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中国化学工程集团:e-HR支撑集团管理能力提升

阅读次数: 日期:2015-09-29

中国化学工程集团公司是国务院国资委直接监管的大型工程建设企业集团;是我国工业工程领域资质最为齐全、功能最为完备、业务链最为完整、知识技术相对密集的工程公司;是国内最早开展对外工程承包的企业之一。自1995 年以来连续被美国权威刊物《工程新闻记录》(ENR)发布为全球最大的 250 家承包商之一, 2015年度名列第29位。
 
信息化动因:集团管控能力的制约性
中国化学工程集团目前拥有员工5万余人,下设20余家二级子公司,380多家三级分子公司。与大多数大型集团型组织面临的问题相似,中国化学工程集团由于下属单位数量众多,存在多个组织层级且地理位置分散,这些给人力资源管理带来诸多难题。
比如,领导想要获取集团现有员工准确数据,这个看似简单的问题在上e-HR系统之前却有点复杂。因为这时人力资源部门手上所掌握的数据依然还是去年年底的统计数,而近几个月的人员变动还未及时更新、汇总。如果想要准确的统计数字,那么就需要发起一次全集团的统计,而统计结果至少也需要一个月的时间才能完成。同样,任何关于员工数量与结构,以及组织结构、岗位、编制等的人力资源信息都存在类似的问题:信息滞后、统计费时费力。
不仅如此,由于下属企业人力资源管理水平参差不齐,加上地理位置分散,集团总部对下属企业人力资源管理活动的监控和支持难度很大。最突出的就是招聘,下属企业超编招聘用人而总部却没有很好的手段监控,而如果将各下属企业分散的自主招聘集中到总部统一发布,却又面临着流程过长且过于耗时的问题。
在培训上,集团下属企业的业务主要都集中在大型工程建设领域,在业务上具有同一性,适合由总部统一组织培训,但却由于工程项目公司地理位置分散,将人员集中起来培训成本奇高,实际并不可行。
同时,集团人力资源部还承担着总部的人力资源管理职能,而其管理水平也亟待提升。就拿总部的薪酬发放来说,随着职工队伍规模的不断增加,人力资源部从薪酬明细核算到薪酬数据审核汇总需要5个工作日才能完成,效率问题突出。再如,集团总部高级人才集中,员工普遍具有较强的知情权意识和管理参与意识,在以往的手工管理方式下,这些需求难以做到及时满足,影响了员工对人力资源管理的满意度。
诸多问题都有待于e-HR系统的破解。中国化学工程集团经过深入的调研和细致比对,最终选择与中国最大的e-HR专业厂商宏景软件合作。
 
部署模式:从集团管控模式实际出发的集分部署
中国化学工程集团在e-HR建设上碰到的首要问题是部署模式的选择。
在前期选型阶段,不同厂商也提供了多种建议,ERP厂商提出了大集中的部署模式。大集中模式的确具有相当大的诱惑力,在总部集中部署一套系统,全集团所有的组织、岗位、人员等人力资源信息完全集中,总部和所有的下属企业人力资源管理业务都在统一平台上运行,这样总部就可以采取强有力的管控手段,大幅度提高管控力度。
但是,这种“看起来很美”的方案终究能否有效落地呢?大集中部署模式就是一竿子捅到底,全集团规则统一,下属企业照章执行,总部负责监控,较为适用于产品单一、业务模式一致的集团,而且对集团管理水平要求也较高。
显然,大集中部署模式超越了中国化学工程集团的实际,一方面,由于集团重组整合的历史原因,集团管理上相对分权;另一方面,集团下属企业存在较大差异,人力资源管理制度各不相同。在这种情况下,在e-HR部署模式上单兵突进地采取大集中模式,显然是行不通的。
集团总部领导从中国化学工程集团人力资源管理模式实际出发,最终非常务实地选择了看起来不那么美但却能够真正落地的集分部署模式,简言之,就是该集中的集、该分散的分,集团抓住核心人力资源管理业务强化管控,其他则授予下属单位充分的自主权。具体来说:
集团总部部署1套系统,其余20个成员企业各自独立部署,但总部和下属企业系统之间增设了数据同步策略,保证了总部对全集团数据和核心业务的集中管控,全集团建立起了统一、动态的“五库四平台”,实现了所有人力资源业务处理线上化、工作流转自动化、业务流程规范化。e-HR系统的上线运行,极大的推动了集团人力资源管理能力的整体提升。
 
五库四平台:集团管控能力提升显著
 
1、建立五库:整合和规范信息数据资源,为领导科学决策提供保障
准确的基础数据是e-HR系统实施应用的基础。通过双方的努力,中国化学工程集团成功利用e-HR系统建立起涵盖全集团所有人员(包含在职人员、退休人员、离职人员等)的整合的数据库,在此基础上进一步建立起五个专门数据库,分别是专业技术人才库、项目经理人才库、技能人才库、高级经营管理人才库和劳动合同库。因为这些人员是集团高度关注的核心人才,相对于一般员工,集团需要对其进行更大力度的管控。
集团各下属单位按照组织层级和授予的相应权限,在各自部署的e-HR平台上进行信息维护和业务操作,相关人员的信息变动可以通过自动的定期信息增量交换机制自动汇总到集团e-HR系统,这样就保证了集团人力资源数据库的实时与准确。更为重要的是,由于各下属单位在各自系统中进行业务操作,保证了数据的准确性和及时更新,避免了单纯让下属单位上报数据,下属单位没有动力使用,而造成数据更新不及时的问题。
基于整合的集团数据库和五个专业数据库,集团领导能够准确及时地掌控全集团各单位的人事信息和人才分布情况,从整体上对组织机构、岗位与人员编制、人员结构、劳动合同等方面的信息数据进行优化,深入挖掘出中国化学工程集团的人力资源潜力,实现人尽其用、岗尽其才。
 
