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宣武医院:e-HR让管理走向精细化

阅读次数: 日期:2011-08-02


    首都医科大学宣武医院创建于1958年,是一所以神经科学、老年医学的临床与研究为特色的大型三级甲等综合医院,是新中国神经病学的初创基地之一,也是全国显微神经外科、神经放射和神经病理培训基地。宣武医院开设病床1000张,日门诊量5000人次。现有职工2300名,其中高级专业技术人员近300人,32名在学术上卓有建树的专家获“突出贡献专家”称号并享受政府特殊津贴。
 
随着近年来医疗体制改革的推进,政府、公众等各方面对医院公共卫生服务水平的要求越来越高。与此同时,事业单位人事制度改革不断深入,宣武医院人力资源管理也面临诸多挑战。而从医院内部来看,医疗卫生人员是一个高素质群体,因此对于医院人力资源管理的人性化、精确度要求更高。传统的手工管理方式已越来越不能满足改革与发展的需要,医院人力资源管理必须升级。经过细致的选型过程,宣武医院最终选择与宏景软件合作建设人力资源信息系统。
 
夯实基础,从人力资源基础信息做起
 
宣武医院人员信息的基础工作是比较扎实的,但是随着医院人员规模的快速增长,尤其是人员身份越来越多样化、人员流动率加大,人员基础信息的工作难度越来越大。
目前,医院有正式职工、离退人员、合同制人员在内的近3000人,另外还有一定数量的劳务派遣人员,对于日趋复杂而庞大的职工队伍,人员基础信息管理工作量日益加大。传统上医院人员流动极小,但目前人员流动明显增强,尤其是劳务派遣人员的流动性更大,这就进一步增加了管理难度。
同时传统管理方式下,人员信息发生变化,人事信息往往滞后,更新不及时、信息不准确的问题在人员流动性加大的情况之下越来越突出;另外,纸质的或辅助以Excel的方式无法非常方便地检索查询,每次来自上级部门、医院领导的人力资源数据需求都让人事部门忙上一阵子。“领导往往会以为我们平时工作不到位,要个数字都拿不出来,着实委屈”。
宣武医院的e-HR建设首先从人员基础信息库入手。根据不同类别人员管理的需求,分别建立了正式员工、合同制员工和劳务外派人员库,并考虑到国家对卫生人员管理以及宣武医院人力资源管理的需要,设定了个性化的子集和指标;人员信息经过仔细地核对、全部入库,解决了人员信息初始化问题;其后员工可以登录自助平台,对个人信息变化进行维护,经人事部审核后正式生效,这样就解决了人员信息更新的问题。当然,系统也能够自动根据人员异动流程自动更新信息,比如一个员工从一个科室调动到另一个科室,系统会自动更新该员工信息,并留下其工作调动的历史记录,实现了信息的可追溯。
对人事部门意义更大的是,系统提供了丰富、方便的检索、查询功能,可以快捷地满足工作中的各类数据需求。这样过去纸质的“死数据”就变成了有用的“活信息”,这些信息以直观的统计图、表输出,即时满足上级对医院人员状况的数据需求。
图:职称职务分级统计
 
统计报表不再头痛
 
医院作为国家事业单位,面临着来自统计部门、人事部门以及卫生部门的大量的劳动人事统计报表,而医院处于自身管理的需求也有大量的内部报表。这些报表往往在季度末、年末集中上报,这是人事部最忙的时候,加班加点搞报表是常事。
在建立了完备的人员信息库之后,还面临一个问题:数据有了,如何按照各类部门统计表样要求输出仍是大问题,因为各上级单位的报表样式、统计指标和口径都存在一定差异。
宏景e-HR系统将这个问题完美解决。一方面,系统中预置了各类部门的统计表样,并与这些部门下发的统计软件开发了数据接口,这时,系统就可以通过自动取数、生成各类统计报表。比如“执行事业单位工资制度的单位工作人员工龄、任职年限统计表”;另一方面,系统提供了方便的表格工具,可以根据需要绘制表格、自动取数、生成报表,这就满足了医院内部管理需求,也能够应对外部报表样式的变化,做到随需应变。报表工作一下子变得轻松简单。
 
人力资源管理流程走向规范
 
之前,医院各项人力资源管理基于手工形式,而且分散到各个科室,这样就很难保证管理流程得到严格执行,而且文件审批在各流程环节的进度难以监控。比如,一个员工从甲科室调动到乙科室,常见的情况是人员从甲科室办理了调出,都已经到乙科室上班,但相关的调动文件还没有办理完毕,由此又直接影响到工资发放。在人员规模不断增长的情况下,医院内不同类别人员的录用、调入、内部调动、职称评审、退休等各类基础人事业务流程的工作量和复杂性越来越高。这类流程性工作占用了大量时间,但规范性却很难提高。
宣武医院进一步规范了各类流程,实现了流程相关业务表单的标准化,并将这些流程和表单预置到系统之中。这样,医院的各类人力资源业务都必须按照预置流程执行,表单使用统一规范;而且流程流转自动触发预警,提示相关人员处理相关业务。
这样,业务流程的规范性、流程进度的可控性以及工作效率都大大提高。

   全面优化招聘管理

  
宣武医院的快速发展加大了招聘工作的工作量和难度。首先事业单位必须实行公开招录,所有招聘信息必须对外公布、接受公开报名;其次大量的应聘者提交申请,导致简历初步筛选工作量很大。
e-HR系统将内部招聘需求审批与医院外网自动链接起来,可将招聘岗位发布到医院外网的公开招聘网页上;应聘者可以在线提交岗位申请,填写个人信息;系统则可自动将这些信息抓取到服务器上,并可根据预设的资格条件对简历进行筛选,这时,招聘人员就可以直接看到初筛合格的应聘者。
这就大幅度降低了人事部门招聘工作的压力,提高了招聘效率。

图:简历筛选条件设置
 
薪资管理变得精准、高效
 
对于所有医院而言,大量人员的薪酬发放的工作量已经¬很大了;而根据事业单位工资管理相关规定,薪酬还要岗变薪变以及每个年度晋升薪级、调资工作涉及每个员工的切身利益,关注度高,不能出丝毫差错。传统方式下,只能反复核算、重重把关,但往往也难以避免错漏。
e-HR工资管理模块提供强大的调资管理功能,根据制度规定将调资条件预置到系统中,每个月在工资发放前系统都会对人员中哪些人符合调资条件进行检索,所有符合调资条件的人员及其调资结果以卡片形式显示出来,避免了人工计算、查找造成的错漏现象,同时大幅度提高了管理效率。
 
自助平台提高医务人员满意度
 
员工登录e-HR系统员工自助平台,可以查看医院各类管理制度、个人基本人事信息、月度及年度薪酬、完成职称申报以及各项信息咨询等,这大大拓宽了员工与人事部门的信息沟通渠道,方便员工业务办理,大幅度提升了医务人员的满意度。同时,这些精细化的工作是由系统自动完成的,并不增加人事部门的工作量。
借助e-HR系统,宣武医院的人力资源管理精确度、管理效率大幅提升。对于下一步,宣武医院准备在此基础上启动第二期工作,配合医院绩效管理工作进一步加强人力资源信息系统建设。