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以信息化为抓手,全面规范人力资源管理业务 ——中核二三公司人力资源管理系统应用经验

阅读次数: 日期:2017-04-10

中国核工业二三建设有限公司是中国规模最大的核工程综合安装企业,创立于1958年,2002年经国家建设部核定为施工总承包一级企业,现有自有员工7000余人,从业人数达2万余人。公司技术实力雄厚,尤以核电工程、国防军工工程和石化工程安装施工见长,多次被党和国家领导人誉为重大工程建设的“国家队”、“铁军”。
公司在2008年引入宏景e-HR人力资源管理信息系统,为中国核工业二三建设有限公司搭建起一个数据集中、业务协同的人力资源管理平台,成为公司实行“全面人力资源管理”的纽带。
一、建设背景
随着第三轮核电建设国产化、批量化、群堆化的发展序幕拉开,2012年是公司迎接核电建设高峰的关键时刻,公司进行了股份制改造,并对组织架构进行了调整优化,提出了关于核电建设“标准化、集约化、专业化、信息化”的要求,为满足核电多项目管理需要,实现人力资源管理的规范化、科学化、制度化,保证核电建设施工人员的配备,最大限度发挥人力资源使用效率,展示公司良好形象,人力资源信息化是必由之路。
二、建设目标
进一步加强公司人力资源信息管理现代化建设,规范人力资源管理流程,提高人力资源管理水平和工作效率,提升员工满意度,全盘掌握公司人力资源状况,有效分析人力资源配置,有序流转核电施工关键技术人员,缓解核电批量化建设所需的人力资源急剧扩张需求,实现总部、基地管理处对核电项目部的矩阵管理,达到总部的总体管控及基地管理处的社保统一管理的目标。
三、建设方案
人力资源管理系统实行“集中控制、分级管理、分类授权”的模式,确保系统和网络有序、高效、安全地运行。系统分三期进行实施应用。先期实现对人员静态信息的采集和管理,启动实施模块有人员管理、机构管理、人事异动、考勤休假、薪资管理、社保管理、报表管理、培训管理和员工自助等,通过信息相互勾稽和系统核查规则的设置,确保人员信息采集、维护准确,夯实人力资源的基础管理。基于这些成果开展第二阶段模块的实施,主要包括岗位标准化管理、招聘管理、绩效考核等,拓展人力资源业务,实现多项目管控要求,提高用户满意度。第三期主要实现数据的开发应用,启动应用集成工作,为领导科学决策提供支持。
四、实施应用
人力资源系统自20083月启用以来,除人员基本信息外,还有关于人员其他方面信息的子集40个。截止到20166月底,系统中现已有从业人员14000多人,工资帐套80余个,社保帐套6个,各类薪资报表900余张,各类人员报表200余个,覆盖了所有从业人员、外包人员的管理。
(一)整合整个公司人力资源信息
利用人力资源系统构建公司人力资源信息数据库,整合了整个公司的人力资源信息,包括岗位信息、薪资信息、培训信息、合同信息、资格资质证书信息、出国出境信息等,对人员进场、职务到期、合同续签等业务以及其他信息进行及时预警。按照单位的组织层级,授予相应的权限,使业务人员对员工的各种信息进行全方位、深层次、多角度的查询与分析,相关领导能够对全公司各单位的人力资源状况和人力资本的分配、使用情况更加准确的掌控。从而挖掘本单位人力资源潜力,进一步从整体上对机构管理、人员配置、岗位设置等工作进行了初步优化,在很大程度上减轻了人事业务管理部门在事务性工作上所花费的时间和精力。

 
 

(二)业务流程电子化
通过系统建立电子化业务流程平台,将人力资源管理业务流程通过信息化平台管理起来,规范了业务人员的操作,同时也为不同业务人员之间的交流提醒提供了很好的共享平台,杜绝了以往的信息孤岛;通过对各级管理人员、业务人员进行权限管理,做到了人力资源管理业务办理不受时间和地点的限制,在这个过程中,还对以往业务流程中不合理的环节做了重新优化,使人力资源业务流程与公司的战略流程充分整合。

 
 

(三)人事异动应用
通过系统提供的人事异动模块功能,对全线人员的岗位变化情况进行规范化操作。从员工入职、转正定级、岗位变化、内部调动直到人员退休的整个人事流程都可以使用系统流程完成,并自动将每次岗位变化信息存入信息库,方便查询统计。

 
 

(四)薪酬系统应用
通过信息平台,公司从业人员的岗位工资及绩效工资数据全部进入数据库,方便随时进行查询分析及统计。并制定了正常晋升薪级的业务模版,从业人员的正常晋级工作得以准确快速完成。并且各级员工的工资调整、核算、统计、发放等工作实现了系统自动化和异地化,大大减轻了薪资人员的工作量。公司全面掌握各级单位薪酬数据,并可以对公司下属各级单位薪资情况按照相应的统计规则进行统一的分析处理,生成各类工资分析报表,实现对公司工资的监控管理。

 
 

(五)社保管理应用
各基地管理处和设计公司使用社保管理模块对公司所有自有员工的社保进行管理,与各单位的工资发放进行对接,可以对自有员工的社保进行查询统计,实现了自有员工社保代扣代缴的全方位管理。

