【中国卫生人才】e-HR系统助力山西省儿童医院人事管理水平提升
——专访山西省儿童医院人事科科长樊瑞华

阅读次数: 日期:2014-11-07

 
人事管理工作历来都是医院管理工作的重点。近年来,随着医院门诊量的急速增加,医院的规模不断扩大,医务人员数量也随之增加,一所医院各类工作人员达数千人并不鲜见,给人事管理工作,尤其是考勤管理、档案管理、员工培训等基础性工作带来巨大的挑战。在很多医院,人员入职、岗位调整、合同管理、考勤管理、报表统计、薪酬核算等事务性工作“淹没”了人事部门,加班成为医院人事部门的工作常态。即使不断增加人事工作者的数量,以手工为主的传统业务处理方式,仍会造成效率较低、准确度难以保证等问题。
这样的问题应该如何解决?近日,本刊采访了山西省儿童医院、山西省妇幼保健院人事科科长樊瑞华。作为一所历史悠久,在国内外享有盛誉的儿童妇幼专科医院在通过信息化手段提高工作效率、优化管理流程,使人事部门摆脱繁琐事务性工作的束缚,向战略性管理迈进方面有着丰富的经验与思考体会。
 
《中国卫生人才》:贵院为什么会引进 e-HR系统?从一名医院人事管理者的角度,该系统为您提供了哪些工作助力?
樊瑞华e-HR系统在提高管理质量、提升工作效率、降低成本等方面具有不可比拟的优势。
以我院引进的宏景e-HR系统为例。作为山西省最大的妇幼保健和儿童医院,突发事件很多,工作人员班次异动量比较大,因此要求排班灵活,且随时有变化的可能。若以手工方式操作,其难度无法预计。通过引进e-HR系统,这方面的问题能够很好的解决。
目前,我院参与考勤的工作人员有2000余人,门诊、病房的排班可以根据当日患者门诊量的多少而变化,在门诊量大幅增多时,会临时抽调行政值班或者二线值班的大夫中午出门诊,同时兼顾临时会诊等人员安排。
在休假管理方面,原有的休假审批流程在线下,需要各级领导签字审批,流程复杂,权限混乱,耗费时间长。而e-HR系统含有的线上审批流程清晰,权限明确,整个过程都可以在系统内实现,进一步规范了休假流程的管理。效工资的发放大受影响。而现在,每到月初系统会自动汇总全院所有员工的出勤情况,在进一步提高考勤管理准确率的同时,就餐补助和全勤奖的发放也更加及时和高效。
 
《中国卫生人才》e-HR系统的应用还为医院人力资源管理提供了哪些帮助?
樊瑞华e-HR系统的另一大特色功能就是档案管理。原有的员工档案都是纸质版,仅包括员工的一些基本信息,随着时代的发展,小小的档案袋已远远不能满足需求。就算是应用了强大的Excel表格,想统计和提取某一类信息也十分不方便。
e-HR系统中的电子档案囊括了学历、履历、家庭情况、职称和专业资格、科室轮转信息、奖惩情况、培训经历、临床和科研情况、考核和绩效信息、工资发放情况等,能做到信息即时更新,按月按年自动归档。同时,电子档案实行线上管理,层次结构清晰,数据全面,赋予权限后可以随时随地调取,不需动用任何部门和任何人员。电子档案可以扫描身份证直接录入姓名、出生日期等个人最关键的信息,避免了手工输入差错的发生。   

 

       此外,在e-HR系统应用前,各科室考勤信息,避免了手工输入差错的发生。情况由科室上报,及时性和准确性都很差,绩医院所有的个人电子档案组成了一个庞大的数据库,从中可以清晰地掌握不同科室的人员配置情况,无论是短缺还是过剩都一目了然,为引人和用人提供依据。同时,数据库中的各项信息都可以被分类调取,用于数据报表、人员结构分析及决策等。比如可以调取医院不同历史时点各个部门工作人员的学历、年龄结构、职称情况等信息进行比较,按需要生成分析图表,为医院管理者做出决策和制定人才发展战略提供数据支持。
电子档案的线上管理使人员管理更精确,能随时掌握医院员工的相关信息,避免了错误发生。此外,能够对员工试用期转正、合同到期、退休等一系列人力资源管理所面临的容易遗漏的重要事项做出预警。只要提前做好相关设置,系统会提前将待办事项发送给待办人,并多次提醒,有助于相关工作有条不紊地进行,并且避免因合同到期等问题引起的一些纠纷。
 
《中国卫生人才》e-HR系统引进后,医院人力资源管理工作发生的最大变化是什么?
樊瑞华e-HR系统的应用,将人事部门和临床科室相关员工从纷繁复杂的事务性工作中解放出来,大大提高了工作效率。以人事科为例,系统应用后,同样的工作,能够节省60%80%的人力成本。在科室,相关事务性工作只需有人兼职来做就可以轻松完成,不需再设专职的岗位。e-HR系统还可以承担人事相关通知的发送功能,通知直达相关人员,准确高效。个人电子档案的管理、维护和更新,可以由本人随时完成,相关人员审批后即可生效。
但值得注意的是,要结合工作实际开发满足医院需求的e-HR系统。我院前期曾应用过两套系统,最终都以不能满足实际需求而告终。第一套系统来自一家国内知名软件公司,虽然看起来“高大上”,但是此系统无法和指纹考勤机对接,员工们的考勤数据仍然要通过主管人员手工输入到医院管理系统。人工对接考勤机和管理系统,耗费了大量的人力成本,而且速度慢、效率低下。同时,因为人工的参与,考勤数据就会有被改动的可能。医院还应用过另一套系统,初期尚能满足需求,但是随着医院门诊量和工作人员数量的增加,工作人员排班日趋复杂化,而该系统无法实现整个医院各科室联动的200多个班次的个性化排班,所以最终也放弃了。目前应用的这套宏景 e-HR系统,终于基本解决了上述问题。
 
《中国卫生人才》:以e-HR系统为抓手,贵院在进一步建立有效的人力资源激励与发展机制方面,有何思路和计划?
樊瑞华:医院通过宏景e-HR系统的深入应用,实现培训和绩效考核的线上管理,做好 e-HR系统移动应用及e-HR系统与医院其他管理系统的对接,是接下来的工作重点。
线上培训形式多样,时间灵活,成本较低,是今后医院培训发展的重点。在培训管理方面,考虑成立培训专家管理委员会,建立一个线上的培训体系,将文字、音频、视频等培训资料放在平台上。医院员工能够在线完成学习和互动,管理人员能够做好学员管理、课程管理、学习过程监控及培训效果评估等工作。
绩效考核方面,正在完善相关数据,为线上管理做准备。比如如何真实评价一个医生的医疗水平,在线实现医生互评、患者打分。同时,努力实现绩效考核与培训管理的联动,考核分数较低的项目,系统会自动推荐或者由管理人员推荐相关的培训课程,员工须完成在线学习并考核达标。
此外,人员招聘、提拔、任用和淘汰等方面,也是线上人事管理工作的关注点。