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延庆医院:建设人事大数据统一平台,打破部门间协同壁垒

阅读次数: 日期:2017-07-24

          北京市延庆区医院始建于1956年,是集医疗、教学、科研、康复、预防保健为一体的综合性二级甲等医院,现为首都医科大学临床教学医院,北京市全科医师规范化培训基地。2010年医院被确定为卫生部50家重点联系县级医院之一,是北京市县级公立医院改革试点单位。201412月正式实施“医药分开”改革,成为北京市首家“破除以药养医”体制的县级公立医院。20159月,延庆县人民政府与北京大学第三医院签署了深度合作框架协议,20162月,北京大学第三医院延庆医院正式挂牌。
随着公立医院各项改革的深入推进和医院的快速发展,院领导提出要求,希望人力资源部门能够进一步加强医院人才建设、考核、激励等工作,适应新的形势要求。延庆医院是宏景软件多年的老用户,多年来信息化已经为医院人事管理业务提供了有力的支撑,但在新的要求面前,无疑也需要双方进一步的努力。
一、医院人事管理提升的瓶颈
医院内部组织分工相对细密,传统上不同部门所管理的人员范围和具体信息相对独立,延庆医院也是如此。这种细密的分工方式带来了人力资源信息的分散性,因为各个职能部门都有部分人力资源管理职责,比如,人员基本信息管理在人事科,工资核算发放在财务科,工作量统计在医务科,进修培训工作在科教科,月度考核在-质控办,医生调配在医务科,护士调配在护理部。这种数据分割的局面为人事管理的提升带来诸多问题,因为人力资源管理的任何决策都建立在精准的数据分析基础上。
分析造成信息分割的原因,根源上仍然是业务协同上的割裂与信息传递的滞后,在医院内部工作中很多业务流转都依靠纸质表单,甚至有口头通知后再补充材料的情况;再加上业务流程相对分散,比如人员入职中人事科负责招聘、收简历,办入职,确定工资后,要通知财务科办理工资发放,通知医务部门或护理部门做人员的调配安排,每个部门都产生和留存了部分信息,结果反而造成了整体信息的分割。
更为突出的是,各个科室都从本职工作出发,维护信息口径不尽相同,各种数据也分散在不同载体上,早一些的信息记录在各个记录本上或档案中,新一些的信息可能记录在不同电脑上。这就给信息的收集和整合造成了难度,想进行某项统计或制作某个报表时就需要各处找数据,费时费力不说,准确性也难以保证,更难以进行深度分析和优化改进。
为了改变这种现状,延庆医院2012年启动了人力资源信息化建设工作,目标就是建立一个全院各部门共享的人事信息平台,跨部门业务流程能够顺畅流转,人事信息能够整合共享。
二、信息整合从关键业务开始
延庆医院的系统建设不是一蹴而就的,人事科卫志刚科长对人事信息化建设有着非常深的认识,他认为只有让大家享受到到信息化带来的好处才能推动信息化的建设,因此考虑从涉及每个人切身利益的薪资入手。
原来,延庆医院工资发放用的是财务软件的一个辅助功能,涉及个人的信息很少,仅设置了关于发工资的一些指标,如科室、身份证号、银行卡等简单信息,跟工资相关的工龄、职称等信息都没有,所以财务科对工资管理的把关是有限的。而工资管理业务又是分散的,奖金核算在经管科,加班夜班在医务科、护理部,节日加班在医院办公室,这些信息都不经过人事科而直接由财务科汇总。在这种情况之下如果遇到工资执行错误,大家相互扯皮,有时候责任确实不好界定。但这对于信息系统却相对简单,如果能够把所有薪资信息有效监控起来,各个科室都通过系统来实现数据的上报和处理,尽量避免人为错误的同时,效率也会显著提高。
事实证明,这个决定是正确的,现在关于薪酬所有工作都已经在系统中进行,包括新来职工聘岗,职称晋升聘岗、工资核定,每年薪资调整等都是直接从系统中处理,并打通了和财务系统间的对接。薪资管理以后的数据能够进行关联比较,这个过程中先后发现了十几处多年来一直忽视的工资错误。而且通过薪酬分析,发现了一些不合理政策,调整后对人才激励起到有利作用。

