文章观点ARTICLE VIEW

变革管理,应对挑战----2008宏景eHR应用交流研讨会论坛纪实

阅读次数: 日期:2008-10-17

 

王玉霞(宏景世纪软件公司总经理)
陈军晓(北大纵横管理咨询公司合伙人)
刘海梅(正略钧策管理咨询公司合伙人)
饶 征(华夏基石管理咨询公司副总裁)     
黄 群(北京住总集团人力资源部)
张天新(北京移动人力资源部)

   2008
年,新《劳动合同法》实施,《职工带薪年休假条例》出台,通货膨胀引发工资普涨……,一系列的外部环境变化给中国企业人力资源管理带来巨大冲击。一方面,企业用工成本飙升,风险加大,对企业现行人力资源管理提出极大的挑战;另一方面,新的环境也给企业带来了科学构建人力资源管理体系的变革机遇。
如何通过人力资源规范化管理降低人力成本,规避企业风险?如何发挥人力资本优势,创造管理利润,从而适应新形势下企业发展的要求?如何解决控制成本与提高员工满意度的矛盾?这些,都是新环境下企业必须面对的新的课题。
作为中国人力资源管理软件的主力厂商,北京宏景世纪软件有限公司携众多业内eHR资深专家、知名企业人力资源管理者、人力资源管理咨询顾问举办了一场eHR应用交流研讨会,专家们汇聚一堂,就以上问题进行了广泛深入的探讨。本文将研讨会对话环节的内容做了编辑整理,摘录于此,以飨读者。
 

   新环境引发新问题
王玉霞:2008年对于人力资源管理来说,是不平静的一年。新的法律环境和经济环境,冲击着传统的人力资源管理模式,给企业管理带来了方方面面的影响。今天,我们邀请到了有关方面的专家,来共同探讨在人力资源管理实践中,新的环境究竟引发了哪些方面的问题?企业面临着怎样的挑战和机遇?
黄群:今年1月1日《劳动合同法》出台以后,的确给企业带来了很多方面的变化。最直接的影响是新法对劳动合同的新签与续签、试用期的管理、劳动合同的期限等各环节都作了严格的规定,如果管理不当,会使企业陷入纷繁的劳动纠纷当中,并导致用工成本增加,还会大大降低企业的经营管理效率。
从企业管理角度来看,对整个企业管理体系的搭建、人力资源的制度建设及执行,包括招聘、绩效、考勤等方面都提出了非常大的挑战。比如在工作中,有时候我们不是有意去违反法律,可能是无意中一个流程没有做好,比如与员工签劳动合同时,没有履行规章制度的告知义务,以前补一个就可以了,而在《劳动合同法》出台以后这可能就违法了。类似这种问题是企业无法回避的,也是必须要应对的。
刘海梅:任何一件事情的发生肯定都是两方面。一方面是现在都在谈的由于《劳动合同法》的颁布,企业人工成本增加了。比如,原来合同到期不需要支付员工经济赔偿金就可以解除劳动合同,现在规定员工合同到期后,只要企业方不续签,或续签的待遇或职位有所降低,员工都可以不接受,企业是要付赔偿金的,所以有一些问题是不能回避的,这类成本肯定存在。还有很多企业,特别是制造企业,原本没有给员工年假,现在有了带薪年假,对他们也是增加了成本。在制造业相对比较集中的地方,现在有个说法,说用工成本增加了30%。另外,这个问题不仅对制造业,对于智力密集型企业影响也很大。为什么?因为大家发现,在智力密集型企业,本来人力成本比例就偏高,现在这块成本又增加了,所以大家尤其重视,要进行合理控制。
另一方面是要看利好的。在《劳动合同法》颁布时,大家都在谈论,什么人会受欢迎呢?第一是做人力资源管理的人。因为这部法律的颁布,我相信所有企业都比过去更加重视人力资源管理,我们是从事这个行业的人,我们被重视,这是一个利好的消息。第二是做法律的。事实也是这样,《劳动合同法》颁布后,全国关于劳动仲裁案件增加了。第三,由于《劳动合同法》的颁布,不光人力资源管理者受到重视,人力资源管理职能在企业能发挥的作用也更受重视,这也是利好的消息,在这样的环境下,人力资源管理就应该大有可为了。
张天新:大的法律环境变化了,传统的人事劳动管理走向了全面的人力资源管理大变革,这是非常好的一面。《劳动合同法》的实施,使员工在企业管理中的参与度在很大程度上得到了提高,例如,规章制度、薪资调整等关系到员工切身利益的制度制订、修改等都要与员工协商确定,否则,将会面临较大的法律风险。同时,有了法律的强制规定,正好是我们推进人力资源管理的一个机会。比如,现在我们把绩效管理做到了各个二级单位和三级单位,教会他们如何利用系统辅助进行绩效管理,帮助他们解决了新法下员工管理的难题,使他们都成为了企业人力资源管理的助手,这在以前是很难做到的。
王玉霞:总体来讲,新法实施后,劳动关系变得更加复杂,劳资利益冲突更加明显,劳动者的维权意识更强,对于企业而言,则面临方方面面的风险和挑战。
《劳动合同法》出台后,企业的辞退成本增加,企业往往面临着“请神容易、送神难”的尴尬境地,如果在招聘选拔方面出现失误,企业将会增加招聘成本支出,严重的更会付出沉重的代价。还有,对于绩效不佳的员工,以前企业在很多情况下会单方面采取调整岗位的做法。新《劳动合同法》实施后,企业调整劳动者工作岗位将受到严格限制,岗位的调整涉及到劳动合同的变更。要求企业的绩效考核评价系统必须有充足的证据说明员工“不能胜任工作”。所以从招聘到考核、退出,都需要更加规范,更有据可查。
饶征:我们从最近一段时间管理咨询项目的需求也可以看出,新《劳动合同法》颁布后,对于大型国企,也面临着两类问题。一类是成长性很快的企业,处于人员快速的扩张期,很多企业在各地设置分支机构,一方面是人员从现有的地方派到外地,合同要不要变,和哪儿签,怎么管理?另一方面,怎么对新增的各地员工进行有效的人力资源管理,比如怎么进行跨地域考勤、绩效的管理。
还有一类,比较成熟的国有企业,招聘和辞退进出口本来不畅通,新法执行后,怎么盘活人力资源的存量?怎样使人员在内部岗位之间、职位之间流动起来?内部调配的合同怎样签订和管理,流程怎样规范和控制?这也是一个问题。

