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高校人事管理系统选型的四个误区与建议

阅读次数: 日期:2016-05-24


       高校人事制度改革加速推进,人事管理工作量和难度不断增大,是否需要推动信息化建设已经不再是问题,让高校人事和信息化管理部门最为困扰的是如何进行系统选型。许多高校在人事系统选型中投入了大量时间、资源和精力,但系统上线之后却没有达到预期目标,管理效率没有得到有效提升,甚至还需要花费更多的时间去维护系统。
适合的才是最好的,那么究竟该如何从众多的厂家中选择适合自己的系统呢?这个问题的关键是,究竟什么才是适合的,什么是必须避免的。避开误区虽然不能确保成功,但是却能过滤掉大多数轻易的失败;明确适合的,才能让选择把握住方向。那么,我们首先来谈一谈高校在选择人事系统时的常见误区。
误区一:定制开发是最合适的
诚然,定制开发有很多“看上去很美”的优势,用户需要什么,基本上就开发什么,个性化需求得到充分满足;由于业务针对性强,操作的友好度与易用性也会很强,初期推广见效迅速。
但是,定制开发的缺点也是致命的。其一,系统开发过程管理是极为复杂的课题,从用户的原始需求到产品实现,中间包括需求调研、需求分析、设计、代码、测试等一系列过程,涉及到多种专业岗位,无论是自行开发还是外包开发,都不太可能在一个项目上配齐所有专业角色,所以,对需求的理解、架构设计、代码质量以及系统稳定性都无法与成熟的商业产品相比。其二,在现在的改革背景下人事管理需求必然不断变化,而应对变化正是定制开发产品的软肋,因此,定制化开发的人事系统使用寿命极短,一般不超过两年,甚至一些项目在开发过程中由于需求频繁变更,系统不断推翻重构,尚未上线,甲乙双方就已精疲力尽,最终项目不了了之。其三,定制开发系统的后期维护成本极高,高校自身基本不可能进行维护,事无巨细都需要开发方进行维护,如果开发过程中文档管理不规范、或者开发方出现人员变更,很可能几年之后完全无法维护。
定制化开发只适合于个性化极强并且模式固化的系统,比如教务系统,但并不适合于管理不断变化的人事系统。
误区二:将人事系统定位于数字化校园的一个模块
数字化校园一体化建设有一个特点,就是信息的高度集成,将高校内部教学、办公、学工服务、财务等业务集成在一起。高集成性带来了非常明显的优势,比如数据及数据处理结果按权限实时共享,数据来源唯一、避免重复输入、降低数据冗余,系统信息支持多路径查询等。
但集成也带来了另一个风险,简单来说,系统对多个子系统的集成程度越高,系统就越庞大,数据结构就越复杂,那么系统调整的难度就越大,即使表面上看来非常细微的一个调整也可能引发到系统内部非常复杂的、涉及非常多的关联数据的调整。
如果不考虑高校人事管理的重要性与复杂性,将人事系统定位于简单的信息记录和工资核算,在数字化校园建设中顺带包含进去,确实是一种简单的解决方案,但事实绝非如此。比如,某国内知名高校信息化服务商,为高校提供智慧校园解决方案,其系统中内置了非常多的表格,为了达到高集成要求,表格之间都是相互关联的。同样,HR模块也涉及了很多表格,HR表格也是和数字校园中的财务、教务、办公等多个模块相关联的,调整HR表格的时候,也就必须对相关联的表格进行调整,后期维护工作量极大,也极易产生错误。
实际上,人事业务同高校财务、教务等部门的集成度不是非常高,比如最紧密的集成来自于工资发放之后人工成本的财务科目和成本中心的归集,类似业务一个月做一次就足够了。而且,人事管理对高校运营活动的支撑,不是体现在直接的、表面的业务关联上,更重要的是将高校战略和文化内化到人力资源管理的各个方面之中。
如果从数字化校园中相对独立出来,由人事部门主导人事系统建设,随之而来的担忧则是系统兼容性问题,即与数字校园或其他信息系统能否对接。这在高校信息化建设早期的确是个大问题,但随着大量集成开发平台和开发技术的出现、高校信息化建设经验的积累,兼容性问题已经得到较好地解决。
