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北京天坛医院:完美还原工资历史记录

阅读次数: 日期:2017-08-18

北京天坛医院始建于1956年,是一所以神经外科为先导,以神经科学集群为特色,集医、教、研、防为一体的三级甲等综合性教学医院,在国际上享有盛名,是世界上最大的神经外科研究中心之一。
一、事业发展呼唤人力资源管理水平提升
天坛医院在职职工两千多人,离退休职工九百余人,人才派遣人员六百余人,不同类别人员管理模式各不相同,因此,这样一个大规模的医疗组织,这样一支高端的人才队伍,其人力资源管理复杂度可想而知。
加上2017年底即将搬迁新址,病床数量、人员规模都将进一步扩大。在此背景下,借助信息化手段提升人力资源管理水平已经成为必然选择。
二、工资历史记录沉积问题
早在九十年代,天坛医院就引进了一套人事管理软件,但由于当时软件的成熟度和技术等制约,各种人员信息处理仍需要手工方式进行记录,这就造成了业务操作与数据记录两层皮的问题。由于业务与数据的分割,事后补录信息,造成了人事信息逐渐滞后、不完整,给人事部门带来一定量的额外维护工作。
人事部门在坚持维护了几年后,于2011年终止了在老系统上的二次维护工作,于是很多历史数据就停留在了2011年,仅当有人员调出或退休才在老系统中单独进行档案信息补充和完善,并补充打印相关档案材料。这时,对于一个职工的工资变动信息核对和补充通常要耗费1-2个工作日才能完成,可以想象两千多人的信息补全将会是个什么工作量。
三、工资历史记录清理与信息化提上日程
随着天坛医院规模不断扩大,我国医疗体制改革加速推进,天坛医院为了优化管理,通过管理咨询对人力资源管理做了全面梳理与优化。进而天坛医院十三五规划中对人力资源管理信息化建设做出部署,经过多方考察与论证,于20164月与宏景软件正式签约,拉开了天坛医院人力资源信息化建设的新篇章。
在天坛医院人力资源信息化建设的过程中,借鉴早期系统体系架构的基础上,结合咨询公司的成果,综合各个部门的实际业务,对人力资源信息体系进行了重新构建,体系搭建的过程整体上非常顺利的完成了,但在数据收集与整理的中就面临了数据缺失的问题,清理历史数据成为绕不过的议题。
几千人的数据信息如果进行人工补录,工作量巨大,且难以保证数据的准确性。因此宏景软件项目组与天坛医院进行了充分调研与分析,寻找补录数据的科学方法。得益于天坛医院每次工资调整都按照国家制度在线下做了相关调整与记录,并且经由财务部门做了合规的发放,这样在财务系统中就保留了历年工资发放记录。由于事业单位人员工资调整都是按照历次工资改革规定和标准进行,这样项目组决定从准确的财务数据入手,通过岗位工资和薪级工资的变动规律来反推每个人的历史调资情况。
四、还原历次工资改革历史数据
在天坛医院财务部门的配合下,将2011年以后每个月的发放明细都导出,再由项目组导入到宏景软件中,经过对这些数据的整理和分析,再设计相关的反推公式,根据岗位工资的变化情况反推岗位设置或岗位调整的调资情况,根据薪级工资的发放记录反推每年薪级滚动晋级的历史变动情况。
实际上数据反推是一项非常复杂的工程,也是一个考验产品灵活度和项目组精细度的工作,因为医院的调资情况比较复杂,涉及到岗位调整、岗位设置、确定工资、薪级晋级、其他调整等一系列情况,而且国家在200620142016年分别做了三次工资标准的调整,这样在反推的过程中就需要分段分情况来进行,另外在反推的过程中,还会碰到一些特殊情况,也在这个过程中发现了一些历史错误问题。
项目组做好前期准备工作后,就开始了从20111月份逐月与历史变动档案信息的工资反算处理,并自动完成变化原因的补录,具体操作如下。
(一)根据2006年工资标准表,定义计算公式反推岗级和薪级变化情况。在公式定义过程中要分别考虑管理岗人员、专业技术岗人员、工勤岗人员以及见习期人员等不同情况。

 

(二)根据工资类别、岗位工资、薪级工资的变化情况判断工资变动原因。当岗位工资不变,薪级工资增加1级,那么定义变动原因为薪级晋升;当岗位工资发生变化,薪级工资不变或增加时,如果是每年9月发生变化默认职称晋升,如果是其他时间发生变化可以确认为岗位变动;如果上月岗位工资和薪级工资都为0本月只有岗位工资设置成见习期,否则可以设置成调入人员确定工资。

 

(三)在逐月核对过程中,通过公式检索出当月变动的人员,再根据变动原因确认起薪时间和变动时间。比如,3月份发生薪级变动,那么变动时间为20113月,起薪时间为20111月。如果是其他变动起薪时间默认为下个月。
当工资反推到20158月时,需要将工资表计算公式换成国办发【20153号文件标准进行修改,起薪时间为201410月。当工资执行到201612月时,需要将计算公式换成京人社事发【2016187号标准,执行时间为2016701日开始执行。

 

(四)在执行计算时得考虑用户曾经是否做过岗位设置,如果有这个调整也要如实将这个调整的记录进行还原补充。比如,中级职称不变但工资岗位级别从十级变到九级或九级变到八级那么变动原因为岗位设置。
通过以上过程逐一实现了天坛医院历史工资反算和工资变动档案的自动生成,不仅如此,在此过程中还协助完成了天坛医院2006年以来历次工资改革中工资档案的整理、归档和打印,单打印这项工作就共计2.5万张工资变动表。
至此彻底解决了工资历史数据的沉积问题,以后再发生的工资调整工作借助系统来完成,确保职工工资信息的清晰、完整,也就进而避免了耗费大量人工去整理某个职工的工资历史信息,也避免了人事纠纷的风险。
在很多事业单位的软件实施过程中,经常碰到类似天坛医院的这种历史信息清理工作。天坛医院的实践提供了一个有效的思路和途径,历史信息的沉积和缺失不可怕,通过细致的工作和有效的信息化工具,清理存量、避免增量,让更多医院的人力资源管理借助信息化起航。