 

   规范管理,应对挑战
王玉霞:新的环境确实给企业的人力资源管理带来了极大挑战,那么当企业面对这些问题的时候,该如何通过管理变革来实现有效应对呢?
黄群:企业既然无法回避这些变化,就要采取积极应对的措施。在新法下,人力资源管理被重视的程度提高了,这样更利于我们人力资源管理能力的提升和在企业里价值的提升。从这个角度来讲,要求人力资源管理的工作要更大程度地做到合法、规范和科学。首先要建立完善的基础人员信息库,保持动态的更新,这是所有人事工作的前提和基础;其次要规范我们的管理制度,提高劳动规章制度在企业管理中的地位和作用;第三就是要梳理我们的业务流程,提高公司员工及各级管理人员之间的沟通效率。比如前面说的签订劳动合同问题,如果不能从制度和流程上进行细化,往往出现劳动合同签订不及时、不规范的情况,给企业的用工带来很大的风险。这就需要我们对合同签订制度进行规范和完善,使员工对订立劳动合同的流程一目了然,从而大大提高公司与员工订立劳动合同的效率。
刘海梅:我觉得有几个方面。第一,要加强对人力资源相关法律法规的学习,把原来不是很清晰的概念重新的澄清,不能存有侥幸和大意的心理,就像前面嘉宾说的,有些时候并不是我们有意违反劳动合同法,而是对法律条文的误读或一知半解,导致在实际应用中出现了偏差;第二,要规范用工,减少劳动纠纷。从新员工入职、在职管理直到员工离职等一系列流程入手,强化企业人力资源管理系统建设,特别是员工绩效考核与评价体系,构建合法、合情、合理的管理机制与模式,从而有效避免和减少劳动纠纷。第三,在招聘环节应当更加强化全局意识,尽可能做到精细化、严谨化管理,避免草率用工、盲目录用而造成的双倍赔偿。第四,就是在现有人力资源状况的基础上提高员工的工作效率,因为劳动合同法的颁布与实施,使大家共同意识到人力资源成本的增加,无论是用工成本还是管理成本,会有大幅度的提高,这就给我们提了一个要求,要去改善人力资源管理体系,通过改善体系来向这个体系要效益。
饶征:要适应新法带来的一系列问题与挑战,企业的用工管理模式必须首先要实现转型,即由原来被动的、消极的、粗放的管理向主动的、积极的、精细的管理转型,重点之一就是建立一套适合本企业特点的约束与激励机制,不能凭个人的主观感觉来评判员工。比如说岗位职责是企业招聘和录用员工的重要标准,也是进行目标管理、绩效考核、薪资调整等的重要依据,因此明确、合理、细化的岗位职责对于企业与员工来说都具有重要的作用。
王玉霞:在以往的工作经历中,我们往往看到,人力资源部被看作成本中心,作为人力资源部的人,在新的形势下应该如何发挥人力资本优势,创造管理利润呢?