比如,软件接口技术是一种重要的集成实现方式。一般来说,软件接口分为两种,一种是数据接口,另一种是编程接口。所谓数据接口就是能够将一个系统业务数据导入到另一个系统业务模块中,所谓编程接口则是一个系统可以通过编程调用另一系统的数据。对于很多高校比较关注的人事系统与数字化校园的接口,主要包括与财务的接口以及向其他业务推送组织人员数据,这些通过现在的软件接口技术都能够非常圆满地实现。
误区三:只关注目前的应用范围
随着事业单位改革以及人力资源管理的发展,高校人事系统的定位已经不能仅仅自我局限为部门内使用的辅助工具了,“就是管管人员信息和工资”的认识越来越跟不上发展趋势。
系统建设不能四面出击、乱铺摊子,要有计划地分步建设,但这并不意味着选型时只考虑当期应用。人事系统建设有一个通行的准则,叫做“统一规划、分步实施”,但现实中各厂商往往为了竞争需要,重点宣传分步实施,诱导用户只关注当期应用模块,快速理清当期需求就开始建设,草草上马之后,客户才发现厂商的其它模块根本不适合自己应用。
人力资源管理系统本身就是一个庞大而复杂的系统,目前市场上成熟的产品,会按照人才供应链的逻辑,涵盖人才管理全生命周期,至少包含一二十个模块,数据流、业务流贯穿始终。高校必须从自身管理的现实需求和中远期目标出发,规划每一期的应用内容,这就要求供应商产品具有完整的架构。但是,行业综合厂商包含在数字校园系统中的人事管理模块远远达不到这个要求。
误区四:只考虑当前固化的人事管理模式
高校作为典型的事业单位,国家对于人事管理具有统一的管理体系和模式,比较的固化和单一,有些高校在选型中很容易只考虑到当前固化了的管理需求,选型中特别青睐一些只做高校人事管理信息化的厂商。这些厂商确实具有高校业务特点明显、操作简单明了、能够很快使用起来的信息系统。但随着国家对事业单位改革力度的加强,高校的人事管理体系、模式等也将随之而调整,尤其是高校越来越具有人才管理的独立权限,那么高校人事管理体系和模式势必要结合现代人力资源管理理念,尤其是企业人力资源管理的成熟体系,而进行调整甚至变革,对于那些只做高校人事管理信息业务的机构,由于缺乏企业用户经验,其系统在设计的时候,就难以考虑到支撑这些变化和调整,也就有系统无法保障长期持续应用的风险。而人事系统因为记录了人员的所有信息,历史的延续性、数据的积累与准确就非常的重要,一般而言建设人事系统需要考虑十年的持续应用,因此就需要避免这种只考虑当前固化人事业务的选型误区。
要选择合适的人事系统,需要高校制定正确的选型策略、遵循规范的选型流程。这不仅能帮助避免各种陷阱、有效规避风险,还能大大缩短选型周期、降低成本。具体来说,高校人事系统选型过程中需要关注以下四点:
1、系统的灵活性与扩展性
近年来高校面临着剧烈的社会和政策环境变革,事业单位分类改革、高等教育体制改革、事业单位人事制度改革等多项改革同步推进,编制管理、岗位设置、聘用制、绩效考核与绩效工资等具体政策加快落地,新一轮的人事薪酬制度处于政策研究中。
高校人事管理在进一步规范的同时,还需要完成由传统人事管理向人力资源管理的转型。转型中的人力资源管理必然要发生多样的变革,这就要求高校人事信息系统不仅能满足高校当前各种复杂的实际需求,同时还能够适应高校未来管理需求的变化。这就对系统的灵活性、可扩展性提出了很高的要求。
相对于其他业务来说,人事管理随着高校发展处于经常性的细微调整之中。比如,属于高校管理自主范围内的绩效考核与奖励性绩效工资的分配,不同的领导、不同的院系都可能根据情况而存在细微差距和不断地调整。还要面对来自上级主管单位大量的管理报表的强制填报要求,笔者曾经做过一些简单的统计,在高校里,仅人事报表的数量平均就达到了百张左右。这些报表的样式、指标统计口径会随着管理的变化而不断调整。这时,如果人事系统不能随着人力资源管理的变化而灵活调整,那么高校信息化投资将面临巨大风险。
2、信息系统设计的完整性与先进性
从人事管理到人力资源管理,再到人才管理,这是30多年来人力资源管理软件的基本发展轨迹,这与人力资源管理实践发展过程是一致的。软件厂商和产品必须跟上管理发展的节奏,在满足事务性工作高效处理的基础上,还需要时刻跟随和引领先进管理理念,满足人力资源管理提升的需要。
