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人力资源管理信息化系统顶层设计要素分析

阅读次数: 日期:2016-04-05

随着人力成本的不断上涨,以及人才在组织发展中的作用日趋核心化,成规模性的企事业单位越来越重视人力资源管理工作,尤其是人力资源管理的科学化、规范化、智能化,实施人力资源管理信息系统也已经成为提升人力资源管理水平、优化人力资源配置的重要举措。那么如何保障人力资源管理信息系统建设成功,系统的顶层设计就成为关键环节。
宏景软件作为人力资源管理信息化服务的领航企业,总结了上千家企事业单位 e-HR系统的成功建设经验,发现人力资源管理信息系统顶层设计的六大要素分别为:

1.从顶层规划设计好系统的服务对象

       人力资源管理信息系统的主体应用部门是人力资源部的人力资源管理人员,随着人力资源管理外延的不断扩大,将来的人力资源系统不仅要服务于组织内部的所有人员,也要服务于组织外部的相关人员,不仅满足服务对象的信息检索、信息共享需求,也要满足于服务对象的业务参与、互动交流等需求。组织内部服务主要包括:高层领导的决策支持、中层直线经理的业务互动、普通员工的信息获取等,组织外部服务主要包括应聘人员的信息采集与互动、顾问人员的信息共享、上级或政府机构的信息获取等。

2.从顶层规划设计合理的系统业务需求内容及实现步骤

       人力资源管理涉及了很多企业核心的管理内容,尤其是薪酬管理、绩效管理等影响着每个人的切身利益,系统建设的成功与否,将影响每个人的工作效率、工作心态和满意度等。因此系统规划时务必设计合理的业务范围和需求内容,需要结合本组织的实际环境、状态、发展目标等进行合理规划,避免盲目追求所谓先进的管理理念、全面的业务。建议人力资源系统建设顶层规划可以全面涉及并适当前瞻,实施步骤则至少划分为三个阶段,如首先实现人力资源管理者的效率提升,通过实施员工全生命周期的大数据建设,实现人员信息的动态统计分析、信息共享,以及工资核算、合同处理、保险福利、报表统计等的自动化处理,提升工作效率和准确性,解放人力资源工作者的精力。第二阶段是完成面向全员的动态服务和业务流程网络化,实现人力资源管理与服务的随时、随地、随人,满足不同服务对象的信息获取、业务参与需求,提升组织的日常运营效率。第三阶段则是以人才评估、培养、考核、发展为主线,通过实施能力素质、职业生涯、培训发展、绩效管理等体系,实现系统化、科学化、协同化的人才资本管理,实现人力资源管理变革组织驱动业务的高端管理职能。

3.从顶层规划务实的设计集团总部与下属单位管控体系和部署模式

       目前,对于集团企业,实施人力资源管理系统一般有两种模式,一是各级单位根据自己的需要自行实施系统,二是集团总部统一规划、统一实施。前者能够满足下级单位的个性需求,与实际业务结合紧密,实用性较强,通常能够长期保障应用;后者则多是满足了集团总部的信息汇总、规范标准、有序控制的要求,而下级单位的实际业务需求满足度较差,导致应用不充分,甚至出现为应付上级要求临时性更新维护数据,日常却仍低效率的手工管理或私下再实施一套系统的情况。对于人力资源管理本身而言,完全不同于财务、供应链等具有高度标准化、流程化、规范化的管理业务,人力资源管理则更多需要与组织的不同行业、不同规模、不同阶段、不同目标等实际情况相结合,灵活调整和适应甚至驱动组织业务发展,因此对于集团企业而言,不建议盲目追求集团的完全统一化和规范化。建议集团企业在规划人力资源系统时,首先分析自己的业务管控模式以及人力资源对应的管控体系,对于业务属于战略和财务管控型的集团,通常也是多元化经营的集团企业,人力资源系统重点是信息数据的集中管理,具体的业务规则如考勤、绩效等是由下属单位个性化管理的,系统的部署方式可以采用数据集中、业务分布的模式,即统一人力信息的指标、代码、结构等基本标准规范,各个单位可以分别部署系统,实现自己的业务管理需求,总部和下属单位的服务器之间部署数据同步程序,下属单位的人力数据随时或定时同步给集团总部,总部可以自动监控下属单位的各种状态,满足集团管控的需求。对于业务属于运营管控型的集团,通常也是单一业务的集团企业,建议统一人力资源的数据标准、业务规范,全集团统一大集中模式部署系统,满足集团从数据到业务规则甚至各种权限的统一管理。