陈军晓:人力资源管理不管是基于能力也好,基于战略也好,我认为“人”是第一要素,人力资本始终是影响企业发展成败的关健因素。如何发现、吸引、培育人才,使之与企业一同成长,这是我们人力资源管理的重要环节。这就涉及到HR工作重心转移的问题,那就是从原来基于事务性的工作重心向基于管理咨询、决策支持、战略规划为重心的方向转变。我们要从公司长远发展、战略要求上考虑吸引什么样的人才,培养什么样的人才,在企业内部形成良性的竞争机制,真正让每位员工在企业环境中心情舒畅,才尽所用,这是人力资源部门创造自己价值非常好的时机,也是非常重要的工作。现在有很多的外部环境变化迫使企业想方设法提高人力资源管理水平,真正发挥人力资源部门的价值,首先要改变自己的观念,要意识到必须从原来辅助型的、从属型的工作,真正变成超前型的、战略支持型的。第二要充分利用市场竞争这一发展的契机,借助一个好的手段,把自己的工作水平提高到一个新的层面上。
张天新:《劳动合同法》的出台、物价指数和薪资水平双双增高,在这样的背景下,企业既要适应新的法律法规,吸引、保留和激励人才,提升员工薪资待遇,又要控制人力成本的过快增长。因此,如何提高人力资本的投资回报率,设计兼顾内外公平的企业薪酬体系成为企业的战略性议题。
薪酬管理是企业激励机制的关键环节,合理的薪酬体系设计能够极大的提升企业的人力资本价值。这就需要企业充分运用薪酬激励的杠杆作用,促进员工整体绩效的提高,因此,我们就要对企业目前的薪酬水平和结构进行多维度的分析,如果有条件的话,还可利用一些薪资调查机构的薪资数据,将本企业的薪资数据与竞争对手或同行业的薪资数据进行对比分析,结合我们的薪资预算,设计出符合本企业特点的薪酬制度,寻求企业经营成本与经济效益之间的最佳平衡点。
刘海梅:首先我们一定要站在公司战略层面上,制订出科学、合理的人力资源战略规划。对国家的宏观经济、人力资源市场、企业人力资源现状进行一些分析,做好相应的人才储备,还要格外注意核心人才的流失。
另外,在人力资源的几个环节中,招聘工作非常重要。如果招聘环节没有把握好,将不符合录用条件的人员录入进来,不仅会降低企业用工成本的利用率,同时还可能带来巨大的法律风险。比如一个不符合录用条件的员工,在试用期内解除劳动合同时,企业要证明其不符合录用条件,承担举证责任,要收集很多资料来证明他的要求不合理,这对公司来说就是成本的损失。如果把时间放在解决这些问题上,一定会降低效率。
再有,从薪酬角度上看,我们要考虑如何用最合理的薪酬而不是最高的薪酬招到最有价值的员工,这将为企业节约很大一部分的成本支出。如果我们能够在现有人员成本不变情况下,让他们做出更多的贡献,这就要设计很好的激励体系,这正是我们创造的价值。还有培训,现有的人员用原有的培训体系也能使他成长,如果能够找到更有效、更有针对性的培训体系,使员工成长的更快,这便也是我们创造的价值。
饶征:我认为可以从两个方面说,一个是直接创造管理价值。人工成本的下降使得企业利润在提高,这是直接通过降低各种人事运作费用,包括剔除不合理的费用。另外是间接创造价值。通过正确的人力资源配置,包括人岗匹配更加合理,通过构建合理的薪酬结构、正确的激励政策使得员工积极性、主动性、创造性提高,这也是为企业创造价值。再一个就是员工能力的提升,人力资源部的运作如果使员工能力提升了,可以达到更高的目标,也是从间接的角度为企业创造更多的利润。
 
