【中国卫生人才】信息化助力医院全面提升人力资源管理水平

阅读次数: 日期:2014-06-04

 
[专家点评]宏景软件 董事长 王玉霞  
 
近几年来,医疗卫生体制改革全面启动,人事制度改革不断深入。今年5月,酝酿多年的《事业单位人事管理条例》正式颁布实施,事业单位的岗位设置、公开招聘、绩效工资等逐步落实到位。所有这些政策层面的举措都将对医院人事管理产生根本性的影响。
具体来说,医院一方面要按照事业单位公益性的要求,不断加强人事管理制度规范和法制建设;另一方面则需要不断提高人事管理的科学性,不断提高管理效率和效果。这两个方面作用到医院具体的人事管理上,必然带来如案例中所表述的工作量的快速增长,而且无论是医院职工还是医院领导也都会对医院人事部门的管理水平提出更高要求;未来围绕医院人事关系和聘用合同的管理也将成为一个新的工作重点。
很显然,在工作强度增大,而人员编制有限的前提下,如何提高医院人事管理规范性、工作效率和整体水平已经成为当前非常紧迫的任务。关于这一点,在本案中也有充分体现。通过对案例完整的分析,我们认为,医院人事管理信息化正是破解这一难题的有效方式。
首先,大量的重复性事务性工作都可以通过信息系统自动完成,确保高效准确。例如按照规定年度考核结果为优秀的员工可以晋升薪级工资,而系统可以很快就自动检索出来,避免错漏。再如,案例中列举的需要上报卫生、人社等政府部门的各种报表,都可以一键自动生成。
其次,可以将各种规范性流程转变为信息系统自动化操作,让不规范的操作无法通过,而且每个流程节点系统都可以设定自动提醒,彻底规避工作滞后问题。比如设定聘用合同到期提醒,系统就可以根据条件发出预警。再如,医院内部的人事调动、岗位调整、职称评审等各项工作都可以通过信息系统实现流程化和信息化。
再次,医疗卫生系统的专业技术人员、管理人员比例非常高,这些人员都是德鲁克所谓的知识工作者,他们有强烈的自主管理需要。而人事管理信息系统可以通过员工自助让职工获得更多的知情权和管理参与度,职工只需登录系统就可以随时查看考勤休假、工资、社保等各种信息。系统也可以将各种信息自动推送给员工,比如发薪后系统可自动向员工邮箱发送工资明细。
应当说,这些应用已经是目前e-HR领域相当成熟的应用,这也在A医院的案例中得到了非常具体的实现。我们还应当注意到的是,信息技术和人才管理实践的新发展,为医院人事管理信息化提供了更多的可能。首先,随着移动终端和移动互联网的发展,医院可以基于系统进一步开展移动应用,职工通过手机就可以便捷地完成各种信息查询。这样,人事部就真正能够提供一个无处不在、无时不在的及时服务。再次,大数据(big data)时代的到来,作用到医院管理上,就是能够从人事管理数据中为医院领导者提供更多的决策依据,信息系统能够将领导决策所需数据集成到领导系统桌面上,让领导决策更科学,更有依据。
总的来说,事业单位分类改革和人事制度改革要求医院人事部门不断提高规范化、科学化的水平,在这个节点上,人事部门如何更好地利用信息化手段提升整体管理水平,是未来医疗卫生系统人事管理工作者需要共同面对的课题。
 
[案例背景]
 