2、四平台建设:利用核心业务功能,逐步加强集团管控能力
1)招聘平台:快速获取合格人才
正如前面所说的,集团在招聘中面临着分散带来的管理水平无法提高的问题。集团依托e-HR系统搭建起集团招聘平台,由各下属单位直接在系统中提交招聘需求,统一在集团总部汇总生成集团总体招聘计划,然后将招聘信息统一发布到集团官网,或者由集团统一进行校园招聘。应聘者可以直接在官网上提交应聘信息,这些信息自动就同步到系统招聘简历库中,通过其他渠道投递的简历也可以自动导入到简历库;与此同时,系统还可以根据事先设定好的学历、职称、执业资格等任职资格要求自动进行简历筛选,筛选后的合适简历,系统才会发送到相关招聘单位。这种流程化、信息化的操作手段不仅较大程度地降低了简历筛选任务量,同时也起到了总部对下属企业超编招聘的监控作用。
 
2)培训平台:培训效果最大化
化学工程集团下属单位众多,但业务主要集中于大型工程建设领域,这样将培训业务集中起来由总部统一执行是可行的;但是由于地理位置分散,传统的将人员集中起来的培训方式必然带来极高培训成本。
而在e-HR系统的支撑下,集团总部将各主要专业序列培训内容上传至平台,形成集团统一的学习资源库、试题库;各下属单位可以在各自部署的系统上利用集团学习资源库自主安排人员学习,具体到员工则可登录系统进行在线学习、在线考试。这样,通过集团培训平台既加强了集团培训业务的管控力度,又实现了培训资源的规模化应用,降低了成本,提升了培训效果。
目前,中国化学工程集团已经在培训平台上部署了近300门课程,累计完成在线学习数万小时,有效地提升了集团培训管理的水平。
 
3)报表平台:轻松完成年报工作
每年年底大量的报表是各国有企业人力资源部最为头疼的工作。下属单位多、信息不完整,还需要层层汇总,加班加点是常态。一般来说企业需要在这项工作开始前集中所有单位召开报表会议,布置报表、解释政策、督促进度,而到最后往往还是难以避免这样那样的问题。
现在,由于总部和各下属企业都在e-HR系统中进行了日常数据维护,而且e-HR系统内设置了国资委报表、劳动用工表、集团级薪酬总额执行情况表、集团级劳资报表等各类报表模板,表内表间公式、各统计项的取值条件等,这样系统就可以根据报表自动提取数据、自动填报,并可以逐级汇总到总部,形成集团统一的报表。基于此,报表工作效率得到了百倍以上的提升。
 
4)数据同步平台:确保集团数据实时汇总
目前,由于采用了与集团管控模式相匹配的e-HR系统部署模式,各成员单位在集团统一规划的前提下,充分考虑自身的业务需求积极对系统进行扩充建设及深入应用。随着系统的应用,人力资源基础数据的完整性、有效性、及时性得到了有效的保证。但如何将分布于各成员企业的高质量的信息数据汇总到集团,使集团能依赖于这些数据进行科学决策,成为集团领导关注的重要问题。
基于此,e-HR系统提供了数据同步平台。数据同步平台首先引入同步方案的概念,通过同步方案确定了数据接收的范围、内容、频率及方式(全量还是增量)。在同步方案的统一控制下,各成员单位无需人工介入,自动接收计划,调整发送内容,自动发送数据。同时,考虑到人力资源基础数据的保密性,在数据传输过程中内嵌专业的7Z加密压缩机制,数据包更小,传输快速,数据安全。
 
5)总部管理平台:便捷充分的管理参与
除了上面四个全集团应用的平台建设,系统中还包含了集团总部人力资源管理平台。通过集团应用大幅度提高了总部人力资源管理水平和效率。
比如,前面提到的集团薪酬核算需要5个工作日,现在通过薪酬管理系统自动生成明细数据、校验错误数据,避免了人工计算、查找造成的错漏现象,工作效率大幅度提高;通过e­-HR系统的流程平台的应用,对现有的管理流程进行了重新梳理和规范,所有员工变动均通过流程审批实现。再如,通过自助平台,总部所有员工都可以随时登录系统,查询各类人力资源管理制度,了解个人基本信息以及考勤、休假、薪酬、福利、个税等各类信息,这大大拓宽了员工与人力资源部门的信息沟通渠道,方便员工业务办理,极大地提高了员工管理知情权和参与度。
通过e-HR系统建设和应用,中国化学工程集团整体人力资源管理水平得到了大幅的提升,特别是通过集分式部署模式,既有效地加强了集团的管控能力和管控水平,又充分地照顾到下属企业的实际情况和管理特点,实现了集分有度、张弛平衡的集团人力资源管控格局,有力地支撑了中国化学工程集团的快速扩张和创新经营战略。