利用e-HR推动企业变革
eHR的管理价值
王玉霞:面对新的外部环境,很多企业将眼光转向人力资源信息化,利用eHR来推动企业的变革,eHR的引入给企业人力资源管理带来的价值是什么呢?
陈军晓:大家都有直接的体会,在我们日常工作效率上面,eHR能够把我们解放出来,从日常的计算薪酬,到合同分析、薪资分析,整体工作效率得到很大的提升。
第二,eHR完整的、系统化的流程,不单在人力资源管理这个层面能够帮助企业符合《劳动合同法》的要求,符合企业经营管理的要求,同时在我们日常业务运作过程中,也能够得到很大的提升。
第三,通过eHR能够有效提升员工的能力,比如通过培训等功能,设计不同的课件,通过视频方式,打破时间空间限制,使员工不断创造,满足工作要求。比如集团型的企业,在比较分散的情况下怎么来集中地、不断地给员工提供他所需要的培训,而且以较低的成本来提供?eHR可以很好的解决这个问题。
张天新:从企业角度看,还有一点eHR的作用比较显性化。我们工作中各个部门都很重要,每个部门都有自己的具体分工和职责,比如我们之前提到一个单位有很多的分公司,或者有很多的三级部门,从人力资源角度看,应该有一个部门来协助人事工作,但这个部门不一定是人力资源部直属,那么怎么样让他来协助工作呢?我们不可能通过一般的办公软件来完成收发、提交、签合同等工作,但完全可以通过EHR软件来实现,这样不仅把地域性打破了,而且效率也提升了,可以让我们把人力资源工作做到各二级单位,甚至三级单位。通过软件,让他们去做人力资源部的一个助手,由下面的部门解决一些基础问题,分担很大一部分工作,这是从一个系统来提出的,而不单纯从一个工作角度来提出。
黄群:具体到日常工作,eHR系统在降低企业人工成本,降低机械化的劳动强度,提高人力资源管理的工作效率方面都有很显著的表现。
比如合同的签订、续签、试用期管理等时效性、事务性强的工作都可以利用计算机来主动提醒并进行业务处理,劳动合同模板提供的合法性校验功能,可以帮助企业严格按照法律规定与员工建立和终止劳动关系,有效预防了劳动争议发生。减少了工作失误和重复性劳动。
节省了人力和精力之后,无论是人力资源管理人员,还是集团老总,可以来考虑更大层面的战略问题,人力资源部也可以把原来埋头手工操作的一些东西交给系统完成,节省出来的精力去为员工做辅导,为高层提供一些非常有价值的建议和意见,思考如何建立更合理更完善的薪酬福利体系。这些,可以说从另一层面上为企业提高了效率,降低和控制了成本。
提高员工满意度
王玉霞:eHR软件的引入在一定程度提高了工作效率,规范了管理流程,降低了成本,可是成本控制了,员工却可能不满意了,怎么来看待这个问题呢?
黄群:员工满意度实际是个综合性的指标。很多管理专家都认为,员工满意度是员工积极性的晴雨表,也是企业幸福指数的考量因素。实际员工满意度跟员工个人因素,还有该企业的工作相关,也跟企业的总体经营状况和发展前景相关,是很综合宽泛的指标。如果从eHR系统的引入对员工满意度的影响,我觉得有这几方面。
第一,满足了员工对企业一些政策、制度、工作流程知情权的愿望。eHR自助服务平台,为所有员工搭建了一个沟通的桥梁,员工可以通过自助服务平台,清晰的浏览、查询他想了解的一些企业的管理制度、政策,可以清晰的知道我需要做什么样的工作,要用什么样的流程,提高了全员的归属感和凝聚力。
第二,通过自助系统,员工可以对自己的人力资源进行管理,实时查询个人基本信息、薪酬、福利、绩效考核分数等信息,公司是否准确的掌握了、了解了,记录了,这实际上就是他在参与自己人力资源的管理。
第三,员工通过自助服务,可以获得一些成长、提升的机会。比如公开发布的培训,员工可以去自动申请。企业内部的一些招聘,员工可以很快获得这些信息。这些都非常有利于提升员工对企业管理的满意程度。管理制度非常透明,流程也非常清晰,不会造成员工有了问题自己找渠道去问去打听,好像制度很隐蔽,对员工不能公开似的,通过系统,这些全部透明化、公开化,员工满意度会大大提升。
王玉霞:eHR系统作为一个信息平台,信息传递和沟通的作用是不容忽视的。比如绩效考核结果反馈是绩效管理工作的重中之重,但往往耗费管理者大量的时间和精力,一个流程下来,主管人员个个筋疲力尽。有了平台之后,员工可以随时通过自助平台查看自己的绩效反馈信息,还可以通过图表、文字等形式了解自己在本次绩效考核中的排名以及与平均分和最高分相比较的差距,从而有助于员工有针对性的提升自己的相关能力。