4.从顶层规划设计系统的安全保密性,制订合理的云部署方案

       随着云技术的快速发展,管理信息系统的云应用雨后春笋般越来越多,那么人力资源管理系统到底是否适合云部署应用,或者人力资源管理的哪些业务可以采用云部署?建议在系统规划的时候,能够从信息整体规划、安全保密、集成应用、
IT基础、长期应用成本等多个维度进行分析,切不可盲目追求云时髦。有人说云就是未来,连钱都可以存在银行,那么管理信息系统也完全可以放在云上。但钱是属于通用流通性的,你存在银行序号是 123的钱币,取用时银行给你序号 345的钱币,一样保障应用,而系统则属于私用性,信息数据是不能被更换的。 IT基础设施是具有通用共享性的,而管理信息系统则必须保障个性化应用以及私密性。因此,是否云化部署,取决于组织的安全保密要求,以及 IT基础设施情况,目前很多单位已经建立了自己的 IT网络系统,甚至自己的私有云网络系统,这些系统也需要承载管理应用才能发挥价值,是不需要再额外增加基础建设成本的,相反如果放到云上,则相当于自己修的路不走,反倒去交钱租用别人的设施。在安全性上,对于组织架构、薪资数据、核心人才信息等是组织的核心机密,往往是在自己的系统上才能更好地保障其安全,不仅是物理的安全,也有心理的安全与职责的安全。因此,也有人提出,人力资源系统的核心业务适合本地化部署,边缘业务如性格测评、 360评估、外部招聘等可以云模式部署。

5.从顶层规划设计系统实现方式和变化响应模式

       人力资源管理信息系统目前主要有三种实现方式,一是选择专业化的信息管理软件产品,结合自己供应链管理是最为核心的,优先推荐采用
ERP系统中的HR子模块来实现基础人力资源事务性管理的信息化需求,同时也为制造或供应链的效率提升提供了基础的人力保障。对于一些管理非常固化,同时个性化需求又非常突出的企业,优先推荐专项开发来实现,保障需求的满足度和个性化的易用性。从趋势上来看,目前人力资源管理理念和体系越来越专业化,采用专业厂商的专业化软件产品已经越来越成为共同的选择。
人力资源管理主要特点是管理模式、规则、体用性,如何及时响应变化就成为非常重要的内容。如宏景软件的 e-HR等专业化软件产品基本都是平台化的系统,满足不具备 IT技术能力的人力资源管理者通过配置化实现业务的变化要求,基本上不用再动用开发即可响应;同时,作为专业厂商,也始终在研究信息技术和管理业务的发展变化及趋势,一直对产品进行更新升级,绝大部分用户的需求调整、架构变化等都可以通过升级的方式来实现,既能够满足人力资源业务调整的需要,又能低成本保障系统的长期应用。

6.从顶层规划设计系统的技术路线

       目前,管理信息系统主要有两大技术体系,一是基于
JAVA语言开发、 J2EE架构的系统,二是基于.net语言开发的系统。二者在最终的业务实现上基本没有区别,都能够比较好地实现人力资源管理的业务需求,同时 .net的界面通常更为鲜活绚丽一些。但是从发展趋势,以及架构的开放性、安全性、大数据可靠性等方面来看,越来越多的大系统和管理系统都倾向于 JAVA开发,典型的是银行、电力、电信等行业的管理信息系统,基本上都是只采用 JAVA技术。因此建议在规划技术路线时,主要参考本组织的其他信息系统的技术,为了集成应用,以及技术能力一致性,尽量使各个业务系统的技术路线保持一致,甚至在选型的时候,由信息管理部门把关,实行一票否决制,也就是说在基础的技术路线方面执行信息管理部门的要求,在业务应用和需求满足度上则由人力资源部门主导。推荐成规模的企事业单位,采用 JAVA技术路线,以保障系统的开放性、灵活性以及先进性。
       信息系统的建设,顶层设计是最关键的环节,尤其是对于变化性比较频繁的人力资源管理系统,上述六项内容是顶层设计的关键要素,是在项目规划时务必明确的主要内容,希望能够对每一个项目有所帮助,能够轻松实现人力资源管理效率和水平的提升。