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立足现实需求、超前谋划布局 ——重庆科技学院人力资源信息化理论与实践

阅读次数: 日期:2017-11-30

重庆科技学院人事系统负责人张振威


重庆科技学院是20045月经国家教育部正式批准设立的全日制公办普通本科院校。学校以石油与化工、冶金与材料、机械与电子、安全与环保为特色,涵盖理、工、经、管、法、文、艺,是一所多学科发展,行业优势突出,办学特色鲜明的高等院校。现有教职工1570人,其中专任教师1185人。专任教师中有中国科学院院士1人、中国工程院院士1人,教授142人,博士323人,硕士及以上学历占专任教师的比例达到93.50%
 
一、系统定位

重庆科技学院的快速发展,要求信息化来支撑管理方式的变革。人事信息化系统作为学校信息门户的第一子系统,是学校信息化建设成败的关键,是促进部门工作方式转变的重要举措,也是学校加快推动办公自动化的首要载体,更是决定了是否能为教职工提供优质高效服务的平台。在系统建设中,学校提出了统筹规划、逐步推进,需求导向、结合实际的信息化建设原则,学校人事处老师结合工作实际做了进一步解读,强调指出,这个原则本质就是既要立足和充分考虑当前需求和现实,又要为学校快速发展以及管理方式渐进调整留下充分的柔性和空间,根据实际需要适时推进。

基于这一原则要求,在选型过程中,学校人事系统项目组特别注意两点:一是产品自身的适应性,既要满足当前业务需求,也要能够支撑未来业务发展的需要;二是厂商的发展性,既要能够完成当期的信息化建设,还需要具有丰富部署经验、持续服务能力和迅速的产品研发能力。按照这个标准,学校花费了近半年的时间对十余家信息化厂商进行了深入的考察,并且组织由人事处、组织部、信息化中心、二级学院人员管理人员等多个岗位责任人与厂商一家家见面,从招聘工作开始、到退休减员进行全流程操作,让软件自己说话,让使用人员直接感受,让专家直接面对面,经过严格的筛选,最终确定与拥有二十年以上人事软件设计经验,具有3000家企事业单位人事系统布局经验的北京宏景世纪软件股份有限公司(简称“宏景软件”)合作。在信息化建设不断推进的过程中,立足现实需求、超前谋划布局的信息化规划与实施原则,更容易深入地渗透到学校人力资源信息化建设的各个方面之中,为广大教职工、管理人员乐于接受、积极使用。

二、人事管理存在问题分析

重庆科技学院依托石油与冶金的行业优势,部分招生专业录取分数接近一本线的水平,科研经费跃居重庆高校的第二名近亿元,仅次于重庆大学,得到了社会多方认可。但是学校快速发展的同时,人事管理的问题也日益凸显出来。

(一)人员结构复杂,数据分散不能共享。重庆科技学院用工形式多样,不仅仅有在职的事业编制、非事业编制、人事代理人员,还有校内兼职、校外外聘教师、合同工等,类别特别复杂。学校各个部门采用不同的数据管理方式,比如Excelvisual FoxPro、单机的专项的数据管理系统,使数据分散在不同的单位及人员手中,数据更新原始、利用低效,要全面展示校情,要对复杂数据进行统计整合成为工作中长期的难点和痛点。

(二)人事业务流程待规范管理。基于高校人事业务分散在各个二级学院和部门,同时存在复杂用工方式的现状。一方面不同类别人员的管理在某些流程上是不一样的,另一方面高校人事业务包含教职工从入校到退休整个职业生命周期,业务复杂多样。人事业务的处理往往由人事处负责统筹,各学院、部门配合完成,同时完全依靠手工方式处理业务,使得人事处管理人员的时间和精力被繁杂的事务性工作占用,使得管理价值不能够有效的提升,既不能对当下实际的业务处理有所帮助,又不能适应未来办公自动化的趋势,更不能为决策层提供及时准确的信息。

(三)工资政策多,调整复杂。重庆科技学院存在事业编和非事业编,政策多,各类工资的调整较复杂。绩效工资、统发工资工作意义重大,直接关系到教职工的利益、学校的管理水平,这就要求精准的核算工资。学校工资包括统发工资、绩效工资、校内外聘课时费、校外外聘课时费、合同工工资、交通费、午餐费等多种项目,针对每种项目都需要精准采集数据,按照规则进行精算。手工方式计算需要花费一定时间,同时准确性不能够完全保证。

三、解决之道

如上文所说,本着立足现实需求、超前谋划布局的系统建设原则,项目组进一步探讨了学校人力资源管理各项业务未来发展的需要,编制了学校人力资源信息化建设规划,又经过7个月的建设,系统在20149月正式上线。

