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华丰煤矿:信息平台托起人力资源集团管控

阅读次数: 日期:2008-10-17

新汶矿业集团华丰煤矿   曲军印 夏俊生
 
新汶矿业集团华丰煤矿(简称华丰煤矿)是一个具有百年开采史的老矿。1958年改扩建,现有员工12000人,经营范围涉及煤炭、电力、建材、养殖等20多个行业,11个过亿元投资规模企业,经营区域跨越两省三市多县运营,形成了“煤-电-建”三级产业链优势互补,循环经济协调发展的格局,由一个单纯的煤炭生产二级单位发展成为一个跨行业、跨区域、多种所有制结构并存、多元化发展的现代化综合性企业。
 
一、人力资源集团管控的提出背景
 
1、人力资源集团管控是企业多元化发展的必然选择
随着企业规模的快速扩张,华丰已经进入了企业发展的成长期和转型期,多元化、规模化的发展决定了原有煤炭企业的人力资源管理模式已不能适应企业快速发展的需要。主要表现在:
1)企业快速发展导致组织机构和管理跨度增加,各分公司的地域分布广,总部与各公司人力资源数据分散,缺乏有效整合,总部对人力资源的总体情况不能及时、准确地掌握,从而无法有效的开展全矿范围内的人力资源战略规划。
2)总部控制能力比较弱,下属企业按照自己的想法进行管理,管理水平不一,存在各种由于管理水平不到位而引发的种种矛盾和管理漏洞。
3)所属企业之间客观上存在人才流动壁垒,使一些企业在某一专业方面的人才紧缺,而有的企业人才过剩,难以做到人力资源的整体优化配置,人才浪费现象严重。
 
2、基于信息平台的人力资源集团管控是企业信息化建设的需要
华丰煤矿人力资源管理信息化建设工作起步较早,曾陆续自主开发了“工资管理系统”、“人力资源管理系统”、“劳动保护管理系统”等业务系统,对人力资源管理工作起到了极大的推动作用。但是随着企业的发展和信息化建设工作的不断深入,这种信息化建设模式也暴露出极大的弊端,主要表现在:
1)信息孤岛现象日益突出。由于前期没能对企业的人力资源信息化建设进行系统的规划,各应用系统均在不同时期,由不同的开发人员采用不同的开发语言和数据库,根据当时的业务需求开发完成的,各应用系统的编码规则、数据库结构不同,彼此之间完全独立。
2)缺乏平台化的统一管理。原有各业务系统是根据煤炭生产的特点自行定制开发的,系统的开放性、灵活性较差。由于所属各企业的产业性质、用工形式和所有制形式各不相同,相应的,管理模式也存在很大的差异性,如工资的核算、保险的扣缴等等,无法全部纳入统一的管理系统进行管理,制约了人力资源管理水平的提高。
 
二、e-HR系统在人力资源集团管控中的业务应用
 
为促进实现集团管控,华丰煤矿对人力资源管理信息化工作进行了实施规划,并依托宏景世纪的e-HR系统,对人力资源集团管控的业务应用进行了有益的探索。
 
1、全矿一盘棋,动一发而牵全身
华丰管理的下属单位众多,地域分布广,全资、控股、参股企业、合资和民营等多种体制并存。这就要求必须要明确系统构架,界定管控权限,理顺管理职能。
利用宏景e-HR系统,人力资源部可随时了解各成员单位的人员调动及变更情况。尤其是可以灵活设定业务审批流程,并可以实现向下一个业务模板下通知单,只要业务人员按照自己管理范围内的流程进行操作即可,不再需要填写各种繁琐的表格。通过设置任务提醒,实现了日常办公的准确性、时效性和智能控制,避免了漏通知、重复通知的情况,真正实现部长曲军印提出的系统要求:全矿一盘棋,动一发而牵全身!
同时,严格控制人员的入口与出口,这个权限由总部人力资源部控制,中间人员变动必须经总部审批,并打印出调令,再由被调动人持调令到相关单位去报到。
 
 
2、经典的国有企业工资和保险智能处理系统
国有企业的工资保险体系指标达到219个,在前期调研中,这样复杂的工资体系令很多软件厂家望而却步。这一问题在宏景eHR系统中得到良好的处理,现在,无论是周薪、月薪、年薪、所得税管理,还是想提取历史数据、明细表、汇总表,各式各样的打印等都能轻松实现,原来工资员需要花一周时间的工作,现在半天就轻松完成了。
社会保险涉及到每一名职工的切身利益,政策性较强。华丰煤矿根据有关政策,对所属企业参保人员的社会保险帐户实行统一管理,建立了三险二金(养老保险、医疗保险、失业保险、住房公积金和企业年金)子集,并分别对三险二金进行缴费金额基数、单位缴纳、个人缴纳费用的核算,结果可以应用于薪资核算。比较特殊的是,由于山东省缴费基数每年四月或者五月才能下达,本年的1-3或者1-4月份保险缴费还是延用去年的标准扣除,中间有个差数,此种情况称之为“调差”。对此,系统在养老保险子集中增加了养老调差金额合计、当月应调差金额、养老调差金额和累计调差金额四个项目,在保险管理中根据本年的新标准计算出当月应调差金额,然后统计出养老调差金额合计,在工资中读入此合计,并根据当月工资进行判断工作,这样就能很灵活得完成养老保险调差。
 
 
3、奖金管理系统的成果
由于奖金项目繁多,这种特殊性需要一个专门的系统进行支撑。在eHR系统中,可以满足一个月一个人能有多条奖金项目,奖金的金额可直接导入或手工输入,还可以通过汇总的方式对其进行校对,校对无误后,系统对奖金金额为空的人员进行过滤,只提交有奖金金额的记录。值得一提的是,在系统中对每月每一项奖金加入两个标识:一个是“是否算工资总额”标识,另一个是“是否进工资”标识,比如:工资总额标识为“是”时,此项奖金算进矿下发工资总额之内,即此部门最后发放的工资里的工资总额加上此项奖金的奖金金额不能超出矿下发的工资总额,同时利用系统可以很快捷地对每个部门每月的奖金进行汇总及明细打印。
 
