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北京联合大学的数字化管理

阅读次数: 日期:2013-12-20

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    北京联合大学(以下简称“北京联大”或“大学”)是1985年经教育部批准成立的北京市属综合性大学,其前身是1978年北京市依靠清华、北大等大学创办的36所大学分校。经过30多年的建设与发展,学校形成了经、法、教、文、史、理、工、医、管、艺等10个学科相互支撑、协调发展,以本科教育为主,研究生教育、高职教育和继续教育协调发展的完备人才培养体系,是北京市重点建设的应用型人才培养基地,也是北京地区规模最大的高校之一,拥有教职工5000余人。 

升级:管理、规模与技术下的多重推动 

北京联合大学设有14个学院,分散于北京的6个城区,形成了集中与分散相结合的办学布局,这就对人事管理的规范性及监控力度提出了挑战,各学院能否规范执行各项基础人事管理制度取决于具体执行人员,然而总是存在具体执行人员信息维护不及时,数据填报不准确、不规范等现象,造成大学无法实时监控下属学院的各项人事业务执行情况,比如不能及时汇总掌握各学院人员信息、不能及时统计薪资发放及调整情况等,严重影响了大学对下属学院人事管理的有效监控。

为了适应大学的发展,满足复杂的管理需求,北京联大在几年前就开始了人事管理信息化建设工作,选用了一家人事管理系统。但原系统在数据交换、人事异动、薪资、保险等业务方面已无法满足北京联大目前对人事管理的需要,例如原系统不支持批量导入,所有的人员数据只能通过手工逐条录入;操作界面切换过多,无快捷查询功能;无法实现在线人事审批;多年来更无法满足薪资套改的要求等等,系统灵活度、易用性、功能满足度等诸多方面存在缺陷。

因此在大学发展、人事管理需求以及信息化建设问题的多重推动之下,北京联大对信息系统提出了更高的要求,需要形成一个安全、集中、灵活、统一、全面、权威、准确的人事信息基础平台,逐步建立起基于多层体系结构的面向全校的人事管理信息系统,为决策层、管理层、业务管理层提供信息支持和服务。面对这一需求,北京联大经过层层筛选与评估,决定启用宏景e-HR系统 

人员信息:从分散到整合 

北京联大原有信息系统采用的是分布式部署,各个学院都有自己的人员信息库,各自维护,再定期将数据库发给校本部进行汇总,这就造成校本部数据更新滞后,无法实时掌握统一、准确的人员信息。基于宏景e-HR系统,北京联大有效整合了全大学教职工的人员信息,全面涵盖了党政机关、群众团体、分院、直属单位等四类,包括了在职、退休、离退共5000多人的人员信息。

这一转变,首先实现了人员信息的整合,解决了信息分散和不准确的问题。由于人员基础信息和各类人员变动流程自动关联,当人员变动审批完成后,相关信息自动更新,避免了信息变更滞后问题。同时,各类查询统计方便快捷,在e-HR系统内可以方便地完成各类信息查询,生成各类统计报表,大幅度提高了工作效率,也使校本部可以实时掌握各学院人事信息,并通过信息化流程确保各项基础人事业务流程的规范落地,实时监控业务进展状况。 

  

管理流程:从无序到规范 

之前,由于北京联大是多个学院、多个人员数据库,导致无法实现线上审批功能,无法形成审批流,所有审批都是线下走手工审批,管理流程很难严格执行,且审批的进度也难以监控。众所周知,大学中教职工的跨校、跨院调动较为频繁,这就会出现一个职工从甲学院调动到乙学院,人都已经到乙学院上班了,但相关的调动文件还没有办理完毕的现象,由此直接影响到工资发放,进而影响了教职工对人事管理工作的满意度。在人员规模不断增长的情况下,大学内不同类别人员的录用、调入、内部调动、人员晋升、退休等各类基础人事业务流程的工作量和复杂性越来越高。手工作业不仅占用了业务人员大量的时间,规范性也很难提高。基于e-HR系统,北京联大进一步优化和规范了各类流程,将这些审批表预置到系统之中,各类人事业务都必须按照预置流程执行,表单使用统一规范;而且各业务之间自动触发,如职务晋升了,自动触发调资。这样一来,业务流程的规范性、流程进度的可控性、工作效率以及教职工满意度都大大提高。 

  

薪资管理:从芜杂到高效 

对于北京联大而言,下设学院多而分散,人员的薪资发放工作量较大,且很难完全规范、统一;而根据事业单位工资管理相关规定,薪酬要实现岗变薪变,每个年度晋升薪级,调资工作涉及每个教职工的切身利益,关注度高,不能出丝毫差错。原系统薪资业务中的薪资套改环节,执行薪资套改标准表后的数据不准,且无法实现就高计算的原则,涉及到就高计算时,皆需人工对比手工录入来维护,薪资管理员的核对工作量大且效率较低。另外,针对事业单位日常调资业务,每年都要处理大量与职务、职称晋升相关的岗位工资调整,年度薪级工资调整等,原有系统中几乎都需手工录入维护,不仅准确度很难保证,校本部对各院的实时查询、监控也很难实现,光调资一项工作给人事部门带来巨大的工作压力。

目前,e-HR系统建设中,已将国家对事业单位工资标准、津补贴标准、各类调资标准等定义完成,各类条件设置均以汉化形式出现。对于调资,系统可自动检索出符合条件的调资人员,按照学历、岗位等标准,自动计算出变动后的工资标准,实现自动选人、自动计算、自动出表、自动归档。对于薪资日常发放,北京联大实行了岗位绩效工资制度,具体包含岗位工资、薪级工资、绩效工资、津贴补贴四部分,仅需维护教职工岗位等级和薪级信息,与考勤信息关联后,系统就可以一键式完成薪资计算,生成银行报盘数据。 

 

    北京联大的e-HR应用目前已取得了阶段性成果,但大学仍在不断完善管理业务,深入系统应用,逐步将e-HR与校园数字化平台进行打通,进一步提升人事管理水平,将人事管理推向新的阶段,造就出更有潜能的人才团队。