系统运行3年来,宏景软件提供了专业的运维服务,并根据学校业务发展需要与学校系统管理人员设计扩展了数十个业务模块。

(一)搭建统一的人员信息平台,满足复杂数据的使用

根据人事组织机构,在系统内搭建起组织机构,包括党政部门、教学机构、科研机构、校办企业等各类内设机构。同时,将各类人员2500多人的全部信息进行系统梳理,纳入了信息库,建立74个子集,986个信息字段,基本全方位涵盖了人事信息现状。同时建立了多类查询、统计分析,满足各院系和不同部门的信息查询和多维实时的统计分析。

但是,随着学校的进一步发展,内设机构的调整、人员的划拨调配实际上是一项较为常态化的工作。为了确保学校未来的使用需求,支撑未来整个学校人事管理需要。系统管理团队运用宏景产品非常便捷的部门合并、划转、撤销和新增功能,对部门内部岗位、人员进行调整。系统提供的历史机构回溯功能,一键即可查看历史组织机构、岗位设置和人员情况。系统也可以较为灵活地配置人员信息字段,可以根据学院需要增删、修改各类人员信息指标。这些功能,都无需专业的IT人员操作,人事部门系统管理员即可完成。

20166月重庆科技学院进行了大规模机构调整。如原来的组织人事部拆分成人事处和组织部,纪监审拆分为纪委与审计处,同时撤销了教学质量与评估办公室合并到教务处等等。基于前期的合理布局与规划,充分考虑到后期机构调整的情况,在宏景技术顾问的远程支持下,人事处人事系统管理员张振威老师通过系统中便捷的机构调整功能,搭建好人事处及相关科室,将原组织人事部门中的人事工作成员划转到相对应部门下,撤销教学质量与评估办公室。不仅如此,根据角色的快速分配,当前组织和人员都自动完成了系统权限的重新划分,真正在系统内实现了岗变权变的落实,从而一次性完成对组织机构的快速调整。

 

(二)规范业务流程,提高业务处理的效率

根据重庆科技学院的人事业务需求,通过系统建设梳理了21个流程,共制作35张表单,涵盖了组织、人事、薪酬、培训、考核等基本的人事业务,基本实现了业务流程化,流程表单化。通过流程的信息化过程,对现有业务进行梳理和整合,大幅度提升了人事管理流程的规范性。

更为重要的是,宏景系统简单易用的表格工具和流程设计器,通过灵活的线条来画表格、用节点和折线画流程,业务人员经过培训完全可以轻松掌握,解决了后期在业务变更或者增加的后顾之忧。在系统运行过程中,人事处张振威老师根据管理要求,在系统中增加了工会会员登记表、会员身份变更及转会表单,这样以来对工会的线上管理也在人事系统中实现了。对于未来还可能增加的业务就有了解决思路。目前,系统里人员调配模块有11类表单,共23个,大幅度地超过了当初实施上线时的数量,更加有力地支撑着学校人事管理工作。

 

(三)高效便捷的工资调整

根据重庆科技学院工资制度,在系统中构建了15个工资账套,二级学院可以通过线上进行填报绩效工资并提交审批。与以前手工处理在Excel或者FoxPro模式下的工资管理相比有了革命性的不同。通过统一的平台,各部门管理员通过新建薪酬表、人员变动比对、计算引入工资标准、编辑、审核、提交报批几个按钮一气呵成完成任务,结果高效精准、报表汇总即时生成。同时,工资信息自动归档到人员信息的薪资子集下完全杜绝了以往工资数据管理中常见的数据不完整、不连续、不能及时分析共享等问题。各级管理员可以方便的查阅责任范围内的历史薪资明细及汇总数据,对本单位年底绩效核算提供了轻松的解决方案。

工资的调整也是高校工资管理常见的问题。宏景的产品恰好具备灵活强大的调资功能,满足不断变化的工资的调整。系统通过灵活建立薪资账套、新建薪资标准表,应对未来工资变化的需求。比如说,在执行2016年事业单位工资标准调整政策时,通过在系统中增加新的工资标准表,在计算公式中引入新的标准执行计算,这样简便的操作之下,就完成了2016工资标准的调整,落实了事业单位工资标准的调整工作。另外,根据管理需要,重庆科技学院在工资账套里新增了交通补贴、午餐补贴的报送业务模块,不断地完善工资发放体系,提高工作效率、教职工的满意度。未来工资的新政策、新变化,宏景系统也能够满足调整的需要。

四、结语

       信息化建设不能一蹴而就,需要长期的探索与实践。既要不失时机把握建设机遇,又要深入基层满足实际需求,从而建立适应学校未来发展,体现人事管理效率提升的专业人事系统,更好地服务学校,服务教职工意义重大。