模板,在相应的信息位置,设置上关联,就可以立即生成所需要的表单。比如图中的劳动合同书,工作单位、姓名、签订日期,以及合同中的岗位、合同期限、职工信息等,都是由系统直接提取数据,然后进行打印就可以直接生成。 

 

图四、系统登记表一瞥

 
(四)解决人才发展瓶颈,助推人才培养

        人才管理与培养工作,不仅仅是人力资源系统业务部门的工作,也是全体职能部室共同参与的一项工作。人力资源信息系统上线之前,各业务系统人员数量,自己都不清楚,更谈不上精心培养,许多的工作停留在表面上。人力资源信息系统上线以后,清楚的将各类员工按照业务专业系统进行划分。横向到边,纵向到底。每个人都有自己专业系统归属。各业务系统均清晰的掌握自身队伍的人员总量、单位分布、人员素质情况。在此基础上,各业务部室不再是眼前雾茫茫一片,通过系统非常清楚的掌握队伍整体上存在哪些问题,比如哪个单位、哪些岗位比较薄弱,哪些单位人员能力素质偏低,需要加大指导培训力度。为此,各职能部室解决了如何下手、何处下手进行人才培养的问题,更愿意参与到本业务系统人才培养过程中来。整体上对集团专业人才岗位设置以及人才梯队建设,奠定了良好的基础。
        人才培养的一项重要工作就是开展各类培训,但是对培训工作的管理一直是一项难题。一是许多培训是零星自行参加的,没有意识进行信息归集,也不知道培训效果。二是大量培训是一线直接开展的,多头组织,人员数量大,只是按规定、按要求组织了,培训后的效果如何并不知道。然而专门为了培训录入信息,感觉又增加了许多工作量,从心理上形成逆反。以上多种原因导致培训工作开展、资金支出、培训效果等无法准确评判。人力资源信息系统上线后,我们对培训工作进行了重新梳理,把培训信息数据采集简单化、分散化,各业务系统对本系统的组织培训数据实时对外公布,每年培训的类型、人次、质量均有提升。开展有针对性的培训,提升培训效果已经逐渐形成氛围。通过学习,在改进工作理念、提升工作意识以及引进新工艺、新技术、新工法和创新管理等方面,起到了良好的作用。

        在培训的手段措施上,也进行了创新,通过
e-HR平台开展培训,大幅度降低了培训成本、考核成本、场地成本,还形成了严格、客观的考核体系。比如安全系统、纪检系统、人力资源等一些培训,对全体或者特定人群,发放学习视频、资料,学习后在网上考试,实现自动判卷。克服了学习的地域性限制,尤其是随着外埠工程量的增加,以往很难实现的培训,现在随时随地都可以灵活按质保量的完成各类培训。并且个人参与培训的积极性、主动性也大幅度提高。
 
(五)通过数据共享,提升工作效率
 
        信息系统在处理日常事务、重复性高、技术复杂的工作,具有明显的优势,而这些工作也是占用人力最多的地方。在推动信息系统的时候,要尽可能把这类简单、重复,又有大量工作量的工作嵌入到系统当中。
        一些社会数据来源很多,数据很详实,我们就把各类数据引入到信息系统当中,为集团的管理工作服务。比如我们的补充医疗保险报销。北京市政集团管理的包括在职以及离退休人员数量达到
17000余人。所有人员的补充药费报销,工作量大、误差较多。我们将补充药费报销审批流程、计算过程嵌入到系统当中,由各单位将医保数据导入后,只需要半天时间,无论多少人的补充医疗报销工作基本都可以完成。这与采用系统之前的工作相比,许多离退休人员不再需要跑单位报销,为大家提供了很大的便利,也无须再担心各种单据丢失影响报销。报销频次可以根据需要随时调整,满足一些特困职工、大病职工缺钱的困难,单位比之前也轻松了很多。
        除此之外,辅助领导决策,经常性的要出各类数据现状及进行对比分析。比如我们在做“十三五”人力资源规划的时候,我们历史同期对比数据、横向对比数据、人员现状、工资分配情况、培训工作开展情况、人才培养情况,多个维度的数据都能够快速完成提交,便于领导决策。再比如人才选拔任用过程中,通过系统的多维条件,很快将符合条件的人员筛选出来,进入领导的视野,为优化人才结构、提升培养效果等工作,提供了详实的数据基础。
 
