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医院人事管理系统到底怎么选?

阅读次数: 日期:2016-06-16

         近年来,事业单位分类改革、人事制度改革以及医药卫生体制改革等多重改革任务同步推进,对于医院的人事管理工作,无论是从工作量还是工作难度上都带来了新的挑战。因此,推动信息化建设已经是众多医院应对改革、迎接挑战的必然手段。
但医院的人事管理系统到底如何选择,这让医院的领导和信息部门非常头疼。有些医院投入了大量的时间和精力,但系统上线之后却没有达到预期目标,管理效率没有得到有效提升,甚至还需要花费更多的时间去维护系统。这些失败案例给医院人事管理系统选型敲响了警钟。
项目失败的问题分析:
1、将人事系统定位于医院信息系统(HIS)的一个子模块
医院信息系统(HIS)将医院的诊疗过程、患者档案以及行政管理等工作集成在一个平台上,支撑医院的医疗服务、行政管理等业务处理。业务管理系统和人事管理系统有一个根本区别,即业务管理系统是以医疗工作为中心设计的,而人事管理系统是以人员为中心进行各种人事业务的处理,两者的设计逻辑、底层架构完全不同。
从集成应用的角度来看,HIS系统对多个子系统的集成程度越高,系统就越庞大,数据结构就越复杂,那么系统调整的难度就越大,即使表面上看来非常细微的一个调整也可能引发到系统内部非常复杂的、涉及非常多的关联数据的调整。医院人事管理的复杂性决定了对系统的灵活性要求非常高,特别是当前医院正处于改革期,系统能否适应医院人事管理的改革是一个非常大的挑战,而灵活调整正是医院业务系统(HIS)的软肋。
2、贪全求大导致项目失败
有的医院希望系统一上线就解决所有人事管理问题,于是一次性地把全部人事管理需求囊括到系统中。但必须注意的是,这种“毕其功于一役”的想法过度理想化,因为这将对医院人事管理的成熟度、制度的规范性、各部门的配合度,以及实施周期、系统建设投入等都会是极大的挑战,往往实施时间漫长、投入大量精力,却难以见到明显效果,这样对人员积极性、领导满意度都造成了极大影响,甚至导致项目的中断。
3、过于追求低价
有些医院在信息化选型时高度关注价格因素,甚至将价格压低到无法覆盖成本的程度,但供应商为了平衡收益,只能尽量压缩工期、尽量减少人工投入成本,结果则是项目遗留问题多、隐患多。
另一方面,某些供应商从单纯的竞争导向出发,在售前阶段过度承诺,采取低价竞争,诱导用户低价签约,一旦进场实施之后,或者追加开发费用,或者产品功能无法实现,最终导致项目不得不推倒重来。
成交价格仅是表面上的价格,后续供应商是否能够提供长期、优质的服务才是系统具有生命力的保障。一些医院的系统应用失败就是因为后期的服务跟不上,遇到问题要么是不断要求医院追加费用,要么就是一拖再拖,直到用户妥协。
因此,单纯地追求低价,无论对医院还是供应商都不是最优选择。
4、供应商的实施专业能力影响项目成败
供应商的实施能力是项目成败的关键。通常来说,一个成熟的顾问都需要较长时间的实际项目经验积累,一个不了解医院业务的实施顾问是很难与医院的人事管理人员进行沟通的,在不了解医院人事业务的情况下,实施出来的成果也很难满足医院的实际人事工作要求。因此供应商的实施能力是否强大,是否有真正了解医院业务和产品的实施顾问等都关系着项目的成败。
人事系统选型策略:
在信息系统选型过程中贯彻正确的选型策略、遵循规范的选型流程,不仅能规避各种陷阱和风险,还能大大缩短选型周期、降低成本。具体来说,医院人事管理系统选型过程中需要关注以下几点:
1、系统的专业性与灵活性