 
4、劳保管理模块使用
劳保用品的发放是一项琐碎费时的工作,现在,工作效率提高了,准确性也有了保障。当某人来领取劳保时,可以查询其劳保发放情况,如果不到期时,会自动提示此劳保用品不到期,不能进行发放。并且对工种和劳保用品进行了匹配选择,例如电工对应的是工作服(12个月)、腰带、胶帽;维修工对应的是工作服(6个月)、手套、毛巾,当工种发生变化时,相应的同种劳保用品使用期限根据新工种延续,不同的劳保用品则可以重新领取。
 
 
除此以外,系统根据物品下次发放时间,可以预测出劳保用品需求数量,在保证劳保用品供应充足的前提下,避免了不必要的损失和浪费。
 
5、实现三个层次的绩效考核
以前的考核模式比较简单,难以实现量化、多角度的衡量评价,使得考核工作的公平、公正很难保证。现在的绩效考核体系以eHR平台为依托,建成了“三个层次”覆盖所有企业的绩效考核体系。一是对各公司、各单位的集体绩效考核层次;二是高层管理人员层次;三是员工个人考核层次。通过人力资源信息平台,不仅可以在线完成绩效考核的打分,自动计算考核结果,还可以就考核结果进行多角度的智能对比分析,使绩效管理充分发挥企业管理中的激励作用。
 
6、合理实现其他业务功能
1)统计报表是国有企业的难点,需要上报的单位太多,所以也成为管理的痛点。利用eHR系统的报表设计功能,实现了每月轻松提取人员、工资、保险和奖金数据,然后通过报表编辑功能进行编辑、导出、打印和报表归档,真正做到了报表数出有源。
2)档案管理主要是核查档案的状态、材料的收集整理,及其调入、调出和借出的情况,并与员工信息联动。
 
 
7、建立全员自助平台
华丰煤矿通过建立规范、统一的人力资源信息数据库,实现了企业人力资源数据的共享,并且以此为基础,建成了B/S结构的全员自助平台。各级管理人员可以在任何一个地方通过互联网,随时查阅与人力资源相关的基本信息,如员工的工作绩效、个人素质、薪酬福利、业务能力等情况,掌握企业人员和岗位信息、薪酬福利现状,并可以方便地运用各种数据报表或图表,对人力资源信息进行深入分析,为战略决策提供了有力的数据支持。作为企业的普通员工也可以通过自助服务系统对专属于自己的个人信息进行查看,了解个人出勤、薪资福利等历史和当前信息,同时也可以查询公司的政策规定和相关的规章制度。
更重要的是,通过人力资源信息平台的预警功能,员工合同到期、员工转正、员工生日等事件均可以事先通知,可以采用多种形式对员工进行人性化关怀,这些都大大提高了员工满意度。现在职工的“感恩日”活动已成为华丰煤矿企业文化的重要组成部分,极大的增强了企业凝聚力。
 
三、eHR系统在人力资源集团管控中的实施效果
 
1、优化人员配置,实现人力资源的良性循环
华丰煤矿现在已构建起一个总部与各分公司都能够访问的人力资源信息数据库,总部能够对全矿的人力资源状况和分配、使用情况准确掌控。同时,建立涵盖了企业采掘、机电、水泥、电力、经营等不同专业的后备人才库,所有符合条件的专业技术人员和管理人员通过信息平台的筛选自动进入相应的专业人才库,形成动态的人才出入库机制。当所属企业需要某种类型的专业技术人才时,可以根据岗位的任职资格在后备人才库中进行查询,由矿人力资源部统一办理调配手续。这样就打破了所属企业之间的人力资源流动壁垒,形成了企业间人才有序流动、优化配置的良性循环,充分发挥企业人力资源的整体优势。
 
2、统一薪酬体系,规范保险福利,实现集团管控
薪酬分配是人力资源管理的核心业务。现在,将所属企业的薪资分配工作全部纳入系统平台,各公司在自己的管理范围内独立处理业务,矿全面掌握下属单位的薪酬数据,建成了覆盖全矿各单位的薪资考核体系和审批体系,规范了华丰煤矿各单位的薪资发放,实现了对下属企业薪资发放的有效监控。同时,保险福利数据与员工的个人信息、薪酬数据进行整合和联动,每月的薪酬计算完成后,系统自动读入保险福利数据,并通过自动匹配核实,逐人核实缴费基数,对欠缴人员及时下发欠缴通知单进行补缴,确保参保人员一人不漏、缴费准确。
 
3、促进了集团业务流程的改进和完善
人力资源管理工作庞大、复杂,分工相对明确,当人员调动、岗位变动等事务管理与薪资管理人员不同时,就需要协同工作。现在,华丰煤矿人力资源管理的日常业务如干部任免、工资管理、职工进出等,均按照总部设定的规范工作流程来完成,所有人力资源管理业务流程得到规范执行、有效监控,通过规范流程实现了不同岗位人员的工作协同。
 
4、辅助决策,提升企业整体人力资源管理水平
华丰煤矿人力资源信息平台的建立,实现了对所属企业人力资源工作的有效监督和管控。企业的人力资源管理工作成为一个有机的整体,经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源现状有一个比较全面和准确的认识,同时也可以生成综合分析报表为企业领导人在决策时提供数据支持,实现了决策科学化、决策靠数据、调研论证有依据,避免了决策的盲目和失误。