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信泰保险:打造制度化和执行力的e-HR平台

阅读次数: 日期:2014-03-21

          
    信泰人寿保险股份有限公司是经中国保险监督管理委员会批准,于2007518日注册登记的全国性保险公司。公司总部设于浙江杭州,注册资本14.91亿元,可经营各类人身保险业务,目前已开设浙江、江苏、北京、河北、福建、河南、山东、黑龙江、辽宁、上海、湖北、江西、宁波、广东、厦门、青岛、深圳、大连18家分公司,下辖63家三级机构和258家四级机构。
 
开启信息化建设之旅
 
人力资源管理工作已不再局限于早期的“人事”工作,而是转为战略研究、资源整合、员工激励等系统的人力资源管理体系建设,进而将“人力资源”真正变为企业的“人力资本”。随着信泰保险组织规模的不断扩张,人员规模的不断扩大,在不断加强内控管理和风险防范的同时,对人力资源管理也提出了更高的要求,原有的人力资源管理模式已经不足以支撑日益更新的人力资源管理体系运作,手工作业模式造成人力资源管理者将大量的精力耗费在行政琐事上,此外跨地域、跨层级管理也成为人力资源管理的难题。为了提升信泰保险的人力资源管理水平,更好的发挥人力资源管理体系在公司配置上的主导作用,公司认识到必须要有新的人力资源管理模式,因此公司开始着手引进先进的人力资源管理系统支撑企业管理的发展。
根据信泰保险自身特点,以坚定不移打造制度化和执行力平台为方针,加强基于先进的信息和互联网技术的全新人力资源管理模式——“e-HR管理系统”受到了信泰保险的关注,希望借助e-HR管理平台,实现人力资源各模块流程化作业,提升工作效率、提高成本和风险控制能力、信息分析能力,从而有效改进全员的人力资源服务模式。在此背景下,信泰保险通过对多家e-HR厂商进行充分调研与分析,最终决定利用宏景e-HR系统打造信泰保险人力资源管理信息化平台。
信泰保险启用宏景e-HR系统的时间比较早,早在2007年11月项目就已正式启动,2008年10月,总公司及下辖分公司系统正式上线,其涉及业务主要包括员工信息管理、劳动合同管理、人事异动管理、薪酬福利管理等急需提升的业务,随后很快实现了薪酬报表与财务凭证系统的对接以及人事异动与工作流管理系统的对接,将e-HR系统作为人力资源信息核心数据源,实现了各系统之间的人事数据共享。
随着管理模式不断提升、管理规模不断扩大以及管理程度的日趋复杂, 2013年信泰保险针对当前问题和未来发展的需要,开始了宏景e-HR系统新一轮的升级完善,将原有系统升级到最新的BS版本,并把考勤管理、招聘管理、绩效管理、人力成本等业务扩展进来,并以取得初步成果。
 
打造数据之源,建设集中统一的人力资源信息平台
 
随着信泰保险人员规模日益增长,对人员信息集中管理提出了较高的要求,原有的纸质档案、合同管理方式不仅不方便查询,管理漏洞也随之产生,下属分公司定期通过Excel表上报人员信息情况,造成数据滞后、更新不及时等问题,同时随着人员的频繁流动,信息不准确的问题也越来越突出。这一系列问题都增加了管理的难度及复杂程度,降低管理成本、提高工作效率及数据准确性成了迫切需要解决的问题。
借助宏景e-HR系统,信泰保险建立起全股份公司统一的人力资源数据平台,实现了各城市、各分子公司、三级机构以及所有员工数据的集中管理、实时共享和动态更新,通过多维度查询功能,让人力资源部真正做到“数清人头、摸清家底”。经过6年的使用,目前系统管理着包含总部和下属的18个二级机构,63家三级机构,258家四级机构,约4000余名在职员工的各项动态信息,实现了信泰保险人力资源信息的高度统一和共享应用,充分利用各种统计、查询等便捷工具,全方位、多层次的开发出企业的人力资源潜力。同时通过系统实现了上下级数据信息结构规范化、标准化,应用分级维护与管理,达到信息共享、资源共享,从而快速提升了各层次人力资源管理水平。
 