(六)系统预警提示,有效降低人力资源工作风险
 
        人力资源管理工作,是一项政策性要求很高的工作,比如说劳动合同到期的续签与终止、各种证书的续期、职称或职务晋升带来的薪酬变化、以及入职离职程序等工作,一项工作落实不到位,都可能带来较为严重的后果。以前,不时会出现各种各样的问题,系统上线以后,对有期限要求的工作做了预警。
        比如劳动合同到期,分别以
60天和30天进行预警,提示相关工作人员开始着手处理。系统上线以来,没有发生过因为未续签或终止合同带来的劳动纠纷。再如,安全证书、一级建造师、各类注册类证书一般都有期限,许多同志因忘记续期,导致证书失效,等到需要用的时候才发现不符合要求,给单位和个人带来诸多不便。通过预警提示避免了许多这类问题的发生。
        另外,通过系统上线,一定程度上改变了工作人员的习惯。以前,需要工作人员筹划、部署、推进整体工作进展;系统上线以后,无论哪个工作发起,在系统当中均会有提示待办工作,进而推进整个工作的顺利开展。
 
(七)应用移动平台,提升员工体验
 
         2018年年初,北京市政集团e-HR移动平台上线试运行,包括“业务办理”、“员工档案”、“个人档案”、“我的薪酬”等应用,通过企业微信,领导可以随时随地查看和审批待办任务,可以查看权限范围内的员工信息,员工也可以随时查看自己的信息和薪酬数据。根据计划,试点后会向各单位推广。

 

 

图五、移动平台使用统计

 
(八)领导力评估、民主测评云端应用新体验
 
        2016年北京市政集团尝试新的人力资源管理工具,主动采用宏景云平台对集团总部一般管理人员进行了领导力测评。评估项目配置过程流程化、简单清晰、人性化;评分方式是基于邮件或二维码,既便于评分人评分,又便于人力资源部门督促;平台自动生成每个人的评估反馈报告,全面而生动地展示个人领导力测评情况。
        2018
3月北京市政集团再次启动宏景云民主测评,共计对110位领导干部完成了民主测评,涉及人员257人,处理测评数据5533张。图六是我们云测评的设置界面,可以采取线上输入或者Excel导入的方式进行设置,简单快捷,并且可以在测评时实时监控投票情况,已评价、未评价的一目了然。利用云+移动互联网方式的测评工作赢得了业务管理者和评价者的全面好评,为下一步全面推进,奠定了良好的基础。 

图六、基于宏景云的民主测评

 
三、   人力资源信息化成功之关键
 
(一)明确战略定位,加强自身体系建设
 
信息化是北京市政集团实现转型升级与打造核心竞争力的重要支撑。通过实施综合项目管理、人力资源管理、档案管理、财务管理、办公自动化五大信息系统和企业网站建设,实现了立体化、网络化、跨部门的协同式信息系统。
在明确信息化战略定位的同时,我们还着眼于人力资源自身的体系建设。通过“三统一”,即统一理念、统一目标、统一步调,逐步培养建立起一支有大局观、统筹观、执行力的组织人事队伍。并通过这样一支人力资源团队,理顺和优化人力资源管理体系,从制度、流程等方面着手,把企业对人力资源的需求,有效落实到各项工作当中去。
 
