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石药集团:建立以岗位为核心的人力资源管理信息系统

阅读次数: 日期:2013-05-24

 
宏景软件技术服务中心张琦

在石药集团跨地域式的高速发展背景下,集团总部人力资源管理人员不足十个,各下属公司人力资源管理水平高低不一,如何实现人才的快速吸纳、开发与培养,如何有效提高全集团人力资源管理系统的运行效率,成为石药集团实现集团管控的重要难题。
石药集团有限公司始建于19385月,现有资产总额180亿元,员工2万余人,是全国医药行业首家以强强联合方式组建的特大型制药企业。石药集团目前拥有原料药、成药和医药商业三大业务板块,和维生药业、中诺药业、欧意药业、恩必普药业、银湖制药等三十余家下属公司,分别位于冀、津、吉、晋、辽、鲁、苏、内蒙古和香港等地。石药集团的产品主要包括抗生素、维生素、心脑血管、解热镇痛、消化系统用药、抗肿瘤用药和中成药等七大系列近千个品种,有30个产品单品种销售过亿元,产品销售遍及全国和世界六十多个国家和地区。
在石药集团跨地域式的高速发展背景下,集团总部人力资源管理人员不足十个,各下属公司人力资源管理水平高低不一,如何实现人才的快速吸纳、开发与培养,如何有效提高全集团人力资源管理系统的运行效率,成为石药集团实现集团管控的重要难题。石药集团开始考虑借助人力资源管理信息系统,全面梳理人力资源管理体系,优化人力资源管理流程,以适应集团的战略发展需要。
2011年下半年,经过细致地考察论证,石药集团决定与宏景软件合作,一方面是考虑到宏景软件的灵活应用可以适应石药集团快速发展的需求;另一方面也是看中了宏景软件在人力资源管理领域的专业性。经过双方的密切配合实施,石药集团e-HR系统于2012年正式上线运行。借助e-HR系统,石药集团建立了基于岗位为核心的人力资源管理体系,实现了人力资源管理的标准化、系统化、决策化、快捷化。
 
         一、管理标准化:构建以岗位为核心的人力资源管理体系,实现集团有效管控
 
石药集团有七千多个岗位,员工的薪资福利、培训培养、绩效管理、招聘调配均以岗位为基础,岗位梳理是人力资源管理最基础的工作,也是最难与最烦琐的工作。由于下属公司管理水平不一,岗位梳理更为困难。为此,石药集团定义了各级岗位分类标准,首先通过建立职位类别、所属专业、工资等级、机构所属、说明书等属性,对所有岗位进行了有效梳理,形成了集团、事业部、下属子公司、部门、班组到岗位的组织机构体系树,并使岗位信息与人员管理、薪酬管理、培训管理建立了有效勾稽。与此同时,集团通过组织机构调整、岗位调整流程的监控,实现了组织机构体系树的时时更新,使集团通过组织机构体系树能够跟踪各下属公司的业务变化情况、人员变化情况,实现以岗位为核心的人力资源管理体系。 

 
 
1:岗位属性设置

基于规范的岗位体系,石药集团进一步实施了员工信息管理,将全集团两万多名员工的全部信息纳入e-HR系统,从而实现了集团总部对全集团人力资源信息的全面掌控。

2:员工信息管理
 
基于规范的岗位体系,石药集团建立起了统一的工资等级和标准体系。通过e-HR系统,集团总部就将下属公司所有岗位对应的工资等级及其对应标准全面管控起来,下属企业无权更改薪酬标准。这样,集团总部就可查看某一岗位在不同公司的实发薪酬,避免了集团内不同公司同岗不同酬的问题,强化了薪酬内部公平性和规范性。同时,石药集团实行严格薪酬总额管控制度,在以往做到有效监控却是一个难题,超发或超进度发放较为常见。在年初,将集团下达的各公司的工资总额导入,然后集团总部就可以在线实现对各公司薪酬总额月度使用情况的动态监控,对异常情况发出预警。这样就做到了薪酬总额管控点前移,做到实时监控、及时发现和解决问题,避免失控风险。
基于规范的岗位体系,石药集团将培训课程的课件、视频以及其他学习资料与岗位所属专业、具体岗位建立起对应关系,构建起岗位培训课程体系,实现了培训资源在全集团的共享,避免了各下属企业重复建设,提高了资源利用效率、降低了培训成本。
 
