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勘察设计企业的人力资源信息化应用解析

阅读次数: 日期:2017-06-23

陈志能  福建省建筑设计研究院
摘要:基于人力资源信息系统案例实施应用和人力资源管理长期实践,文章解答了当前勘察设计企业人力资源信息化为什么要做,做什么以及如何做的基本问题,并对人力资源信息化效果进行了初步评析。
          一、人力资源管理信息化的内外部原因
勘察设计企业属于人才、技术密集型组织,人力资源管理作为企业管理的重要子系统,日益受到普遍重视,成为企业管理的中心和重点,发挥着重要的战略作用。大中型勘察设计企业达到一定规模后为解决经营发展和人才成长问题,大多数企业将按国际惯例选择扩大产业链,走向综合工程公司模式,人员总量也将随着业务的开拓而增加。尤其在当前勘察设计市场走向多元,竞争规则多变的背景下,人工成本的不断攀升,人事劳动关系复杂多样成了人力资源管理的痛点。
随着人事劳动政策法规日益健全,原来相对粗放的人力资源管理模式在多重困难叠加的条件下更是受到严峻挑战,人才流失和劳动争议已然成为企业运营中的主要风险点。信息化作为提升勘察设计企业核心竞争力的重要手段,在业界渐成潮流。在人力资源管理职业化和专业化的进程中,人力资源业务的整合同样不能只简单依靠增加工作人员,于是信息化成为必然的选择。“转型成功的最核心要义,就是传统企业必须具备互联网思维。互联网思维是传统企业转型的制胜之道。”笔者单位的高层领导恰恰具备“互联网+”时代的互联网思维,面对勘察设计企业市场拐点,主动全面提升企业管理水平,满足转型升级需要,积极推动企业史上最大规模的信息化行动,同时引入协同办公、协同设计、项目管理和人力资源管理等多个系统,成为国内勘察设计单位信息化管理的翘楚
二、人力资源管理信息化的主要任务
       近百年来,人力资源管理经历了传统人事管理、现代人力资源管理、战略性人力资源管理三个阶段。据笔者初步考证,当前国内大多数勘察设计企业的人力资源管理尚处在传统人事管理向现代人力资源管理过渡阶段或现代人力资源管理初级阶段,离战略性人力资源管理尚远。大中型勘察设计企业构建清晰的人力资源管理体系需要通过信息化手段来保证人力资源业务高效完成,保证企业规章制度和决策的有效执行,发挥人才支撑企业发展的作用。
人力资源管理信息化的主要任务:
1、应建立和完善一个基础数据库。人力资源管理的重点任务,如人才的选、用、育、留和人员入职、在职和离职的有效管理都离不开人员基础信息的精确盘点。其数据按国家、行业和企业的标准自主设定,实时更新,随时以自己定义的图、表、文等格式显示和输出,向全体员工提供自助服务。
2、提供一个人力资源业务的集成应用平台,面对全体员工开放,使人力资源业务链条上的管理者与被管理者等不同角色产生密切的联系。如清晰看见组织机构和岗位、绩效、薪酬等“四位一体”的密切联系。同时通过人员信息权限管理可以共享资源,又可以有效保密。
3、提供一个便捷的管理工具。根据人力资源各项业务的特点和流程,设定条件用于管控,如工资总额发放额度、招聘报名筛选条件、绩效考核的优秀比例等。还可以线上审批,减少流程振荡性。
4、拓展为管理创新工具。如组织在线的专业技能考试、培训和先进评选等集众活动,发挥人才激励和约束机制作用,达成人才经营的目标。人力资源管理系统作为现代人力资源管理体系的重要承载和运转工具,是推动勘察设计企业人力资源管理向纵深发展的利器。目前,市场上已经有较为成熟的人力资源管理系统软件可订购。勘察设计企业可以在梳理自身人力资源管理体系的基础上,参考台塑“管理制度化,制度表单化,表单信息化”流程,通过信息化手段,构建完善的人力资源管理体系。笔者单位通过实施宏景人力资源管理软件,库存人员近2000人(含离退休人员、实习生及辞职人员等),达到了上述的预期效果。