  

三、多业务场景持续推进
薪酬管理流程理顺、信息共享、协作高效的示范作用陆续在其他业务上得到了体现,新的工作方式进一步扩展到编制管理、科室考核、人员培训等多个业务。
(一)编制管理。医院的人员有编内、编外不同类型的人员,但上级单位核定编制仅是针对编内人员的,对编外人员就没有比较好的编制配比参考,因此人员变动或调整缺少参考标准,加人减人随意性比较大。建立人事系统以后充分利用系统自动统计岗位的编制余缺及变化情况,对历次人员编制调整进行详细记录,这样就形成了多年的详细编制历史数据,结合工作效能情况,就能对编制的变化趋势做一个合理分析,这样就形成了符合医院实际情况的岗位分析,明确了岗位编制的配比表,也能够通过系统对人员增减情况进行合理监控,这项工作也获得了各级领导认可。 

  
 

(二)科室工作量考核。原来医院的工作量统计在医务科,工作量考核在经管科,因此各个科室需要同步给医务科和经管科上报工作量相关数据,有上报纸质的,有报worldexcel等各种形式,医务科手动整理,还要与历史数据进行比较,费时费力。
现在各个科室工作量的上报流程在人事系统中实现。目前已经建成以科室为单位建立的五个信息级,100多个信息指标,包括门诊量、住院量、手术量、CT核磁、高压氧、介入,各类换药缝合、120转院等各种指标,各个科室通过系统上报,这样医务科、经管科都可以对科室工作量实现自动统计,对历史数据也能够进行深度分析,为工作量考核及以及岗位分析工作提供了全面的数据分析基础。 

  
 

(三)招聘计划。各个科通过人事系统填报招聘岗位需求,形成招聘规划,并在每年招聘结束后对招聘效果及产出效能进行分析,为未来的规划打下了基础,这样就形成了良性循环。另外人事规划跟学科规划也密不可分,各科室上报学科规划信息,无论是办公室做长期规划还是人事科做人事规划都起到了积极作用。



  

(四)在培训中的应用。医院每年举办培训,对专业技术人员进行继续教育,并达成人社部门关于培训时间的要求。以前的情况是,年初培训教室人满为患,上课前填写登记表,教室门口秩序混乱,教学效果较差;可到年底,大部分人修够学分后,教室又门可罗雀,这样导致教学资源分配不均。
为此,延庆医院在系统中设置了报名流程,由各个科上报听课人员,报满为止,通过系统自动打印签到表,本人现场签名即可,最后根据签名表可统计人员的培训情况。

  

(五)按权限推动信息共享应用。系统中信息和流程逐步完善,人事科推动了基于信息化系统的分权限信息共享应用。按照系统权限,将帐号分为院领导、职能部门、科主任、普通职工四个层次,各级领导和员工都可在权限内自助查看信息。这样原来的管理结构并没有改变,仍然各司其职,只是把信息给共享起来。人事平台的信息日趋饱满,这也是延庆医院的宝贵财富,现在院领导经常到人事系统看信息,为决策提供参考。

  

目前,延庆医院已经建立起了人事系统的整体框架,其中包括80多个信息集,1500个信息指标,整合了各个部门的管理信息,形成了完善的人事信息平台。同时,在应用过程中,碰到一问题解决一个问题,目前延庆医院每个月有几百个流程在系统中流转,涉及到人事工作的各个方面。
人事系统的建设不会一蹴而就,相信未来会有更多的业务在系统中流转,为延庆医院的人事工作带来更高的效率,增量更新的人员信息也会成为延庆医院人才管理提升的基础平台。