 
 

(六)在线绩效考核
运用系统,在线完成公司季度、半年度和年度考核的线上评测、自动计算和智能对比分析,为员工绩效考核提供较为科学的评测依据。实现全公司员工使用自助平台在线参与考评,满足对组织绩效和个人绩效不同考核要求,使企业管理人员可以随时掌握各种考核指标的完成情况。

 
 

(七)报表管理应用
通过报表管理的实施,制定要求的报表模版、表内表间公式、各统计项的取值条件等,实现了各单位报表的自动生成。同时提供反查和校验功能,提高报表排错效率。各级单位报表逐级上报公司总部,最后汇总出总公司报表,提供综合分析功能,便于领导分析决策。同时支持网上在线填报功能,公司总部可随时查看系统各成员单位填报情况,实现了报表报送的准确性、实效性和智能控制。

 
 

(八)自助平台的应用
自助平台的应用,方便员工查看个人信息、查询工资、绩效自评和请假申请等,方便部门领导了解本部门员工的培训情况,审批员工的请假申请,在授权的情况下,查询和统计本部门员工的工资数据。

 
 

(九)人员招聘实施
建立网上校园招聘、社会招聘和内部招聘系统,宣传企业招聘品牌及形象,形成公司后备人才数据库,规范招聘基础工作,有效提高人才甄选工作效率和效果。

 
 

(十)岗位标准化管理
岗位管理主要包括对岗位列表、岗位属性及岗位活动的管理。其中,岗位列表可以使用代码项来限制录入,岗位属性可以在岗位信息集中进行固化绑定,而岗位活动可以在岗位属性的基础上设置一些业务规则,通过规则来限制岗位变动及业务开展来达到管控的效果,实现了对人员编制控制、人力动员规划生成、岗位晋升通道、岗位工资等级控制、岗位任职资格审核、岗位所需知识、业务流程审批等的管理。

 
 

(十一)应用集成
系统在整合数据、完善数据、规范流程的同时,还要能方便领导全面了解公司全体人员的详细情况,让领导能够动态及时掌握各种综合统计和决策支持信息,开发决策支持系统。由于人员基本信息及组织机构信息是公司信息化建设中的基础,为减少数据维护的工作量及保证数据的权威性与一致性,系统根据公司现有的其他管理信息系统对人事信息系统的数据共享要求提供一个中间整合数据库,并以此中间库为其他应用系统提供基础数据支持,实现系统与门户进行单点登录。

 

 

 
 

五、建设成效
公司人力资源系统已在公司范围内全面应用,并不断推向深入。现已实现公司、集团报表自动生成、自动上报、汇总,并实现实时监控;通过社保管理和薪资发放,公司的人头数已经准确无误了,关键信息也能得到及时准确的维护,实现了工资总额控制管理;人事异动为企业的各种流程化操作提供了条件,目前已启用的流程有员工入职流程、人员调入/调出流程、岗级变动流程、劳动合同签订、续签和解除流程等,为业务的标准化、规范化操作打下了基础,也提高了数据的可靠性、准确性和安全性;系统还向全员开通了自助平台,提高了员工的参与性,也为数据的准确性提供了进一步保障。
六、经验总结
回顾系统整个实施应用过程,其中曲折可谓是“山路十八弯”,由于系统前期缺乏业务数据开发应用规划,很多业务都在后期进行了大量的调整,为此得到了很多教训,也得到了很多经验,总结如下:
1、网络、服务器的配置,在核电建设的项目上,受到所处地域的环境和成本的约束,网络情况不是那么令人满意,在系统实施前,应综合考虑网络情况,将服务器的配置安排好,这样有利于系统应用速度的提高,不至于在系统推行后遇到速度慢这个问题的阻力。
2、建立业务人员系统维护责任与业绩奖励相结合的考核制度
为确保系统数据的及时、准确、完整,明确工作责任,严格绩效考核,建立与绩效挂钩的考核奖惩制度。
3、建立定期自查和检查制度
为有效督促各单位进行信息维护,建立定期自查和检查制度。在进行检查之前,确定此次检查内容和标准,并根据考核制度将自查和检查结果进行应用。
4、建立沟通机制和定期培训制度
为及时有效解决各单位遇到的各种问题,需要建立一个沟通机制,加强沟通,制定问题反馈的流程,针对遇到的问题协调解决;在沟通渠道上,除了QQ群外,还在公司BBS中加入一个人力资源系统业务讨论的板块;建立定期培训制度,制定培训计划,完成相应的培训材料或使用说明的编制,对反馈中遇到比较多的问题采取培训的方式进行固化。
5、建立系统应用办法
在系统新功能启用和系统某些功能发生变更时,先要考虑该功能下的业务数据如何开发利用,并将使用说明书同时下发,必要情况下,应同时进行培训工作;在一些业务方面要求定期业务数据上报的(如人力月报)或待处理业务有业务时限的,在办法中予以明确,执行过程中与考核制度结合。
6、业务人员稳定
各单位应保证业务人员相对固定,并在工作交接时,让后来人能顺利完成业务操作;鼓励业务人员了解公司的人事方面相关制度。