三、人力资源管理信息化组织实施
人力资源定位是首要的问题。“企业在不同的发展阶段,在不同的行业、地域,需要人力资源部门的配合也不同。勘察设计企业的人力资源管理体系直接服务于企业的整体发展战略。因此,人力资源管理系统的项目实施必定是“一把手”工程,需要站在企业全局的高度去统筹规划,由高层牵头组建具有丰富人力资源管理各业务实践经验、扎实计算机应用技术的精干实施小组,由高层研究批准人力资源信息化解决方案,解决方案中应当包含一些用户粘性较强的项目,如薪酬发放,以利全员推广。必要时还可以根据人力资源信息化的具体情况形成书面规章制度文件,强制使用。首先,确定人力资源管理体系的构架,主要包含人力资源规划、招聘、培训、薪酬、绩效和劳动关系等六大模块。结合企业的实际情况明确每个模块业务流程和应用深度,将人力资源相关制度和表单汇编成册。其次,按六大模块顺序列出人力资源信息化需求目录与清单。并将需求清单与实施顾问协商,共同制定人力资源信息化实施计划。在实施过程中,企业方项目负责人应当主动与软件公司技术人员反复沟通确认需求细则,随时上线测试各需求点是否达到业务流程和应用深度的预期要求。最后,组织信息化专家和经培训后的关键用户、员工用户代表对照需求清单进行验收确认。验收后对相关文件进行存档,并动员全体员工接受这一新工具。编制人力资源系统信息化操作手册以方便使用。每年还应当在平时总结的基础上随用户的需要而调整、变动。
四、人力资源管理信息化效果评估
  笔者单位是一家技术力量雄厚、专业配套齐全、设计手段先进、质保体系健全的综合型勘察设计企业,属福建省建筑业龙头企业和高新技术企业。此前,人力资源管理正处于现代人力资源管理初级阶段,管理制度尚不健全,人力资源业务尚不系统。如人员基础信息零乱,再如各类执业资格证书、劳动合同到期等仍在手工统计,跟踪不到位就容易遗漏。
通过人力资源信息化系统实施应用,整合了全院人力资源信息,打造一个信息集中共享的管理平台,取得了意想不到的良好效果。
1、绩效考核效率大幅提升
每年的年度考核都是人力资源部很头疼的工作,上千份的考核表,盖章盖到手抽筯。年终考核从开始到结束,需要花很长时间,才有初步结论。2014年以来通过系统的应用,大幅提升了绩效考核的工作效率,节省了人工成本。现在绩效考核只需打完分提交后,马上就能出结果。
2、管理愈加规范
手工时代衔接工作差错多,容易出现人员变动,社会保险等业务不能及时办理,或与财务部脱节等问题。通过系统提供的平台与角色授权功能,使信息维护实时性得到了保障。之前信息不对称的情况不复存在,提高满意度和运营效率。
3、人才管理得以提升
人力资源部动态掌握全院人才结构和盘点人才短板,可以针对性的进行人才引进、培养。
4、辅助领导科学决策
通过系统提供的聚合信息,还有辅助领导科学决策的重要作用。全院中高层领导可实时获得准确的组织机构、岗位与人员编制、人员审批情况、人员结构、绩效考核、培训、工资福利成本与发放情况等方面的数据信息,并通过信息统计和动态报表功能,充分掌控人力资源管理情况,做出科学合理的决策。
随着业务数据的积累,人力资源管理信息系统作为数据库和管理工具的应用广度和深度将进一步加强,人力资源管理将发挥更加重要的作用。
五、人力资源管理信息化应用总结
       随着人力资源管理信息系统产品的不断成熟,操作更加人性化,可以预见,不久的将来,每家成规模的企业都将装有一套人力资源管理信息系统。经初步考察,目前市场上较成熟的人力资源管理系统都是定制产品,不能直接使用,好比毛胚房。因此,人力资源管理信息系统的实施好比是精装修的过程,作为用户应当主动参与从设计到施工、验收等全过程,特别是各项需求要提得准、提得好是保证实施效果的关键。同时应当利用人力资源管理信息化的机会,加强人力资源业务建设,全面提升企业人力资源管理水平。