二、管理系统化:实现人力资源管理基础业务流程规范
 
人力资源基础业务流程规范是集团人力资源管控的基本内容。对于石药集团来说,要实现集团规模效应、提高管控能力、提升整体人力资源管理水平,必须首先从基础业务流程规范做起。这项工作存在一定难度,即使制定了统一的工作标准,也必须依赖各下属公司人力资源管理人员的执行能力,规范性和时效性难以做到绝对一致。
石药集团人力资源基础业务流程的设置以人为主线,制定了从人员的入职、合同签订、转正、调岗、调薪直至离职的全生命周期业务流程,所有的流程活动与表单关联,流程节点与审批联动,从而建立起覆盖全集团人力资源管理基础业务流程信息化平台。基础业务流程的系统规范,缩短了管理周期,减少了重复操作,提高了事务性工作和日常服务的效率。通过业务平台,为子公司的业务负责人进行任务流程提醒,使工作处理变被动为主动,提高办事效率,减少人为错误,并且在流程结束后实现异动数据的自动归档,自动更新与业务有关的数据,保证了数据的及时性、准确性。当一个流程结束后,系统会根据信息,自动通知相关的业务流程及业务人员,使得各个人力资源业务之间形成了无缝衔接,大大提高了工作效率。

 
3:基础业务流程
 
三、管理科学化:建立起人力资源决策支撑机制
 
数据是正确决策的重要前提,而传统的人力资源管理对决策的数据支撑是不足的。石药集团通过e-HR系统有效地对各下属公司的组织机构、人力资源结构、关键人才结构、后备人才管理、人员流程、薪酬总额等情况进行了跟踪监控。
以薪酬总额为例,一般来说,集团总部不对下属企业具体的薪酬发放业务进行干预,但却可以通过e-HR系统进行实时监测和深入分析。除了前面提到的对同岗同酬的监测外,还常用到按职位序列、专业类别等的工资分析,以及对不同公司之间的各类横向比较分析。通过全方位、多维度的分析,及时发现问题,不断优化薪酬体系。

 
4:薪酬总额使用进度分析
 
为了更有效地支撑集团高层人力资源决策,石药集团还部署了总裁桌面。通过总裁桌面,石药集团高层利用综合报表、历史数据趋势分析、图表数据,能够实时掌握集团以及各下属公司人力资源管理关键信息,为支撑人力资源决策提供保障。e-HR系统将人力资源数据自动推送到集团高层的电脑桌面,集团高层由于更便捷地获取到决策数据而更深入地参与到人力资源管理之中。

 
5:总裁桌面
 
四、管理便捷化:通过人力资源管理的全员参与,实现扁平沟通
 
e-HR的应用,缩短了管理周期,减少了HR工作流程的重复操作,使工作流程自动化,减少了不必要的人为干扰因素,加速提高了事务性工作和日常服务的效率。以薪资发放为例,石药集团目前在系统中实现了2天内快速完成全集团2万余人的薪酬计算、发放等操作,大幅度提高了工作效率,从而使HR们从事务性工作中脱离出来,将更多的时间和精力投入到上述各项管理性和分析性工作中。
除了HR业务工作效率的提高,e-HR系统也成为石药集团员工、直线经理与人力资源部门共享的信息化平台。员工通过自助平台,可查询个人基本信息、薪资、社保、考勤、个税等信息,还可完成在线培训、请假等基本业务;除了上述功能,直线经理则可完成各项业务审批。这就促使员工和直线经理更深入地参与到人力资源管理之中,随着石药集团e-HR应用的进一步深化,这一共享平台将发挥更大的效用。
石药集团的实践告诉我们,信息化是支撑人力资源管理升级落地、提升人力资源管理水平的有效手段。信息化与管理体系建设是一个循序渐进、相辅相成的过程,需要企业长期持续关注与投入。