现在的人力资源管理工作不再仅仅按职能划分为人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理六大模块,而是更强调按照战略和价值导向建立人力资本价值产出核心流程,主要包括:
1)人才持续有效供给:整合人才规划、人才招聘、人才评估和甄选、入职引导一系列工作,为组织战略提供充足、适配的人才支撑,保障人才持续有效供给;
2)关键人才培养与领导力提升:构建科学的有针对性的能力评估、选拔及培训开发体系,保障个人能力的持续发展,与战略要求和组织发展相匹配;
3)高绩效团队建设:通过管理者与员工就绩效目标的共同承诺和两者之间持续的沟通辅导,确保员工个人目标与组织目标的一致性,推进员工个人成长与组织发展的有机结合;
4)和谐员工关系构建:创建良好的工作环境,吸引高级人才,提升员工满意度和敬业度,使他们发挥最大价值,并实现有效的员工保留等;
      (5)大数据分析辅助决策:基于完善的人力资源信息与动态过程数据积累,建立丰富的人力资源分析模型,实现组织人力资源大数据应用,为人力资源管理决策提供有力支撑。
专业的e-HR系统在系统研发设计时就要充分融入先进管理理念,架构设计中要考虑具有扩展性,具备清晰的产品规划发展轨迹,通过版本升级不断吸收新的应用模型,从而保障产品与理念的同步。定制化开发的产品由于其技术特定而无法实现优化;专注行业的综合性厂商在人力资源管理方面也没有深厚积淀,这是由人事管理只是其系统局部功能模块所决定的。
3、厂商的人力资源管理专业性
人事系统不是一个简单的买来就用的软件产品,其部署过程是一个包含了系统规划、系统实施与二次开发、培训、系统维护与升级、系统应用管理等众多环节的复杂项目管理过程。这一复杂性决定了高校在选择解决方案时不能只关注产品本身的特性,还应该深入了解产品技术架构、供应商服务能力、供应商业务发展趋势以及公司的发展前景等关于供应商综合实力方面的因素。
人事系统要成功上线运行不是单纯的技术行为,产品只是一个方面,还需要项目实施人员的业务能力与成熟的系统建设方法论。通常专业厂商经过多年的积累,建立起了人力资源管理系统实施方法论,能够结合客户实际和业务需求科学规划、快速实施,并推动系统深度应用。
并且,专业HR软件厂商的人员由于长期专业从事人力资源系统业务相关工作,不仅具备技术功底,也都具备比较丰富的人力资源管理业务体系经验和能力,能够在系统建设中为客户进行一定的管理梳理并提出优化建议。更重要的是,专业厂商在实施过程中,还可以结合以往的实际案例,为新客户提供人力资源管理体系的梳理和优化,并将其他客户的管理经验借鉴到新用户的业务中。
通过系统建设过程,用户不仅获得了一套信息系统,还在一定程度上实现了人力资源管理体系、流程的梳理与优化。
4、拥有总成本(TCO)
高校在选型阶段做价格比较的时候,不要仅仅关注当期项目的成交价,而应该综合考虑总拥有成本TCO (Total cost of ownership),就是在今后几年内,为了保证系统正常应用而支出的包含资金、人工等的总体成本。除了当期成交金额,未来必须支付的成本还包括后期维护成本、系统使用寿命、用户学习成本、增加服务范围成本等。
后期维护成本要考虑厂商维护费收取比例与服务内容,最容易被忽视的是服务内容。没有厂商会在项目验收后提供长期驻场服务,服务费涵盖的服务项目往往也有限。系统维护的主要工作能够由高校自身承担,最好是能由不具备技术背景的人事工作者承担维护工作。并且,人事人员自己维护系统也是延长系统寿命、真正长期发挥系统价值的最佳方案。
管理是不断优化提升的,主要表现在流程和表单的优化。如果前期开发的流程和表单是固定的,运维期间这些表单流程变化的成本和风险将非常大。在国家创新的号召下,当前软件研发人员人工成本快速上升,流动加大,都为后期的研发和运维增添了不确定因素。
      以上就是人事系统选型的一些要素,但并非每个高校的关注点都完全一致,在实际选型过程中可以根据自身的特点和诉求设定不同的权重,才能选出真正适合的、能够帮助人力资源管理提升的信息系统。选择一个良好的供应商是项目成功的基础,要想项目获得最终成功,还需要项目组和供应商团队在合作过程中不断沟通、磨合、实践。