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北方工业大学:e-HR系统融入数字校园

阅读次数: 日期:2013-06-04

 
宏景软件高级实施顾问
 
北方工业大学是北京市属的以工为主,理、工、文、经、管、法、艺相结合的多科性大学。学校设有8个学院,1个教研部,20个系,13个教学实验中心,13个研究设计院所,教职工总数近千人,在校生11000余人。
 
发展中的困惑
 
北方工业大学近年来学科建设发展迅速,对大学人事管理提出越来越高的要求。
一是教职工人员信息准确性难以保证。之前,在手工管理方式下,人员变动难以及时上报、维护,各类纸质文档信息经常处于滞后状态。一旦需要查阅人事信息,就需要翻箱倒柜地查找纸质文档,查询、统计工作耗时费力。
二是工作量逐步增大而工作效率难以提高。面对教职工队伍规模不断增加和人事管理工作量的不断扩大,人事处经常陷于左支右绌的境地。比如工资管理就是一个让人头疼的问题,采用Excel方式进行管理时,平时工资变化不大的情况尚可应付,而一旦遇到类似每年年底薪级工资调整这样的工作,那么工作量骤增,往往需要加班完成;而且由于关系到每个教职工的切身利益,计算必须精确无误,工作压力很大。
三是管理规范性和精细化程度提升受到制约。由于校内各个单位不再设立专职的人事管理人员,而是由其他类别人员兼任。这些兼职人员既缺乏人事管理专业性,还经常发生人员变更,这也是很多大学非常普遍的状况;在手工方式下,院系内部的考勤、人员变动等基础人事管理流程规范性难以保证。
这些问题让毛处长想到了信息化。毛处长曾主管图书馆管理,期间有效推动了数字化图书馆建设,取得了很好的成效。面对人事管理滞后于数字校园建设的情况,北方工业大学在2010年初启动了人事管理信息化项目。e-HR系统于年中顺利上线,在近两年的运行中,信息系统的优势和效果逐渐体现出来。
 
建立整合的人员信息库
 
基于信息化系统,北方工业大学建立起全大学集中的教职工人员信息库,全面涵盖机关、教学、教辅、承包四类单位,在职、离休、退休、编外等各类型人员,实现了纸质文档的信息化。
这一转变,首先解决了信息分散和不准确的问题。由于人员基础信息和各类人员变动流程自动关联,一旦人员变动审批完成则相关信息自动更新,这样就避免了人员变动导致的信息变更滞后问题。
再次,各类查询统计方便快捷。人员信息查询统计是人事部门极为经常的一项工作,在e-HR系统内可以方便地完成各类信息查询,生成各类统计报表,大幅度提高了工作效率。
 
精细高效的工资管理
 
工资管理的应用大大提升了管理精确度和效率,对于这一点毛处长非常满意。
一是日常工资发放业务效率大幅度提升。只需要将国家事业单位工资标准和学津补贴标准定义到e-HR系统内,并及时维护教职工岗位等级和薪级信息,每月再将考勤信息及时导入,系统就可以自动完成工资计算,生成规定格式的银行报盘数据。工资发放业务就变得简单高效。
二是各类调资业务准确无误。按照事业单位工资管理制度,每年都要处理大量职务、职称晋升相关的岗位工资调整和大量年度薪级工资调整,这项工作政策性很强,加上涉及员工切身利益而备受关注。以往的调资工作往往需要按照资格条件,对照纸质文档逐一核准,而纸质信息可能存在不准确的问题,因此工作压力很大。在e-HR系统下,由于各项基础信息准确,只需要将薪级调整的条件设置为汉化公式,系统即可自动检索出符合条件的调资人员,通过信息化手段保证了调资业务的准确、无遗漏。

图:自动完成符合调资条件人员检索

       三是工资分析能力增强。为了增强工资分配的科学性、合理性,经常需要对工资进行多维分析,比如对不同类别人员、不同院系、不同职称、不同职务等级人员进行分析以及各类跨年度纵向分析等。以往Excel管理方式下,各类分析耗时费力,而宏景e-HR系统可以将上述各类分析模型预置到系统内,这样就可以随时完成各类分析工作,把复杂问题简单化。

       规范的人事管理流程
 
规范性是事业单位人事管理的基本要求,而在院系分散管理的条件下保证规范性实在不易。
如何让非专业的兼职人员也做到规范管理呢?信息化是一个非常有效的方式。如上所述,北方工业大学将教职工转正定级、职务职称晋升、薪级晋升、退休等人事管理流程都通过宏景软件对象化的工作流引擎预置到e-HR系统内,各流程还与相应的工作表单关联;系统按照管理关系和流程节点自动推送任务到相关人员系统桌面,只需登录自助平台,点击链接即可进行相应审批。这种流程化、表单化、信息化的操作手段保证了人事管理流程的规范执行。

图:人事管理流程审批
便捷充分的管理参与
 
大学是一个高级人才集中的组织,教职工普遍具有较强的知情权意识和管理参与意识。在以往的手工管理方式下,这些需求难以做到及时满足,在一定程度上影响了教职工对人事管理的满意度。
北方工业大学e-HR系统重视员工自助平台的应用。通过自助平台,全体教职工都可以随时随地登录系统,了解个人基本信息以及考勤、休假、薪酬、福利、个税等各类信息,查询各类人事管理制度;而院系管理人员还可以根据权限查看所辖教职工的上述信息,还可以在线完成前面所述各类人事审批。e-HR系统就成为了一个7×24的人事处,充分满足了教职工的知情权和管理参与要求,提升了人事管理的满意度。
人事处e-HR负责人认为北方工业大学的e-HR应用取得了阶段性成果,但还不够,今后将着眼于更丰富、更充分的应用,逐步将招聘、绩效管理、培训管理等纳入系统,从而进一步提升大学人事管理水平,将北方工业大学人事管理信息化水平不断推向新的阶段。