饶征:其实规范管理和员工满意是一对矛盾的统一体。狭义上讲,管理规范了,企业效率提高了,员工受到的约束似乎多了,但只要这个管理约束机制是健康的、公平公正的,那么它的价值会逐步体现出来。eHR系统能够大量缓解人力资源工作者的工作强度,使得他们能够释放出更多的时间和精力来关怀每一个员工的成长,必然会让员工更满意。
保障系统高效运行
王玉霞:很多企业已经意识到软件的价值,并且积极引入了eHR软件,从某种角度来看,引入软件本生就是一种变革,在企业的实际操作中如何才能保障从总经理、人力资源部门到基层员工等各级人员的高效应用,真正发挥软件的价值?
张天新:eHR要踏踏实实的落地,首先这个项目必须公司一把手牵头,项目启动会、项目进展会都要参与。不能说好就用,不好就放。如果只是试试的心态,这个项目基本成功不了;在竞标选择过程中,要知道eHR到底是否符合本企业的要求,如果人力资源部门对eHR系统,或者对于自身管理没有很明确的概念,尤其要选一个好的伙伴来实施。
黄群:一个产品能不能得到高效应用,要站在真正应用者的角度去考虑。集团老总需要什么?可能是强大的分析功能;我们人力资源管理人员需要什么?需要一些政策的支持和一些非常规范的流程。因此,我们在实施的过程中要尽可能的去满足每个角色的需求。
还有一个关键点就是要保证数据“活”起来,要保证里面的信息是最准确的,最及时的,最有效的,这样无论是高层还是人力资源部门,应用这个系统去做分析、做研究、做比较的时候,结果才是准确的,做出来的东西才是最有效的。慢慢地,大家会越来越重视这个系统。
王玉霞:对,刚才黄部长提到的数据准确性是系统应用成败的关键,我非常认同。我这有一个如何保证数据准确性的例子给大家分享一下:
宏景有一个客户,管理着全球上万名员工,他们在系统建成后,日常工作尽可能利用这个软件去做,比如六一儿童节要给七岁以下小朋友组织活动,他们就用eHR系统查询出来年龄等于7及以下的小朋友,然后组织了活动。活动之后,有的员工就问,我的孩子也是七岁以下,怎么没通知我?原来这个员工没有维护好eHR系统中自己孩子的出生日期。同样是这个客户,有一年发生海啸的时候,有一些家属就联系不上,原因就是员工没有把家属的信息维护准确。所以通过一次次这样的应用,强化了每位员工要把这个数据维护准确的意识。
作为人力资源工作者,要在这方面多用心,多想办法,把日常的工作和软件尽量结合,想办法深入使用,这样会形成一个良性的互动,最后这个系统就成功了。
陈军晓:作为管理咨询公司我们有一块非常重要的业务,和第三方,比如像宏景这样的软件提供商,一起为企业提供解决方案,包括落实eHR系统。从管理角度,我们拿出一套适合该企业管理水平的人力资源管理体系,如果没有这样一套eHR系统,不能满足未来管理的要求,那么对系统会越来越拒绝使用,最终导致这个项目不理想。我们强调,eHR的应用,如果能够取得好的效果,一定满足企业管理者、决策者不断变化的管理要求,这点非常重要。
还有就是对产品的要求。一个好的产品让不同用户愿意使用,那么这套系统一定功能足够强,足够灵活,如果软件做得比较死,那么就很难让用户在日常使用中得到效率提升,他们会对这个系统排斥,这样对于系统的应用也会起到消极作用。因此,系统的功能性、灵活性非常重要。
所以,首先给客户一套解决方案,满足管理不断变化的要求;第二,厂商要提供一个足够灵活、足够强大的系统,这样两方面结合,再通过eHR的实施,才能保证客户的满意。
刘海梅:还有一个适应期和磨合期的问题。很多跨国公司很早就用了人力资源管理的软件,现在国内财务软件的使用非常普遍,我相信随着中国的发展,随着国内企业的发展,用人力资源管理软件的企业会越来越多,eHR在中国一定有很好的发展。但是任何一个事情都有个过程,任何事情在改变的时候都很痛苦,包括我们自己,你会发现你接触一个新系统,你换个新手机,可能功能很多,但是刚用前几天肯定不习惯,不舒服,我们真的要上eHR软件时,肯定需要周围同事、老板经常提醒,但度过了磨合期后,eHR一定会给你带来很好的效果。
王玉霞:从产品本身看,软件一定要具有很强的灵活性,来适应企业变革的要求。如果软件做不好,会让客户后期成本不断追加。从用户应用看,要有好的应用体制,好的管理制度,才能真正推动软件的良好运行。所以,好的软件,好的实施和服务,再加上用户建立好的应用机制,会保障系统最终走向成功。