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广安门医院:摆脱繁琐工作束缚,向战略管理思考迈进

阅读次数: 日期:2014-05-21


    中国中医科学院广安门医院始建于
1955年,是国家中医药管理局直属的集医疗、教学、科研和预防保健为一体的三级甲等中医医院,是中央干部保健基地,全国“示范中医医院”, 2008北京奥运会和残奥会定点医院,世界卫生组织传统医学合作中心组成单位等。作为中国卫生事业对外交流的重要窗口之一,广安门医院坚持和发扬祖国医药遗产,以中药、针灸、推拿、康复训练、药治等中医传统治疗方法为主,辅之以现代化诊疗手段,以丰富的经验和独特的疗效,为广大患者提供了及时有效、安全便捷、技术精湛的医疗服务。周恩来总理曾为广安门医院题词“发扬祖国医药遗产,为社会主义建设服务”。
 
传统管理模式面临巨大挑战
 
医疗作为重要民生议题已成为社会关注焦点,政府、卫生部门、公众等各方面对医院公共卫生服务水平和服务质量的要求越来越高,同时事业单位人事制度改革和医疗体制改革也对医院提出了明确的要求,因此广安门医院人力资源管理体系也有待不断完善。
广安门医院始终坚持“科教兴国”,“科学技术是第一生产力”的指导思想,医院装备了先进的医疗和科研仪器设备,也非常重视信息系统的应用,但存在着发展不平衡等问题,前台业务系统发展较快,而后台管理系统相对落后。人力资源管理更是由于多种因素的限制,还处于传统的人事管理阶段,信息化应用程度较低,人事部门业务处理仍以手工方式为主 ,工作量大、效率较低、准确度难以保证。
随着医院人员规模的扩张,人力资源管理基础性工作大幅增加,人员入职、岗位调整、离职、合同管理、考勤管理、报表统计、日常的薪酬核算、发放、保险等事务性工作“淹没”了人事部门,加班成为医院人事部门的工作常态。人事部门因每天忙于事务性工作,已焦头烂额,根本谈不上为领导提供战略性数据分析。
作为一所历史悠久,在国内外享有盛誉的中医医院,传统的人力资源管理方式和管理思维已经远远落后于实际的需要,人力资源管理面临巨大挑战。
1、人员结构复杂, 管理难度增加
随着医院人员规模的快速增长,尤其是人员身份越来越多样化,人员流动率逐年递增,造成管理和统计难度大大增加 , 也使得对人事管理信息系统的要求不断提高。而原有的信息系统只能进行简单人事信息记录,无法保存历史信息,不能方便快捷地进行信息检索,无法满足人力资源发展要求。
2、临时变化频繁,考勤统计复杂
由于医院业务的特殊性,医护人员经常需要在门诊、急诊以及住院部等不同部门按期进行轮换,人员科室间的变动非常频繁。例如很多时候,当月末报考勤时,早忘了轮转的人员是什么时间来到科室的或什么时间离开科室的,只能打电话去问本人。造成考勤统计、汇总工作量大,管理成本高,而且还容易出错。
3、报表来源多头,数据准确难度大
医院的人事报表来源多头,不仅需要向院领导提供报表,还需要经常向主管单位,如人力资源和社会保障局、卫生局、统计局,甚至教育局提供各类报表,造成人事部门工作量巨大、且准确性难以保证。面对日趋复杂而庞大的职工队伍,人员信息发生变化,人事部门获取往往滞后,无法及时更新。每次进行报表统计,医院领导或其他科室领导要相关人力资源统计数据时,都会让人事部门忙上一阵子。
4、培训吸引人才,提高员工满意度
广安门医院现有职工 1245人,卫生技术人员 1064人,其中国医大师 1名,首都国医名师 2名;正副主任医师、教授、研究员 208人,有博士、硕士 275名,有 4位专家荣获“阿尔伯特 .爱因斯坦”世界科学荣誉证书, 4位专家被评为国家级有突出贡献的专家, 44位专家享受政府特殊津贴。从人员结构看,这是一支高素质团队。因此对于医院人力资源管理的人性化、精细化要求更高。如何有效的培养人才、激励员工、提高员工满意度、提高服务质量、吸引更多的高素质人才,已成为广安门医院人力资源管理的重点工作。
在深入分析了当前面临的问题之后,广安门医院决定重新选型建设一套满足医院发展的人力资源管理信息系统,通过信息化手段提高工作效率、优化管理流程,使人事部门摆脱繁琐事务性工作的束缚,向战略性管理思考迈进。通过对多家厂商考察、产品对比分析等细致的选型过程,广安门医院最终选择与宏景软件合作,共同完成广安门医院人力资源管理信息系统的建设。
 
e-HR系统助力人力资源管理转型
 
1、规范人力资源管理,搭建人力资源平台
只有规范的管理才是可持续的、可控的。因此在广安门医院信息系统建设初期,首先加强人力资源管理规范性的建设,这包括编码统一规范、业务流程规范、管理体系规范等。人力资源信息是医院所有信息系统的基础数据源头(如:组织、职位和人员信息),通过人力资源管理体系的规范化,为构建医院整体信息化平台奠定了良好的基础。    

 