作为一家集医疗、教学、科研和预防保健为一体的三级甲等医院,A医院现有职工 1000余人,其中5位专家被评为国家有突出贡献的专家, 40余位专家享受政府特殊津贴。
近年来,随着医院的发展,规模不断扩大,工作人员不断增多,人力资源管理基础性工作大幅增加,人员入职、岗位调整、离职、合同管理、考勤管理、报表统计、日常的薪酬核算、发放、保险等一系列事务性工作“淹没”了人力资源处,加班成为医院人事部门的工作常态。不仅如此,现有医院的人力资源管理仍然处于传统的人事管理阶段和手工管理阶段,人力资源管理的相关理念、手法和工具相对陈旧,未能合理规划人力资源,这也导致无论是人力资源处处长王涛,还是其他同事,因每天都忙于事务性工作,处于焦头烂额的状态。这令王涛十分头痛。
以人事报表为例。医院的人事报表来源多头,不仅需要向院领导提供报表,还需要经常向主管单位,如人力资源和社会保障局、卫生局、统计局,甚至教育局提供各类报表,造成人力资源处工作量巨大,且准确性难以保证。面对日趋复杂而庞大的职工队伍,人员信息发生变化,人力资源处的信息获取往往滞后,无法及时更新。每次进行报表统计,医院领导或其他科室领导要相关人力资源统计数据时,都会让王涛他们忙上一阵子。
医院作为事业单位,受国家工资管理政策影响。薪资管理包括确定工资、转正定级、职务晋升、年度晋级、工资套改、调整标准、离退休等,调资工作涉及每个医务人员的切身利益,关注度高,不能出丝毫差错。在传统方式下,人力资源处的人员只能反复核算、重重把关,但仍然难以避免错漏,这就使得人力资源处有时成为医务人员投诉、上级领导批评的对象。
此外,在传统方式下,医院各项人员变动管理基于手工形式,所有表单都由人力资源处管理,员工并不知道每一项申请的表单样式及内容该如何填写,只有到了人力资源处领取表单后由工作人员逐一讲解才能完成表单的填写,这无形中加大了沟通成本。在医院人员规模不断增长而且表单样式不断增多的情况下,医院内不同类别人员的录用、转正、调入、内部职务变动、职称评审、退休及证明等各类基础人事业务流程的工作量和复杂性越来越高。这类流程性工作占用了人力资源处工作人员大量时间和精力,但规范性却很难提高。
面对一系列的问题,王涛意识到,在现今社会,“人”作为医院发展的宝贵资源,其管理远比以“事”为中心的“人事”管理复杂的多,这就需要先进的理念和工具来提高人力资源管理的工作效率、优化管理流程,使人事部门摆脱繁琐事务性工作的束缚。这期间,多家软件管理公司找到王涛,向其推荐e-HR人力资源管理系统。
B软件公司的赵毅表示,e-HR系统建设,可以带给人力资源管理部门的是工作方式上的改变,采用“事找人的方式”,极大减轻了人力资源管理部门的工作量,切实提高人力资源管理者的工作效率和准确性,将人力资源管理者真正从繁重的事务工作中解脱出来。
“比如您提到的报表问题,通过e-HR系统,可以解决日常人事业务的突发性工作,如实现查询、统计、花名册和登记表自动化应用。现在不管是医院内还是主管单位要求的各类统计报表,都可以通过系统自动生成,各科室临时要的人力资源统计数据,不用再发愁加班加点统计了。”
“另外,通过 e-HR系统薪资管理模块,可以实现人员调配与工资调资自动联动,新增人员、职务变动、人员离退可自动通知薪酬专员,避免工作疏漏。系统自动检索符合调资条件的人员,调资计算后可批量打印工资变动审批表和调资花名册。根据医院自身的工资政策,自定义工资指标、标准和公式,并且能够满足上级主管部门报送的要求。” 
“e-HR系统还能根据医院的实际情况和问题开发不同的功能,以此在很大程度上减轻人力资源管理部门在事务性工作上所花费的时间和精力,并提高员工满意度,促进医院的发展……”
对于赵毅的介绍,王涛确实比较动心,e-HR系统确实可以解决当前人力资源处所面临的一些问题,而且利用信息化手段来推动医院人力资源管理现代化是一件很有意义的事情。然而,自己对于e-HR系统了解有多少,对市场上众多的产品了解多少,e-HR系统怎样才算成熟等问题都缺乏深入研究,如何选取合适的软件公司,开发满足医院需求的e-HR系统是个难题。人力资源管理的信息化不是简简单单地把人力资源管理的各个模块从实际操作中转移成信息化操作,而是要实现信息和人力资源的有效结合,从而能最大程度上帮助医院有效推进人力资源管理水平的提高,这是一个很有挑战性的工作,软件公司描述得天花乱坠,是否能实现仍是个问题。而且,e-HR是一个系统的工程,这需要医院持续对各方面进行变革,并与院内其他管理系统进行整合、衔接,从而能真正、有效地利用e-HR系统为医院服务。如果不菲的信息化投资不能切实为医院带来管理上的提升,那么人力资源处将面临更巨大的压力。王涛告诫自己不要盲目“跟风”,还是需要深入的思考。
 
(文中所涉人物均为化名)