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基于流程引擎的外事管理方案

阅读次数: 日期:2015-10-20

       很多大型单位的人力资源管理部门都有外事管理职能,虽然这项职能并不是人力资源部门的核心业务,但是如果单位规模足够大且外事活动较多,也将带来巨大的工作量。而由于“外事无小事”,外事管理中涉及各类证照的办理以及借出、归还等繁复的管理细节,这些都需要进行详细的记录,某个环节出现纰漏都将导致或大或小的问题。同时,因为外事管理和人员管理紧密地结合在一起,因此很多单位在建设e-HR系统的时候都将外事管理归并进来。
宏景软件基于众多客户的需求,基于系统平台上的流程引擎配置完成了外事管理解决方案,帮助众多大型单位解决了外事管理难题。
外事管理业务主要需求
外事管理的核心业务是围绕护照、港澳通行证等展开的,包括证照办理、登记和借用管理等;而其他围绕外事管理中包括各类组团及联络事务、各类报告资料的管理,差异性较大,且往往涉及上级外事管理部门,无法在线上统一进行,因此采取线下模式。
1. 证照办理
[1] 员工提出证照办理申请,填写个人资料以及所申请证照的相关信息;
[2] 上级管理人员及外事部门领导在线审批,填写审批意见;
[3] 证照办理完成后,通过系统以短信、邮件等方式对申请人员发出提醒,领取证照。
2. 证照登记
[1] 外事管理人员将证照信息填写到系统内;
[2] 能够留存证照扫描件电子文档。
3. 证照借用
[1] 员工提出证照借用申请;
[2] 根据部门人数按比例进行出国人数控制,部门出国人数不得超过部门总人数的30%,避免由于出国人数过多而影响部门工作开展;
[3] 根据出国出境目的地不同设置不同的出国出境天数;
[4] 证照借出登记;
[5] 对出国出境人员证照归还提醒;
[6] 证照归还登记。
基于流程引擎的外事管理方案
根据上述外事管理主要需求,宏景软件基于可以灵活配置的流程引擎和报表工具,结合组织人员信息,编制了以证照管理为核心的外事管理解决方案: 

 

1. 证照办理
       [1] 基于e-HR自助平台,员工可发起证照办理申请,根据企业要求将不同类别证照办理所需的各类信息项指标绘制表格;系统可自动提取员工基本信息,无需重复填写。
       [2] 根据外事证照管理权限,设置审批流程,员工点击提交系统即自动流转至其直接上级、分管领导进行审批环节。
       [3] 该审批任务由系统以邮件方式推送至直接上级、分管领导邮箱,并生成临时链接地址,点击即进入审批页面完成审批;或者由直接上级、分管领导登录自助平台,从自助平台首页上的待办任务进入审批页面。
       [4] 外事管理人员看到审批完成,即在线下进行相关证照办理工作。
       [5] 证照办理完成后,外事管理人员即可在系统内修改证照办理状态,系统自动发送邮件、短信提醒申请人员领取证照。 

           

2. 证照登记
[1] 根据各类证照内容设置信息子集,同时分类预制不同格式、指标项的表单,外事管理人员在完成证照办理后对信息项逐一登记,这样既可以以列表形式、也可以以表格形式展现信息。
[2] 系统能够根据证照办理时间、有限期等信息,对证照办理提出预警提醒。
[3] 同时,系统支持多媒体子集,可将证照原件扫描、存档。 

 
3. 证照借用
       [1] 当有出国出境任务时,员工在e-HR自助平台上提出证照借用申请:
         系统自动根据部门人数按比例进行出国人数控制,如果出国人数比例(包括累计出国人员数)超过部门总人数的30%,系统会提出预警;
        系统自动根据内置的目的地与天数的关系,在批准其借用申请时即告知其证照借用时长和归还的最后日期。
        对于证照仍处于借用状态的,系统不接受申请,系统自动提醒其先完成归还,再行申请,不允许一次申请用于不同目的地出国出境。
      [2] 其直接上级、分管领导在自助平台进行审批,方式同证照办理申请审批。
      [3] 证照取走时,外事管理人员在系统内点击证照借出,系统自动根据审批添加一条证照借出信息。
      [4] 在达到目的地相应的天数上限前若干天(可按需设置),而证照尚未归还的,系统自动发出邮件、短信提醒。
      [5] 证照归还时,外事管理人员在系统内点击证照归还,系统自动根据审批添加一条证照归还信息。 

 
H银行应用案例
H银行是一家快速发展的城市商业银行,近年来国际业务加快拓展、人员交流日益增多,这带来了外事管理工作量的较快增长,对管理规范性也提出了更高要求。在这种情况下,原有的手工管理方式逐渐不相适应,还面临着管理规范增强、管理人员增加的选择。H银行在宏景e-HR平台架设了外事管理模块,充分利用可灵活配置的流程引擎,并与组织、人员数据库打通,实现了证照申请、登记与借用管理,获得很好的管理效果。
1. 流程化提高、规范性增强。随着外事管理要求的逐步提高,相关证照办理、借用都需要进行审批。而各种审批都进行纸质流转的话,必然带来执行的规范性、流转效率等问题。通过宏景外事管理方案完成上述工作,充分利用统一的平台和数据,以电子化流程驱动业务规范性提高,又避免了管理效率降低的问题。
2. 完整精准的信息管理。通过电子化的流程进行管理,所有信息都会自动地在系统内留下相应记录,这样任何人员、证照的基本信息、借用归还信息以及各种过程审批信息,就在系统内形成了完整精准的记录,避免了人为的各种原因造成的信息不全、模糊乃至无法说清的问题。
3. 大幅提高管理效率。应用系统后,管理效率大幅度提高,比如,手工管理情况下,证照借出后的催还是个大问题,外事管理人员要反复向借用人员电话催还,给外事管理带来一定漏洞,也给外事管理人员带来诸多困扰。应用系统后,通过各类控制和自动提醒功能,这一问题得到明显好转。