根据广安门医院的实际情况, e-HR系统建设首先从人员基础信息入手,整合历史数据。根据不同类别人员管理的需求,分别建立了正式员工、返聘人员、合同制员工和退休人员库,并考虑到国家对卫生人员管理以及广安门医院自身人力资源管理的需要,设定了个性化的人员信息子集和指标,为广安门医院搭建了一套规范、完整的人力资源管理平台。
2、便捷业务处理,提高人事工作效率
对医院而言,人力资源管理目前最紧迫的问题是将各级人力资源管理者从事务性工作中解脱出来,提高效率及准确性。广安门医院 e-HR系统的建设与应用,首先带给人事部门的是工作方式上的改变,即从原来纯手工或半手工的业务处理方式转变为智能自动处理,同时可以不受时间限制。解决日常人事业务的突发性工作,实现查询、统计、花名册和登记表自动化应用。通过人力资源管理系统提供信息采集模板、通知提醒、定时任务、数据校验、批量处理、统计分析等多种工具,切实提高人力资源管理者的工作效率和准确性,将人力资源管理者从繁重的事务工作中解脱出来。
3、高效便捷的调资功能,缓解工资核算压力
医院作为事业单位,受国家工资管理政策影响。薪资管理包括确定工资、转正定级、职务晋升、年度晋级、工资套改、调整标准、离退休等。调资工作涉及每个医护人员的切身利益,关注度高,不能出丝毫差错。在传统方式下,只能反复核算、重重把关,但仍然难以避免错漏。
通过 e-HR系统薪资管理模块,实现人员调配与工资调资自动联动,新增人员、职务变动、人员离退可自动通知薪酬专员,避免工作疏漏。系统自动检索符合调资条件的人员,调资计算后可批量打印工资变动审批表和调资花名册。根据医院自身的工资政策,自定义工资指标、标准和公式,并且能够满足上级主管部门报送的要求。 

 

用户感叹到:“原来几天的工作,现在只需要几分钟就全部完成,而且不用担心数据错误问题,这个薪资模块太棒了!”
4、规范业务流程,节省沟通成本
在传统方式下,医院各项人员变动管理基于手工形式,所有表单都由人事部门管理,员工并不知道每一项申请的表单样式及内容该如何填写,只有到了人事部门领取表单后由业务人员逐一讲解才能完成表单的填写。在人员规模不断增长而且表单样式不断增多的情况下,医院内不同类别人员的录用、转正、调入、内部职务变动、职称评审、退休及证明等各类基础人事业务流程的工作量和复杂性越来越高。这类流程性工作占用了大量时间,但规范性却很难提高。
通过 e-HR系统建设,广安门医院进一步梳理了各类流程,实现了流程相关业务表单的标准化,并将这些流程和表单预置到系统之中。这样,员工可以在线查阅,填写各类表单,并按照预置流程执行,表单填写简便了、规范了。流程自动流转,并自动触发预警,提示相关人员处理相关业务。这样,业务流程的规范性、流程进度的可控性以及工作效率都大大提高。
5、为员工搭建起信息沟通的桥梁
e-HR系统不只是为人事部门服务的系统,而是为普通员工、管理者及决策者等各层级人员搭建起了一条信息沟通的桥梁。院领导、各科室主任、人事部门和医护人员都能够从这个平台上获取自己所需要的相关人力资源信息,促使全体员工都能够参与到医院人力资源管理当中来,在很大程度上减轻了人事部门在事务性工作上所花费的时间和精力,并提高了员工满意度。
员工登录 e-HR系统中的员工自助平台,可以查看医院各类管理制度、个人基本信息、月度及年度薪酬、完成职称申报以及各项信息咨询等,这大大拓宽了员工与人事部门的信息沟通渠道,方便员工业务办理,大幅度提升了医务人员的满意度。借助 e-HR系统,广安门医院的人力资源管理精确度、管理效率大幅提升。
 6、知识转移,一举多得
广安门医院 e-HR的建设以宏景软件的《实施方法论》为标准,将实施过程划分为前期准备、需求调研、系统建设、上线运行四个阶段,并在实施过程中采取全过程知识转移,由广安门医院业务骨干全程参与系统建设。通过业务骨干的参与,不仅全程了解系统建设的过程,还熟练掌握了软件的操作方法,为广安门医院后期的系统建设及业务修改、维护提供了有效的技术保障。
从系统的建设结果看来,采用宏景《实施方法论》通过知识转移方式进行系统建设,为广安门医院人力资源管理信息化建设提供了极大地保障,也为工时的缩短提供了有效帮助,亦使广安门医院拥有了一位即精通人力资源业务又了解 e-HR系统建设及操作的全能手。 
在时代发展的今天,广安门医院意识到了“人”作为一种特殊的宝贵资源来管理远比以“事”为中心的“人事”管理复杂的多,要做到让医院中的每个人都发挥其最大的潜能来为患者、为医院发展有效服务,就要对每一个为医院服务的人员负责,这就是以人为本的管理理念——人力资源管理。这样的管理,对于管理的精细度要求可想而知,宏景 e-HR十余年来专注于“人力与人才管理信息化研究”,与广安门医院战略目标完美结合 ,随着广安门医院人力资源管理系统的不断深入应用,定会逐渐成为实现医院战略目标的革命性管理工具!