(二)科学规划、多方协作、有力推进
 
 
在项目之初,按照项目管理的方法,本着以终为始的精神,首先建立科学的规划,并确定人力资源信息化建设从报表管理开始,以报表管理来促进信息维护,信息的维护为其他模块的开展奠定基础。信息化建设循序渐进,让参与者尝到信息化的甜头。
在规划方面,北京市政集团首先对人力资源需要管理的数据指标进行了深入的分析和梳理,在充分征求领导、各业务系统和各单位意见的基础上,整理、规范和统一了数据指标和统计口径,并经过仔细的分析,形成科学、严格的定义,明确了对系统需要维护数据的期望,避免了相关人员由于定义混乱、责任不清而形成相互推诿的现象,为保证数据质量奠定了基础。还在此基础上明确了对e-HR数据质量的期望,并对e-HR数据的质量有检查、有考核。
我们每年在下发年度人力资源工作任务时,会把每项指标的具体维护要求一同下发,从而使得相关人员对数据质量要求的目标更为明确。图七所示是我们2018年的人力资源信息化维护工作安排,图七(2)就是我们指标维护要求,其中一些简单的指标,只需要把信息填上就可以了,有些含有时间顺序的指标,我们会在特别要求中进行标注,比如其中参加工作时间和进入本单位时间,在逻辑上必须要符合参加工作时间进入本单位时间。对比较复杂的子集指标值,我们也会加上详细的维护说明,方便下属单位参考。

 

 

 

图七、明确期望,提升系统数据质量

在人力资源信息化的过程中,主管领导克服困难,下定决心,坚定不移地推进人力资源信息化,为人力资源部门和项目排除障碍与阻力,在我集团人力资源信息化的推进过程中起到了关键作用。人力资源部门在工作中,积极主动、集思广益,从大处着眼,小处着手,通过多种方法来推进项目,是整个项目成功的主力军。相关部门和广大员工的理解、配合与支持是整个项目成功的有效保证。而宏景软件作为系统和实施的供应商,深入的理解我集团的需求,仔细的分析、积极的配合和提出科学的、建设性的建议也是项目成功的一个重要方面。我们认为以上几方面的密切配合缺一不可。
 
(三)运用技术手段,保证数据质量
 
 
人力资源系统数据的质量,即数据的完整性、准确性、唯一性、有效性、一致性和及时性,是人力资源信息系统的血液。e-HR系统的数据质量不仅是人力资源服务有效性的保证,同时也是通过数据分析,提升企业人力资源决策科学性的基础。一个数据质量不佳的e-HR系统就如同是得了败血症的病人一样,形同鸡肋,食之无味,弃之可惜。相对于企业其它IT系统(如ERP和财务系统)而言,人力资源数据更加多元化、缺乏关联性,难以得到有效的保证。如一名员工更换住址等情况,公司很难采集和掌握。我集团除了在管理上想方设法外,还利用技术手段,在数据质量的提升方面做了一些尝试,取得了较好的效果。
1.依靠业务流程,实现数据的自动更新
在使用e-HR系统时如果依靠具体人员来进行数据录入,由于人员的繁忙程度、工作责任心以及对需求的理解存在差异,无论是更新的时间、输入数据的准确性和完整性都难以得到保证。为了保证数据的及时和准确,我们在系统中将大部分数据的更新设置成依靠业务流程来自动实现,只要流程完成了,系统中的相应数据就会自动更新,有效的解决了系统数据更新及时性、正确性和完整性方面存在的问题,同时也降低了人力资源同仁的工作量和负担。目前,系统中人力资源信息基本上处于实时更新状态,人力资源管理人员对e-HR系统的依赖性大幅度提高,每天都会有大量数据进行更新。e-HR系统已经成为了我们集团人力资源管理必不可少的有效工具。
2.借助技术手段,实现数据质量的监控和通报
e-HR数据质量的检查和考核是提升系统数据质量的一个必要环节。但是如果数据的检查通过抽查来实现,不仅相对滞后,而且抽查出来的结果,难以代表数据质量的真实状态。我们采取的做法是通过技术手段,自动进行数据质量的监控和通报,取得了比较好的效果。图八所示的是我们通过报表直接在系统中取数,进行数据质量的检查,并以报表的形式展示出来。通过该报表,不仅让下属单位对自己单位数据不准确(或为空)的记录数量一目了然,而且在客观上也起到了通告的作用,各单位都不希望自己单位的数据质量比兄弟单位的数据质量差,从而鞭策各下属单位能积极的维护数据。图八的上图是我们集团早几年的数据质量报表,下图是2018年的数据质量报表,通过该图我们可以清楚的看到,经过几年的运行,表中的数据质量有了非常明显的改进。 

 

图八、通过数据质量报表,有效提升数据质量