实现流程化、一体化、规范化的人力资源基础业务管理
 
企业规模的扩张,给人力资源管理带来了包括人员录用、合同管理、转正、调岗等大量事务性工作,这类工作具有较强的流程化、重复性、时效性特征,并且由于工作量较大,一旦延迟或错漏将可能给企业带来劳动纠纷风险。
通过e-HR系统,各项管理工作减少了人为因素的影响,保证了数据准确性,工作效率全面提高。比如利用预警平台对员工合同进行管理,根据设定预警条件周期,实现了合同到期提醒、合同打印等处理 ,合理降低了管理成本。
此外由于信泰保险各类业务审批汇报层级复杂,为完全满足企业的各项流程审批,宏景软件实施顾问利用系统良好的集成性,实现了工作流管理系统与e-HR系统的无缝集成,实现了《拟聘人员录用审批》、《内部调动及薪资调整审批》、《员工在线请假审批》等相关审批集成。通过集成方式,实现了全员全生命周期的管理,大大提升了管理的精细化、规范化程度。
 
上下一体,细节把控下的全员管理
 
信泰保险分支机构众多,跨地域和多层级的人力资源管控需求日益增强,通过e-HR系统实现了从总部到下属分公司统一的人力资源基础信息管理,通过与流程关联,保证了人员基础信息的及时更新。其次为了保证信息的真实可靠,公司要求只有员工信息正式录入e-HR系统,满足薪资核定的员工才能核算薪酬、缴纳保险,这就促使下属分公司业务人员必须及时维护更新员工信息,确保了信息的真实有效,同时保证了总部对下属分公司人员信息的实时监管,实现了对下属分公司、三级机构以及四级机构的人力资源管控。 

  

此外由于保险行业的特性,信泰保险人员变动频繁,员工入离职业务占用了大量时间和精力,离职后再回来的重复入职办理情况时有发生,信息的重复录入、校验,不仅效率低下且存在着一定用人风险,如这类员工上次离职是否是由于违规原因造成,原有工作表现如何等都无法及时得到核实。通过e-HR系统人事异动校验功能,实现了快速校验“拟入职人员”是否为二次入司人员,针对“二次入司”的员工,根据岗位类型的不同,分为内勤、中介外勤、其他外勤三种类型进行 “二次入司员工”业务审批。业务办理完成后人员信息自动做移库处理,将原有保存在离职人员库的员工信息转移到正式员工库中,通过e-HR系统管理该类审批业务不仅提高工作效率,同时也为企业降低了用工风险。
 
智能计算,方便快捷的薪酬保险管理
 
信泰保险员工薪酬构成体系较为复杂,根据不同业务部门(如内勤、团险、银保、经代、电销、个险等)工作业务的差异化,导致薪酬结构、薪资核算方式也有所不同,参与薪酬核算的数据源包括岗位定薪、绩效考核结果、考勤异常情况等多个方面,此外多地域保险福利的核算和缴纳使得管理难度加大,错漏难免。
宏景e-HR系统引进后,这些问题都得到了有效解决: e-HR系统灵活自定义的薪酬管理模块,根据不同薪酬结构、核算方式,定义了多种薪酬类别,每种类别的中薪资项目、计算公式,都完全与对应的薪酬发放政策一致,同时工资项目灵活多变的设计也满足了公司薪资政策调整的需要。 

 
 

每月只需通过薪资变动功能,将岗位变更员工变动后的薪级薪档重新进行核定,同时将员工考勤数据、绩效考核结果数据引入薪资管理系统中,通过自定义计算方式方便快捷地计算出公司全体员工的薪酬,并自动生成财务凭证报表与财务系统对接,用于帐务处理。保险核算根据社保缴纳的基数不同,实现对社保、公积金的统一扣缴。
此外,通过薪资分析功能,实现了薪酬的深度分析,帮助管理层了解薪酬发放现状,为薪酬制度决策提供数据依据。 

 

 
辅助领导,直观、准确的决策分析
 
人力资源管理最关键的是发挥企业现有的人才价值,把合适的人放到合适的岗位上。信泰保险多年来的发展与积累,涌现出大量的干部和人才,如何把这些干部和人才放到最合适的岗位上,是人力资源管理工作中最关注的问题。
信泰保险数千人的人员规模,如果不进行实时盘点,很难掌握各业务单元的人力资源配置状态。因此信泰保险每个月都动态地进行关键岗位盘点,这些关键岗位人员发挥价值的大小、绩效状态怎样,只有通过及时盘点才能搞清楚,并及时调整管理策略。
在这种情况下,如果靠手工去做,仅仅每月人员信息收集更新这一项工作,也是不可能及时完成的。现在通过e-HR系统完成了所有人才信息采集工作,并生成各类统计图或统计表,减少了统计工作量的同时,支撑起对关键岗位、关键人才的分析需求。


 

    宏景e-HR系统作为信泰保险整体信息化建设的重要组成部分,在管理发展中承担着重大责任,随着系统应用的不断深入及公司的不断发展壮大,双方的合作也将越来越密切,始终以战略合作伙伴关系推动企业人力资源管理信息化建设,切实有效的加强企业人力资源管控能力。