当前医院人事管理信息化建设还处于初级阶段,业务处理仍以手工方式为主,效率较低。随着医院人员规模的扩张,人事管理基础性事务工作大幅增加,加上编内外人员管理存在明显差异,编内人员要遵照国家事业单位人事政策管理,编外人员则由医院参考相关政策自行制定管理制度,因此对不同类型人员的入职、岗位调整、合同管理、工资调整与核算以及院内外各种统计报表填报等众多工作都有政策指引,工作繁杂且工作量大,加班甚至成为医院人事部门的工作常态。只有通过人事系统解决各种繁杂的事务性工作,才有时间和精力从事岗位分析、人才规划、能力提升等战略性工作,提升人才竞争力。
因此,系统能否支撑医院人事管理模式,对医院的管理进行科学合理的规范与改进指导,减轻人事部门工作强度,对系统的专业性提出了很高要求。
另外,从系统的建设模式来说,专业、成熟的人事系统产品相比定制开发的项目式交付产品在专业性与灵活性上要具备明显的优势。定制开发是根据客户提出的需求,进行针对性的编程与设计,主要是满足客户当前的应用要求,无从考虑对以后管理变化的支持,因此,在医院管理变革时期,选择成熟的产品要比定制开发更为符合实际。
2、系统设计的完整性与前瞻性
一款成熟人事系统是在众多用户切身应用的基础上,汲取人力资源专家、顾问、以及客户实际应用过程中的智慧,不断对产品进行完善和改进,其功能、流程和理念对于大多数医院的人力资源管理有借鉴与规范的作用。
因此,专业、成熟的人力资源管理系统厂商所研发的产品,其系统功能的完整性、前瞻性相较于综合性厂商更具有优势,因为对于综合厂商来说,人力资源仅是其整体产品中的一个局部,甚至仅是其大系统中的一个模块,很难像专业厂商一样投入。甚至在不同的专业厂商中,由于其市场定位的不同,对医院管理模式的应对程度也会有所不同,因此在选型过程中应做出甄别。
3、系统部署的科学性与集成性
人事系统的部署过程是一个包含了系统规划、系统实施与二次开发、培训、系统维护与升级、系统应用管理等众多环节的复杂项目管理过程,供应商要能够为医院的实施提供合理的规划建议与实施步骤,确保系统快速见效。同时还要考虑与医院其他系统的集成对接问题,因为人事信息很多数据来源于业务系统,比如医务人员的工作量、工作绩效、科研成果、论文等分别来自HIS或科研管理系统。正是由于实施部署与集成的复杂性,决定了医院在选择解决方案时不能只关注产品本身的特性,还应该深入了解产品技术架构、供应商服务能力、供应商业务发展趋势以及发展前景等关于供应商综合实力方面的因素。
因此,在选择软件供应商时,要考察是否具备丰富的人力资源业务体系经验和能力,是否能够在系统建设中为客户进行一定的管理梳理、提出优化建议,是否可以结合其他客户的管理经验转移到新用户的业务中等。系统建设完成后,用户不仅获得了一套信息系统,也在一定程度上实现了人力资源管理体系、流程的提升与优化。
4、是否具有合理的性价比
医院在选型中做价格比较的时候,应该综合考虑总拥有成本TCO (Total cost of ownership),也就是在系统生命周期内,为了保证系统正常应用而支出的总体成本,除了当期成交金额,还包括未来必须支付的成本,如后期维护成本、系统使用寿命、用户学习成本、增加服务范围成本等。其中需要特别关注后期维护成本,要综合考虑供应商维护费收取比例与服务内容,其中服务内容很容易被忽视,一个好的服务体系是延长系统寿命的必要前提,因此这个方面不能不考虑。
      以上就是人事管理系统选型中需要注意的一些要素,但并非每个医院的关注点都完全一致,在实际选型过程中可以根据自身的特点和诉求设定不同的权重,才能选出真正适合的、能够有效实现管理提升的信息系统。选择一个良好的供应商是项目成功的基础,而要想人事系统获得最终成功,还需要医院和供应商团队在合作过程中不断沟通、磨合、实践和改进。